Ogni azienda ha oggi bisogno di una gamma di strumenti digitali per operare in modo produttivo ed evitare perdite di tempo che si riflettono negativamente sulle entrate. La varietà e la tipologia di tool da utilizzare dipende dal settore in cui opera l’impresa, dalle sue dimensioni e dal modello di business. In questo articolo vedremo alcune delle tipologie di tool digitali, software e applicazioni necessari per la maggior parte delle aziende, con alcuni esempi pratici di prodotti tra cui scegliere.
1. Un sistema operativo adeguato
Per una rete informatica aziendale è necessario dotarsi di un sistema operativo adeguato e in grado di gestire quantità di dati elevate e numerose attività allo stesso tempo. Non è sufficiente, quindi, installare sui computer a uso dei dipendenti una normale versione di Windows 10 o 11 Home, pensata cioè per uso quotidiano personale o professionale. Bisogna dotarsi prima di tutto di un sistema operativo da installare su server per la gestione in remoto degli hardware, centralizzando aggiornamenti e opzioni per la sicurezza. Molte aziende optano per Windows Server 2019, che permette di integrare i servizi Azure per backup, cloud, protezione dei dati e molto altro.
2. Strumenti per collaborare
Collaborare con i colleghi o con altri team a un progetto è molto più semplice attraverso strumenti come Google Drive o Dropbox, che permettono di condividere e aggiornare file in tempo reale. Attraverso questi tool si può essere certi che tutti stiano lavorando alla stessa versione di un documento, evitando di dover inviare email per ogni modifica effettuata e di intasare così le cartelle di posta elettronica dell’intero team. Tool di questo tipo sono diventati ancora più importanti con la diffusione del lavoro in remoto: non importa che i dipendenti si trovino a casa o in ufficio, possono tutti contribuire senza ostacoli ai progetti in corso. Da non dimenticare, poi, l’aspetto della comunicazione, fondamentale per collaborare senza incidenti di percorso. Utilizzare software come Slack o Teams aiuterà il personale a contattare prontamente i colleghi in caso di bisogno.
3. Tool per la gestione delle attività
Oltre a essere in grado di collaborare senza difficoltà, il personale ha bisogno di tenere d’occhio facilmente scadenze, riunioni, stato di avanzamento di un progetto e molto altro ancora. Il modo più efficiente per farlo è attraverso applicazioni web come Trello o Asana, che possono essere integrate con altri software e inviare all’occorrenza notifiche su attività urgenti. Non solo aiutano a visualizzare eventi futuri, liste di cose da fare e scadenze, ma possono essere utilizzati anche per assegnare attività a uno o più colleghi e monitorare il progresso di un progetto in ogni sua fase.
4. Marketing e social media
Promuovere la propria azienda online è cruciale per raggiungere un pubblico vasto e per non farsi superare in visibilità dalla concorrenza. Inviare aggiornamenti manuali su social media e newsletter via e-mail è certamente un’opzione possibile per aziende molto piccole, ma in generale poco efficiente in termini di tempo. È bene, quindi, avvalersi di tool come MailChimp o Aweber per inviare e-mail alla lista di iscritti, e applicazioni come HootSuite o Buffer per automatizzare gli aggiornamenti da pubblicare sui social media aziendali. Al risparmio di tempo, questi tool aggiungono la comodità di statistiche e analitiche aggiornate per pianificare o perfezionare le proprie strategie promozionali.
5. Software per contabilità
Tenere la contabilità è una delle operazioni più delicate e importanti per un’azienda: un errore può infatti essere ritenuto un caso di evasione fiscale e causare problemi non da poco in caso di controlli. Quasi nessuno, ormai, si avvale più di un libro mastro fisico per registrare entrate e uscite. Sono molto più efficienti, invece, software come QuickBooks o la piattaforma Zucchetti, che aiutano a tenere traccia di fatture, pagamenti dovuti, stipendi e tanto altro minimizzando il rischio di errori.
