Il Workplace Summit 2026 di Elmec Informatica riunirà circa 400 professionisti per discutere di evoluzione del lavoro, tecnologie e gestione degli ambienti digitali. Alla vigilia dell’evento, l’azienda ha anticipato i temi al centro della giornata: dalla proliferazione degli strumenti al Digital Employee Experience, dall’intelligenza artificiale alla cybersecurity, fino al nuovo ruolo dell’IT.
Workplace, quando più tecnologia non significa più efficienza
Più tecnologia dovrebbe significare maggiore efficienza, controllo e produttività. Eppure, nel workplace digitale, accade spesso il contrario: all’aumentare di dispositivi, piattaforme, applicazioni e servizi cresce anche la complessità e diventa più difficile governare l’ecosistema tecnologico. È quello che Elmec ha definito il “paradosso del Workplace”, tema centrale del Workplace Summit.
Come accennato, l’evento coinvolgerà circa 400 professionisti, con 27 Tech Experience, 20 workshop e 11 vendor, mettendo al centro l’evoluzione del posto di lavoro e delle tecnologie che lo supportano. Un confronto che parte da una domanda concreta: come trasformare la crescente complessità tecnologica in un elemento di valore, anziché in una fonte di inefficienza?
Secondo Andrea Fiori, responsabile Workplace & IT Delivery di Elmec, il problema nasce quando la tecnologia cresce più rapidamente della capacità dell’organizzazione di governarla.
La proliferazione tecnologica
“Più strumenti tecnologici ci sono in azienda, meno riusciamo veramente a governarli e quindi meno riusciamo ad avere un servizio” ha spiegato Fiori.
Il fenomeno può assumere forme diverse: software acquistati e utilizzati solo parzialmente, licenze che continuano a essere attive anche quando non servono più, sistemi che non dialogano tra loro, dati archiviati in modo non ottimale e applicazioni adottate dagli utenti al di fuori dei processi aziendali. Un esempio riguarda il cloud storage: nonostante la disponibilità di piattaforme come OneDrive e Google Drive, gli utenti possono continuare a salvare file localmente, con possibili ricadute su performance e gestione del dato.
A complicare ulteriormente lo scenario c’è poi l’AI, che sta entrando nelle aziende anche dal basso, attraverso iniziative individuali degli utenti. “L’AI è dappertutto ma contemporaneamente da nessuna parte”, ha sintetizzato Fiori, evidenziando il rischio che strumenti personali vengano utilizzati per elaborare dati aziendali senza adeguati controlli (Shadow AI).
Dal possesso al governo della tecnologia
Il paradosso investe direttamente il ruolo dell’IT. Come ha sottolineato Enrico Boselli, direttore vendite DaaS di Elmec “Il controllo della tecnologia non coincide più con il suo semplice possesso. L’IT deve oggi governare un ecosistema composto da cloud, collaboration, cybersecurity, intelligenza artificiale e un parco dispositivi che evolve rapidamente”.
A questo si aggiunge la difficoltà, particolarmente rilevante nel tessuto delle PMI italiane, di reperire e trattenere competenze tecniche. La conseguenza è che molti dipartimenti IT devono decidere con attenzione dove concentrare risorse e tempo, mentre la complessità delle attività operative continua ad aumentare.
“Gestire tutto internamente, dalla configurazione di un telefonino al recupero del dispositivo quando un collaboratore lascia l’azienda, diventa molto demanding per un reparto IT”, ha spiegato Boselli “. Da qui la crescente attenzione verso l’esternalizzazione delle attività operative, dalla gestione dei device all’approvvigionamento, dalla configurazione alla consegna e sostituzione”.
L’obiettivo è liberare l’IT dalle attività più ripetitive per consentirgli di concentrarsi su progetti strategici, digitalizzazione dei processi e adozione consapevole dell’intelligenza artificiale. In questa prospettiva, osserva Boselli, “l’IT smette di essere un centro di manutenzione e diventa sempre di più un partner del business”.
Un ruolo importante viene attribuito anche al modello Device as a Service (DaaS), che permette di passare dal concetto di possesso della tecnologia a quello di utilizzo. La formula punta a rendere più prevedibili i costi attraverso un canone che comprende dispositivo e servizi, a pianificare il rinnovo del parco e a gestire più efficacemente disponibilità e sostituzione dei device.
MyElmec, una cabina di regia per l’IT
Per affrontare la crescente complessità, Elmec ha inoltre rilanciato una nuova versione di MyElmec, la piattaforma destinata agli IT Manager. L’obiettivo è fornire una vista centralizzata su dispositivi, utenti e tecnologie, andando oltre la gestione di progetti, ticket e asset.
La piattaforma integra infatti informazioni relative all’utilizzo delle licenze software, ai sistemi cloud, allo Shadow IT, alla sicurezza, alla compliance e alla Digital Employee Experience.
“È un po’ il fulcro per avere proprio il governo dei nostri servizi”, ha spiegato Fiori, sottolineando però anche l’evoluzione degli interlocutori aziendali. Le decisioni sul workplace non riguardano più soltanto l’IT Manager, ma coinvolgono sempre più CIO, CISO, CFO, HR e, in alcuni casi, il CEO.
Per questo Elmec sta sviluppando anche un nuovo modello di comunicazione destinato ai C-Level, con informazioni di carattere executive orientate lungo tre direttrici: eliminazione degli sprechi e controllo dei costi, protezione di utenti e dispositivi e compliance normativa.
Digital Employee Experience: misurare l’esperienza, non solo i ticket
Un altro elemento chiave è il passaggio dalla semplice disponibilità del servizio alla qualità dell’esperienza digitale. Simone Oppedisano, Presales Solution Architect, ha spiegato come il supporto alle postazioni di lavoro sia cambiato con la proliferazione delle tecnologie.
“Ormai ci siamo allontanati drasticamente dal classico problema di Reset Password che fino a qualche anno fa riempiva i sistemi di ticketing”, ha osservato.
Da qui l’adozione del paradigma della Digital Employee Experience (DEX), che punta a misurare in modo oggettivo ciò che l’utente sperimenta nell’utilizzo quotidiano di hardware e software. In un caso citato da Oppedisano, l’intervento sulle postazioni ha consentito di ridurre del 75% i tempi di log-on al PC.
Il modello cambia anche il modo di valutare il servizio: non solo SLA, quindi disponibilità tecnica dei sistemi, ma XLA, Experience Level Agreement, utilizzando la qualità dell’esperienza digitale come indicatore.
La stessa logica riguarda i processi. Secondo Nicole Lazzarin, Responsabile Cross Tech Services Workplace, l’introduzione di nuovi strumenti non produce automaticamente maggiore produttività. “La produttività non cresce con l’introduzione di nuove tecnologie e nuovi strumenti, ma cresce quando questi strumenti dialogano bene e quando i processi che li uniscono sono ben progettati”.
La strategia proposta si basa quindi su standardizzazione delle postazioni, automazione delle richieste ripetitive e formazione mirata degli utenti. Una filosofia riassunta nel principio del “Less is more”: non aggiungere tecnologia indiscriminatamente, ma valorizzare e semplificare quella già presente.
Anche le licenze rappresentano un’area di possibile inefficienza. Un assessment illustrato durante l’incontro ha evidenziato, secondo i benchmark citati da Elmec, costi software fino a 3.000 euro per utente all’anno e una possibile riduzione intorno al 30% intervenendo sulle licenze duplicate o inutilizzate. Gli stessi dati indicano una perdita di produttività stimata in circa 12 giorni all’anno per utente legata a software ridondanti o non correttamente funzionanti tra loro.
AI: dal fenomeno “Shadow” agli use case concreti
L’intelligenza artificiale rappresenta forse la manifestazione più evidente della nuova complessità. Riccardo Sabio, AI Engineer, ha individuato due paradossi: da una parte l’AI entra nelle aziende attraverso gli utenti, alimentando il fenomeno dello Shadow AI; dall’altra le organizzazioni possono essere tentate di introdurla ovunque, anche quando non esiste un reale caso d’uso.
“La risposta che va a risolvere in parte entrambe le preoccupazioni è appunto la formazione sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista culturale”, ha spiegato.
Elmec sta sperimentando l’AI innanzitutto internamente, per poi portare i casi d’uso consolidati anche ai clienti. Tra gli esempi c’è un chatbot destinato al supporto degli utenti, alimentato da una base documentale strutturata. La versione 2 punta a fare un ulteriore passo: non soltanto suggerire la soluzione, ma intervenire direttamente sul dispositivo attraverso un agente installato sulle macchine.
L’obiettivo è quindi passare da un supporto reattivo a uno sempre più predittivo, utilizzando l’analisi dei dati per individuare trend e anomalie prima che si trasformino in problemi per l’utente.
Sicurezza senza trasformare il workplace in un ostacolo
La quarta dimensione del paradosso riguarda la cybersecurity. Silvia Dugato, Security Developer, ha evidenziato come password complesse, autenticazione multifattore e restrizioni di accesso siano misure necessarie, ma possano generare frizioni nell’esperienza quotidiana.
La risposta passa da un approccio Zero Trust, dalla gestione centralizzata delle identità e dal monitoraggio degli accessi, con l’obiettivo di aumentare il controllo senza appesantire inutilmente il lavoro degli utenti.
Un esempio è rappresentato dal Mobile Application Management per gli scenari BYOD, con funzionalità finalizzate a proteggere i dati aziendali anche quando vengono utilizzati su dispositivi personali. L’obiettivo, ha spiegato Dugato, è “creare un perimetro invisibile per proteggere l’azienda senza andare a toccare la vita privata delle persone”.
È questa, in definitiva, la sfida che Elmec porterà al Workplace Summit: non aggiungere semplicemente nuovi strumenti, ma costruire un ecosistema tecnologico più governabile, misurabile e coerente con le esigenze di chi lo utilizza. Il workplace digitale sembra quindi entrare in una nuova fase: dopo anni di proliferazione tecnologica, la priorità diventa capire quale tecnologia serve davvero, come integrarla e soprattutto quale valore produce per l’azienda e per le persone.
