[section_title title=Viaggi aziendali addio: è l’era della conferenza web – Parte 3]
Estendere i processi di business a tutta l’azienda
Gli esperti concordano sul fatto che la creazione di sistemi di videoconferenza non si limita all’acquisto del s oftware necessario – è importante stabilire processi di business in tutta l’azienda per una comunicazione efficace e per permette agli utenti formati di utilizzare al meglio il sistema. Inoltre, i manager, in qualità di moderatori delle conferenze, devono essere istruiti su come condurre una sessione di comunicazione remota efficace.
La collaborazione a distanza è il modo più stimolante per cooperare in ufficio: la gestione di team virtuali richiede una maggiore comunicazione, indicazioni più rigorose e una maggiore trasparenza. Il project manager deve indicare chiaramente ai dipendenti i ruoli, le procedure e i flussi di lavoro. Anche nel caso di team sparpagliati geograficamente, un buon manager deve creare spirito di squadra e far sentire tutti connessi tra di loro. Un rapporto sano e basato sulla fiducia tra i membri del team è fondamentale per una collaborazione di successo. Detto questo, le soluzioni tecnologiche che supportano un flusso costante di idee e feedback sono essenziali per la comunicazione tra i team virtuali.
Evidenti vantaggi
Ancora oggi la maggior parte delle aziende è solita discutere al telefono ogni documento spedito via email, ma tale pratica presto sarà sostituita dal lavoro collaborativo con la condivisione dei documenti in videoconferenza. Ricordiamoci del passato: nel periodo 1995-1997 l’email si faceva strada tra le aziende riscuotendo popolarità, e oggi è una parte fondamentale dei processi di business. La comunicazione online è destinata a seguire lo stesso percorso – presto sarà impossibile lavorare senza. Una nuova generazione di persone sta popolando gli uffici, ovvero coloro i quali utilizzano la videoconferenza in modo del tutto naturale – questa nuova generazione non potrebbe nemmeno immaginare di vivere senza la comunicazione online.
Senza una comunicazione moderna gran parte delle più importanti aziende non occuperebbe la posizione in cui si trova oggi. La dislocazione geografica, la struttura del personale, i prodotti, le offerte – tutto avrebbe seguito uno sviluppo differente.
Ulteriori benefici derivanti dalle soluzioni per la comunicazione aziendale includono anche una maggiore redditività aziendale. Ciò grazie all’intensificarsi delle comunicazioni, alla maggiore rapidità dei processi decisionali e ad una maggiore sinergia tra gli impiegati, inclusi quelli impegnati in viaggi di lavoro, in vacanza o in malattia. Le malattie si diffondono rapidamente e hanno un impatto negativo se il management è riluttante nel permettere alle persone che stanno male di stare a casa qualche giorno. La comunicazione online permette alle aziende di “prendere due piccioni con una fava” – preservare l’ufficio dalle malattie e aumentare la produttività. Inoltre, risulta più semplice concedere una vacanza se si sa che i dipendenti possono partecipare comunque a meeting importanti o dare una mano ai colleghi da qualunque luogo di villeggiatura.
La videoconferenza risolve gran parte dei problemi legati alla formazione del personale nelle filiali remote. Un’azienda può aumentare rapidamente il livello di qualifica dei dipendenti senza creare discontinuità nei ritmi lavorativi o sostenere spese di viaggio.
In generale, le soluzioni di comunicazione aziendale permettono al personale di comunicare con i propri colleghi in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, di lavorare in modo più efficiente grazie alle riunioni interattive, di condividere in tempo reale le idee tramite la voce o le immagini e di organizzare meeting e seminari utilizzando sistemi di conferenza audio, video e web. In tale direzione le moderne soluzioni di comunicazione aziendale offrono numerose funzioni: trasmissione video, VoIP, chat, teleconferenza, whiteboard, condivisione dei file e screenshot. Le conferenze online, le video chat, le chiamate via web e le visualizzazioni da remoto permettono ai dipendenti di “vivere” lo spirito di squadra, risparmiando tempo e denaro spesi in viaggi di lavoro e chiamate internazionali. In conclusione, il principale beneficio della comunicazione unificata virtuale è proprio una maggiore collaborazione tra i dipendenti. Un team motivato a collaborare produttivamente è una preziosa risorsa di competitività e stabilità in qualsiasi situazione economica.
