ADP rivela nel suo ultimo studio globale sulle retribuzioni, Il potenziale del payroll nel 2026, basato sulle risposte di oltre 1.800 senior leader in 20 Paesi – tra cui 700 in Europa – che i sistemi che gestiscono alcuni dei dati più sensibili all’interno delle organizzazioni sono sottoposti a pressioni da più direzioni, ma stanno rispondendo gestendo una crescente complessità, esplorando soluzioni di intelligenza artificiale e venendo sempre più riposizionati come una funzione strategica del business.
La cybersecurity guida la trasformazione del payroll
Poiché i sistemi di payroll gestiscono informazioni personali sempre più sensibili, il livello di preparazione ai rischi informatici sta diventando un fattore sempre più determinante nell’evoluzione dei processi payroll. Di conseguenza, il rafforzamento della sicurezza dei dati è una priorità per molti leader del payroll: il 33% lo indica come un’area chiave di miglioramento a livello globale nei prossimi due-tre anni.
I responsabili payroll sono pienamente consapevoli delle minacce che devono affrontare: un numero crescente di organizzazioni dichiara infatti di aver subito almeno un incidente di cybersecurity con impatto sui processi payroll, passando dal 57% al 70% su base annua. Quasi un quarto delle aziende (23%) segnala di aver registrato tre o quattro incidenti nel corso dell’anno, mentre una quota più ridotta riferisce di averne subiti cinque o più.
Allo stesso tempo, gli approcci alla preparazione restano disomogenei. Solo il 41% delle organizzazioni ha implementato un piano di continuità operativa a livello aziendale, mentre le altre si affidano a strumenti più limitati o a framework definiti a livello di singolo Paese. Quasi la metà delle aziende (47%) ha già rafforzato le proprie risorse dedicate alla sicurezza dei dati, mentre un’ulteriore quota è in fase di implementazione di misure aggiuntive, a testimonianza di una progressiva ma costante evoluzione verso processi payroll più resilienti e sicuri.
La complessità normativa ha un costo doppio per le organizzazioni
Gestire la normativa sul lavoro in più giurisdizioni continua a rappresentare uno dei principali oneri operativi per le organizzazioni globali. Tre leader aziendali su quattro (75%) la considerano una sfida significativa e il 70% dichiara di avere difficoltà a identificare con precisione le aree di non conformità, creando una sorta di “zona d’ombra” che può avere conseguenze finanziarie dirette.
- Il 69% delle organizzazioni afferma di corrispondere retribuzioni superiori al dovuto pur di evitare il rischio di violazioni normative: un approccio prudente ma costoso, che evidenzia il peso nascosto dell’incertezza in materia di compliance.
- Nonostante questa strategia cautelativa, il 68% delle aziende subisce comunque sanzioni per non conformità almeno una volta all’anno.
- Il 47% indica l’applicazione di nuove normative come una delle prime due cause di errori nei processi payroll.
Questi dati evidenziano come la crescente complessità del quadro regolatorio comporti un duplice costo per le organizzazioni: da un lato l’aumento delle spese sostenute per ridurre il rischio di non conformità, dall’altro il permanere di sanzioni ed errori operativi nonostante gli sforzi compiuti per garantire l’aderenza alle norme.
«Quando due terzi delle organizzazioni scelgono deliberatamente di pagare i dipendenti più del dovuto perché non riescono a orientarsi con sicurezza tra le normative locali, è evidente che l’approccio attuale non sta funzionando. La risposta non è adottare maggiore cautela, bensì ripensare la gestione del rischio nel payroll. In un contesto globale complesso e frammentato, i responsabili dovrebbero puntare a integrare compliance e sicurezza all’interno di un unico modello operativo, invece di trattarle come ambiti separati. Anche se le aziende stanno facendo sempre più ricorso all’intelligenza artificiale, questa tecnologia richiede un adattamento ai diversi contesti normativi nazionali a causa delle differenze tra legislazioni del lavoro, regole fiscali e strutture dei dati. Ciò evidenzia la necessità di dotarsi di sistemi in grado di monitorare in tempo reale i cambiamenti normativi, integrare controlli di sicurezza direttamente nei flussi di lavoro payroll ed evolvere le competenze dei team, affinché dispongano sia delle conoscenze regolatorie sia delle capacità tecniche necessarie per gestire questa crescente complessità» ha commentato Marcela Uribe, general manager ADP Southern Europe & Africa.
La carenza di competenze accelera l’adozione dell’IA: la tecnologia affianca i team, non li sostituisce
L’indagine evidenzia che il 68% delle organizzazioni ha visto i propri servizi payroll risentire della mancanza di personale qualificato, in aumento rispetto al 61% dello scorso anno, mentre il 64% dichiara di incontrare difficoltà nel reperire talenti sul mercato del lavoro. È proprio questo deficit di competenze – più che la volontà di ridurre gli organici – a spingere le aziende verso soluzioni tecnologiche avanzate.
Pur continuando a investire nella formazione e nell’aggiornamento delle competenze, le organizzazioni riconoscono il valore di un approccio che combina le potenzialità dell’intelligenza artificiale con il giudizio umano e la conoscenza del contesto aziendale, elementi essenziali per gestire la crescente complessità della compliance.
- Il 72% delle organizzazioni sta ripensando il proprio modello operativo per garantire la continuità del servizio in un contesto caratterizzato da una riduzione della disponibilità di talenti qualificati.
- Tra queste, il 44% punta sull’intelligenza artificiale per colmare il divario di competenze, rendendola la soluzione più adottata, seguita dall’automazione dei processi manuali (40%) e dalla standardizzazione dei processi tra diversi Paesi e aree geografiche (39%).
- Circa un terzo delle organizzazioni utilizza già l’IA in attività chiave come l’inserimento dati (35%), l’identificazione degli errori (35%) e la gestione della compliance (33%).
- Un ulteriore 37-40% sta attualmente valutando o implementando l’utilizzo dell’intelligenza artificiale in questi ambiti.
I risultati mostrano come l’IA venga sempre più considerata uno strumento per rafforzare le capacità dei team del payroll e migliorarne l’efficienza operativa, piuttosto che una tecnologia destinata a sostituire il contributo umano. In un contesto normativo e organizzativo sempre più complesso, la combinazione tra innovazione tecnologica, competenze specialistiche ed esperienza professionale rappresenta una leva strategica per garantire qualità del servizio, conformità e resilienza operativa.
Il payroll cambia ruolo: da sottofunzione finanziaria a business unit autonoma
La ricerca evidenzia una trasformazione significativa nel posizionamento del payroll all’interno delle organizzazioni. In appena un anno, la quota di aziende che gestiscono il payroll come funzione indipendente è più che triplicata, passando dal 13% al 43%. Parallelamente, solo il 21% dei team del payroll riporta oggi all’area Finance, rispetto al 52% dell’anno precedente. Un cambiamento che segnala come le imprese considerino sempre più il payroll una funzione strategica a sé stante, anziché un semplice sottoinsieme della funzione finanziaria.
Questa evoluzione è accompagnata da investimenti mirati nello sviluppo di nuove competenze:
- Il 76% dei responsabili payroll dichiara di essere impegnato ad ampliare i propri team, con una crescente domanda di competenze specialistiche in compliance (38%), sicurezza dei dati (37%), analisi dei dati (37%), elaborazione paghe (35%) e IT (34%).
- Il 44% dei leader desidera che i propri team dedichino più tempo all’analisi dei dati e al miglioramento dei processi aziendali, mentre il 43% punta a rafforzare le attività di pianificazione strategica e di integrazione delle tecnologie emergenti.
Questa riorganizzazione riflette una crescente consapevolezza del valore strategico del payroll, che si colloca all’intersezione tra finanza, risorse umane e compliance e gestisce uno dei patrimoni informativi più ricchi dell’intera organizzazione. Le aziende che investono in questa funzione stanno infatti utilizzando le informazioni generate dai processi payroll per supportare attività di pianificazione della forza lavoro, monitoraggio normativo e miglioramento dell’esperienza del dipendente.
In questo contesto, il payroll non è più considerato soltanto una funzione amministrativa deputata all’elaborazione delle retribuzioni, ma una leva strategica capace di fornire insight utili al business, contribuire alla resilienza organizzativa e supportare decisioni sempre più basate sui dati.
