E’ in fase di ultimazione il progetto di fatturazione elettronica realizzato da DISC per Orpea Italia, che gestirà digitalmente 40.000 fatture e note di credito all’anno del ciclo attivo e passivo di tutte le aziende del gruppo riguardanti il mercato italiano.
Orpea Italia è la divisione italiana del Gruppo Orpea, fondato in Francia nel 1989 dal medico neuropsichiatra Jean-Claude Marian e oggi leader europeo nel settore dell’assistenza socio-sanitaria e della cura delle persone fragili. Orpea Italia, con ben 18 strutture, di cui una a Verdello, è una realtà d’eccellenza presente in tutto il Nord d’Italia in due ambiti specifici: le Residenze per Anziani e le Cliniche di Riabilitazione Neuropsichiatrica e Funzionale. I marchi Orpea e Clinea identificano strutture ad alto livello di prestazioni socio-sanitarie e ad elevato comfort alberghiero.
L’azienda aveva già adottato la piattaforma di gestione documentale Arxivar nel marzo del 2015, con cui acquisiva, archiviava e gestiva la documentazione relativa al ciclo attivo. Contemporaneamente aveva introdotto la fatturazione elettronica verso la PA utilizzando un modulo aggiuntivo di ARXivar: IX-CE.
Il progetto attuale ha esteso la fatturazione elettronica a tutto il mercato B2B/B2C e potrebbe includere anche i documenti esteri relativi ai fornitori, che non rientrano negli obblighi di legge, che al momento sono inseriti solo nel documentale.
Il progetto ha previsto l’interfacciamento del gestionale Microsoft Dynamics Nav: le fatture attive prodotte digitalmente, approfittando della disponibilità del documentale, vengono archiviate in ARXivar, tramite il modulo IX-FE vengono inviate al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate e da lì direttamente al cliente. In caso di cliente privato vengono anche stampate e spedite via posta oppure mandate via e-mail. Arxivar provvede inoltre all’invio delle stesse al sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge in cloud. La soluzione gestisce anche tutte le notifiche di ricezione e apertura dei documenti. Per quanto riguarda i documenti del ciclo passivo, essi vengono importati dallo SDI direttamente in ARXivar e inviati automaticamente ai servizi e alle strutture competenti per il processo autorizzativo previsto dalle policy interne aziendali e poi mandati in conservazione sostitutiva. Il passo successivo sarà quello di contabilizzarle automaticamente nel gestionale.
“Oltre agli evidenti benefici in termini di diminuzione della carta utilizzata, e degli spazi necessari all’archiviazione fisica, la fatturazione elettronica rappresenta un importante cambiamento dei flussi aziendali” dichiara la dott.ssa Simona Fiorani, Responsabile Amministrativa del Gruppo. “Il risultato è amplificato dalla flessibilità del sistema gestionale Microsoft Dynamic Nav con cui la soluzione di fatturazione elettronica si integra, dalla capacità di Nav di adattarsi alle esigenze aziendali consentendo in modo semplice l’integrazione con moduli aggiuntivi, e dalla presenza della soluzione di gestione documentale ARXivar. ARXivar aveva introdotto la gestione elettronica in molti flussi, un tempo cartacei, e ora ha permesso di estendere la fruibilità delle informazioni del ciclo attivo e passivo a tutti gli interessati, senza dover dare l’accesso diretto al gestionale ERP. Sono inoltre evidenti anche altri vantaggi, quali la velocità di ricerca dei documenti o la semplificazione in caso di verifiche fiscali”.
DISC S.p.A., software house e system integrator di Bergamo specializzata nella progettazione e nello sviluppo di soluzioni informatiche e punto di riferimento dal 1984 di molte aziende lombarde, dal 2015 realizza progetti di fatturazione elettronica e gestione documentale basati sulla soluzione ARXivar.
“I nostri clienti possono decidere di gestire la fatturazione elettronica semplicemente connettendo il gestionale dell’azienda con lo SDI dell’Agenzia delle Entrate attraverso il modulo IX-FE di ARXivar. La conservazione sostitutiva a norma viene aggiunta con il modulo IX-CE” dichiara Maurizio Riccardi, Consigliere Delegato di DISC e direttore dell’area applicativa. “Molte aziende però stanno approfittando degli adeguamenti previsti da questa nuova norma per prevedere nel 2019 un’estensione del progetto verso una più ampia digitalizzazione dei flussi dell’azienda, per liberare archivi, sistemi e processi dalla carta, per semplificare e velocizzare i flussi e per aumentare l’efficienza interna, così da approfittare appieno dei vantaggi economici portati dallo snellimento complessivo della gestione”.
Consulta il caso di studio integrale a questo link ( http://www.disc.it/SitePages/case-history.aspx )
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