Qualsiasi circostanza imprevista, dai guasti del sistema alle interruzioni della supply chain, passando per le crisi globali, può far scattare l’attivazione di un piano di business continuity. Già prima che il COVID-19 facesse la sua comparsa, molte aziende stavano adoperandosi per ampliare i propri piani con l’obiettivo di includere policy di lavoro da remoto che soddisfacessero al meglio le esigenze e le aspettative dei dipendenti. Un’indagine condotta nel 2019 dall’International Workplace Group ha svelato che il 61% delle aziende globali consente già, in una certa misura, al proprio personale di lavorare da casa. Tuttavia, un lockdown così repentino e duraturo ha colto molti di sorpresa, facendo sorgere l’esigenza di un piano chiaro e semplice da attivare.
Esistono inevitabilmente alcuni elementi dello spazio di lavoro che possono essere spostati più facilmente fuori ufficio rispetto ad altri, come ad esempio computer portatili e telefoni, altri meno come le stampanti. Un passaggio improvviso al lavoro da remoto, tuttavia, non comporta che i dipendenti non debbano più stampare. La logistica, la catena di fornitura e le industrie fortemente regolamentate che operano con prodotti nel mondo reale (piuttosto che virtuale) hanno tutte l’esigenza di utilizzare documenti cartacei.
Quando si pianifica la gestione di un’azienda in ottica di business continuity, l’infrastruttura di stampa e scansione viene spesso poco considerata, ma può rivelarsi vitale per l’operatività.
Cloud Printing
Un’efficace soluzione di print management basata su cloud consente di stampare e gestire i documenti da qualsiasi luogo. Grazie al cloud non è necessario individuare o scegliere prima una stampante. È possibile lanciare la stampa, per poi stampare fisicamente una volta che ci si trova davanti a un dispositivo. Per semplicità, è opportuno che il sistema di print management sia in grado di ricevere le stampe via mail.
La migrazione dell’infrastruttura di stampa nel cloud consente anche di stampare da mobile. Lavorare da remoto non necessariamente significa farlo da casa, ma anche in un bar, in aeroporto o in trasferta all’estero. La stampa da mobile può operare proprio come quella da desktop ed essere parte di un’infrastruttura stabile e collaudata, pronta per qualsiasi evento che faccia scattare il vostro piano di business continuity.
I migliori fornitori avranno SLA che garantiscono agli utenti un’esperienza di stampa di qualità su tutti i sistemi operativi mobile.
Supporto da remoto
Può sembrare ovvio, ma quando viene attivato un piano di business continuity a seguito di un disastro, una crisi globale o un altro evento, il servizio di supporto on-site è spesso un’opzione non percorribile. È essenziale quindi predisporre un pacchetto di servizi di assistenza che sia possibile fornire da remoto ai dipendenti ovunque si trovino.
Un buon punto di partenza è rappresentato dal supporto telefonico in lingua locale. Allo stesso modo, lo streaming in diretta su smartphone può consentire ai dipendenti di mostrare in modo sicuro a un tecnico, in tempo reale, qualsiasi problema si verifichi. L’assistenza IT che fa davvero la differenza, però, è quella che passa inosservata o che rileva un guasto prima che causi un problema. Le migliori soluzioni di print management basate su cloud consentono all’IT di monitorare e segnalare da remoto l’utilizzo dei dispositivi di output fino al livello dell’utente, indipendentemente dal luogo in cui la stampa è stata lanciata. Tracciare tali dati consente di prendere decisioni più ponderate sui flussi di lavoro e sull’intera infrastruttura stampa. Quando sono necessari controlli, è possibile assegnare quote per utente o gruppo per limitare la stampa a colori o l’attività di stampa totale.
Ritorno in ufficio
Quando sarà il momento di tornare in ufficio – sia che si rientri tutti insieme o si adotti un approccio ibrido con alcuni dipendenti ancora a casa – le aziende dovrebbero prima valutare lo stato della propria flotta – proprio come si fa con altre componenti di una rete. Si tratta di una precauzione ragionevole per garantire che coloro che necessitano di accedere alle risorse di stampa possano farlo normalmente. Se il modello di un ambiente di lavoro è cambiato in modo permanente, un’infrastruttura basata su cloud consentirà all’azienda di prendere decisioni guidate dai dati che permetteranno di ottimizzare i risparmi nei mesi a venire e fornire visibilità a tutti i livelli per un’automazione avanzata e la trasformazione digitale in futuro.
A cura di Giancarlo Soro, amministratore delegato di Lexmark Italia
