La società l’Abbondanza Srl che gestisce circa 50 GALA Supermercati, aveva la necessità di migliorare e digitalizzare i processi di gestione dei propri store. Per questo, dopo un attento studio, ha deciso di affidarsi ad ELO Digital Office così da ottenere dei vantaggi gestionali e di efficienza.
Le necessità di GALA Supermercati
GALA Supermercati era innanzitutto alla ricerca di un fornitore unico focalizzato in ambito ECM, da un lato in grado di garantire aggiornamenti tecnologici costanti ed integrazioni certificate sui più diffusi ambienti di lavoro (ERP, CRM, Microsoft Office 365) e dall’altro disponibile a fornire assistenza puntuale. Da un punto di vista tecnologico l’azienda necessitava di automatizzare e avere maggior controllo nell’acquisizione dei dati e garantirne la loro sicurezza grazie anche all’intelligenza artificiale con l’obiettivo di ridurre il lavoro ripetitivo del personale e liberare risorse per attività a maggior valore. A tutto questo si aggiungeva la volontà della società l’Abbondanza Srl di voler effettuare un investimento con costi certi e chiari e rientro breve in termini di recupero di flessibilità, efficienza e riduzione dei tempi di lavoro.
Le soluzioni adottate: tecnologie ELO per una maggiore efficienza
Il grande numero di documenti relativi ai 50 punti vendita, dislocati su un ampio territorio, prima dell’introduzione di ELO ECM non potevano che essere controllati visivamente presso il singolo punto vendita da più operatori e poi archiviati e stoccati. Solo a distanza di diverso tempo venivano consegnati alla sede centrale per uno smistamento con una archiviazione cartacea ed una parziale archiviazione anche in digitale. Questo produceva un allungamento delle tempistiche, perdita di numerose ore lavoro e la possibilità dell’insorgenza di errori.
L’introduzione di ELO ECM Suite ed il modulo di analisi, classificazione ed acquisizioni dei dati di ELO DocXtractor, ha permesso l’immediata archiviazione in digitale dei documenti; l’operatore di magazzino è ora in grado di controllare la merce non solo visivamente ma anche con una verifica incrociata dei dati e la relativa rispondenza degli stessi con gli ordini fornitori.
I sofisticati algoritmi e l’utilizzo di A.I. permettono alla piattaforma ELO ECM di auto-apprendere (Machine Learning), risolvere casistiche di lettura ed interpretazione del dato ricorrente, e, generare di conseguenza complessi processi digitali fin tanto da giungere alla gestione dati di output ai fini della conservazione sostitutiva, della ricerca e dell’analisi.
Il rapido controllo dei dati e l’acquisizione dei documenti consentono a Gala Supermercati di far convergere le informazioni presso la sede centrale in tempo pressoché reale; questo passo è stato fondamentale per riuscire, tramite ELO ECM, ad allineare i dati all’interno del sistema gestionale ERP aziendale e poter usufruire ad esempio di tutte le interrogazioni di magazzino rispondenti ad una situazione giornaliera.
Risultati raggiunti
Ad oggi, con un progetto in fase ancora evolutiva, i risultati raggiunti sono stati i seguenti:
- Gestione automatizzata delle Carte Club Gala
- Profilazioni degli utenti con i vari diritti e permessi
- Acquisizione automatica delle chiusure di cassa su tutti i punti vendita del gruppo Gala
- Lettura intelligente di tutti i DDT tramite DocXtractor
- Acquisizione digitale dei DDT, estrapolazione dei dati, controllo rispondenza degli articoli indicati e sulla quantità rilasciata
- Acquisizione e gestione intelligente di tutte le e-mail aziendali contenenti documenti DDT tramite la piattaforma ELO ECM.
La collaborazione continua
Oltre alla completa automazione e digitalizzazione del flusso passivo dei documenti, Gala Supermercati ha individuato in ELO ECM Sute la piattaforma ideale per migliorare e rendere chiara e trasparente tutta la comunicazione aziendale.
Gli strumenti integrati di ELO – Collaboration, permetteranno agli utenti di interagire con le informazioni in maniera completamente diversa e in modo più efficiente rispetto al passato.
Con ELO ECM sarà possibile condividere un testo fra colleghi, contestualizzare e storicizzare sul testo delle domande ed attivare conseguentemente dei workflow per dare risposte immediate alle domande stesse.
Questo dialogo di fatto interattivo, oltre ad essere salvato sul documento, sarà sempre ricercabile da tutti attraverso il moderno sistema di ricerca basato sulla tecnologia di ElasticSearch integrata in ELO ECM Suite.
In tal modo si evitano inutili scambi di e-mail fra colleghi con allegati pesanti, spesso non sempre aggiornati e con risposte multiple e confuse.
