Gli ordini, ricevuti in diversi formati, sono processati in 30 minuti e con margine di errore ridotto del 94%

Solo Italia: ricezione degli ordini digitalizzata grazie a SB: processati in 30 minuti e con margine di errore ridotto del 94%
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Solo Italia, fornitore di prodotti dolciari freschi e surgelati per le maggiori catene di supermercati d’Europa, riceve ogni giorno ordini singoli o molteplici, che il personale dedicato recepisce per preparare i colli da inviare ai magazzini centrali. L’impegno richiesto da questo task, unito alle aspettative di un mondo sempre più digitalizzato e competitivo, hanno reso necessario un update del sistema di ricezione degli ordini. L’obiettivo era quello di automatizzare, velocizzare e affinare il processo, liberando gran parte del personale coinvolto.

La sfida

Studiare una soluzione in grado di raccogliere le richieste di rifornimento dei supermercati e di trasferirle in tempi molto brevi – meno di 30 minuti – sui sistemi di Solo Italia, come ordini pronti per essere processati. Era questa la sfida per SB Italia, resa ancora più impegnativa dal fatto che gli ordini spesso possono presentarsi in diversi formati: excel, pdf, testuali o direttamente come immagini, queste ultime particolarmente difficili da leggere e trascrivere.

La soluzione

Il nuovo processo digitale implementato da SB Italia per raccogliere i dati contenuti negli ordini è basato su una tecnologia OCR (Optical Character Recognition). Nome del cliente, paese di destinazione, codice articolo, quantità di colli, prezzo, numero d’ordine, data d’ordine e di consegna, vengono identificati e processati attraverso due server che lavorano contemporaneamente, per garantire la consegna dell’output entro il tempo richiesto. I dati vengono poi estratti e caricati in più formati sull’SFTP di Solo Italia, che dà l’avvio al sistema di informazione dell’ordine. Alla fine di questo processo, le informazioni vengono automaticamente portate sul sistema ERP di destinazione.

Risultati

Grazie alla soluzione sviluppata da SB Italia, oggi Solo Italia può contare su un processo di digital transformation che ha abbattuto la possibilità di errore e aumentato la percentuale di correttezza oltre il 94%, velocizzando al contempo l’intero processo. Inoltre, l’azienda ha potuto riposizionare il team dedicato su altre attività a più alto valore aggiunto.

Massimo Missaglia, AD di SB Italia, dichiara: “Il successo di un progetto come questo è determinato da più elementi. Ascolto, proattività e competenza sono fondamentali tanto quanto l’implementazione di tecnologie avanzate. Il lavoro con Solo Italia si è rivelato un lavoro di grande intesa: la comunicazione immediata e la reciproca fiducia sono stati i veri elementi determinanti per la buona riuscita del progetto.”