Smart- App di Canon protegge i dati aziendali garantendo una gestione delle informazioni più sensibil e la massima sicurezza.

Smart-App
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All’inizio del 2020, non potevamo immaginare cosa sarebbe potuto succedere di lì a poco o che trasformazione avremmo dovuto affrontare. Il mondo sta cambiando con nuove ideazioni, come Smart-App e facendoci affrontare prove di adattamento senza precedenti.

Improvvisamente, la trasformazione digitale è diventata una necessità immediata. In questo scenario, come possiamo garantire che le informazioni critiche circolino come dovrebbero e continuino, anche, ad essere protette?

La gestione delle informazioni è un’attività che comporta dei rischi

La necessità di proteggere i dati sensibili  è più forte che mai. Quali sono, dunque, le sfide, in termini di sicurezza ,che comporta il lavoro smart e come poterle affrontare?

Ecco alcuni consigli:

1)    Adottate policy per il lavoro a distanza – i criminali informatici sono sempre in agguato e alla ricerca di nuove opportunità: questo rapido cambiamento è proprio quello che stavano aspettando. Sono esperti nell’analizzare le reti e verificare se si tratta di un utente domestico o aziendale, che lavora da casa. Quindi, se i dipendenti non sono stati protetti, con policy specifiche, ci si potrebbe presto imbattere in una perdita di dati o, persino, vedere bloccato l’accesso ai file importanti con la richiesta di una sorta di “riscatto”.

 

2)    Estrema attenzione agli attacchi di phishing – gli studi di settore hanno mostrato un aumento significativo delle e-mail fasulle, nelle quali si cela un malware in grado di infettare il dispositivo dell’utente. Dunque, è necessario assicurarsi che i dipendenti, che lavorano a distanza, pongano particolare attenzione a questo tipo di e-mail, verificando il mittente e controllando che l’indirizzo corrisponda a un destinatario da cui potrebbero effettivamente ricevere una comunicazione.

 

3)    Non dimentichiamo la sicurezza dei dispositivi di casa – se i componenti di un team lavorano da casa è molto probabile che debbano utilizzare la stampante o lo scanner domestici per questioni personali e che, probabilmente, non forniranno le stesse funzionalità di sicurezza, garantite dai dispositivi di rete aziendali. Qualsiasi apparecchio, connesso a Internet, è più vulnerabile a potenziali attacchi. Quindi, è necessario fornire supporto a chi lavora in modalità smart per far sì che la rete utilizzata sia privata e sia possibile accedervi solo con una password sicura.

 

4)    Riservatezza dei documenti – è fondamentale che chi lavora a distanza tratti i documenti aziendali con la massima cura, assicurandosi che vengano distrutte o conservatele informazioni riservate, fino a quando non faranno ritorno in ufficio.

 

5)    La migliore policy è avere un unico sistema integrato – la sicurezza dei documenti è fondamentale, per non allentare le policy aziendali. È importante ricordare al proprio team di utilizzare solo applicazioni, reti e sistemi cloud forniti dall’azienda.

Creare un’organizzazione basata sul lavoro a distanza sicuro

Ora è necessario capire come creare una strategia di sicurezza complessiva.

Forti della consapevolezza che le informazioni importanti non fuoriescono dalla rete aziendale, è il momento di rivedere l’approccio alla gestione delle informazioni e abilitare pratiche di lavoro sicure.

Bisogna essere certi di poter proteggere i documenti aziendali e le informazioni sensibili mantenendo, allo stesso tempo, la conformità alle normative sulla gestione documentale. Tutto ciò non deve influire sulla capacità dei dipendenti di accedere ai dati, alle informazioni e ai documenti necessari per svolgere il proprio lavoro.

È necessario considerare la gestione, la distribuzione e l’archiviazione come fattori critici nella configurazione della sicurezza delle informazioni. Dobbiamo porci le seguenti domande:

  • Che livello di visibilità abbiamo dei processi documentali attuali?
  • Siamo in grado di tracciare le attività degli utenti?
  • Che tipo di protezione viene applicata ai documenti, mentre si muovono all’interno e all’esterno dell’azienda, al fine di ridurre i rischi di sicurezza?
  • Siamo sicuri che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati sensibili?
  • Siamo certi che tutti i nostri dati digitali siano archiviati solo per il periodo di tempo legalmente richiesto?

Se facciamo fatica a rispondere a una di queste domande o la risposta è un no, allora dobbiamo cercare una soluzione più sicura.

È necessario implementare un sistema in grado di funzionare nel cloud e gestire adeguatamente i flussi di lavoro, dandovi la possibilità di monitorare e controllare le informazioni aziendali critiche, garantire protezione dei documenti e impostare policy di cancellazione, conformi alla legislazione in vigore.

Canon Smart-APP per la sicurezza delle informazioni

La tecnologia innovativa, alla base dei dispositivi multifunzione e delle piattaforme software di gestione documentale Canon, ha come obiettivo primario quello di garantire una gestione sicura, integrata e flessibile dei materiali. Con questo scopo, è nata a giugno 2020, la suite di applicazioni SMART-APPche offre nuove forme di implementazione dei processi di digitalizzazione documentale, integrandole all’interno di qualsiasi tipo di sistema aziendale.

Le SmartAPP forniscono soluzioni mirate alle diverse esigenze di controllo e condivisione delle informazioni. Nello specifico le applicazioni Scan to CloudRilascio sicuro delle informazioni e Accesso sicuro al dispositivo sono state create per garantire la massima sicurezza delle informazioni.