Uno degli obiettivi principali dell’intranet aziendale è quello di snellire le attività quotidiane dei dipendenti con una user experience moderna che renda il lavoro più semplice. Questo richiede spesso alcuni livelli di personalizzazione, in base alle esigenze delle aziende.
Su molte piattaforme, le personalizzazioni dell’intranet aziendale possono incrementare la complessità e avere un impatto sulla sostenibilità, ma se ben eseguite, innalzano in modo significativo la soddisfazione dei dipendenti. In ogni caso, molte aziende hanno risorse di progettazione e sviluppo limitate da dedicare alla loro intranet.
Patrick Pents, designer UX di Liferay, mette in luce cinque punti chiave per progettare una intranet aziendale personalizzata e alcune raccomandazioni su come definire priorità e ricerche in fase di pianificazione.
La personalizzazione è un must — non c’è un unico design valido per tutti
Nel 2018, molte aziende pensano che un sito sia adatto a tutti i dipendenti. Ma gli utenti di oggi, in particolare i millennial, sono avvezzi a tecnologie che si adattano ai loro bisogni. Non c’è una pagina o un design che possa soddisfare le esigenze di tutti, quindi la personalizzazione è necessaria per ottenere esperienze simili a quelle offerte da Netflix e Amazon, soprattutto in ambito aziendale.
La scelta della piattaforma per la intranet aziendale è importante per la personalizzazione, in quanto avere le giuste funzionalità out-of-the-box può velocizzare in modo rilevante lo sviluppo iniziale. Uno degli errori commessi dalle aziende è di non consultare il team di progettazione in fase di valutazione del software. Se i designer UX fossero in grado di effettuare ricerche sugli utenti in anticipo, potrebbero identificare le loro necessità e assicurare che la piattaforma intranet scelta possa soddisfarle.
Le personalizzazioni devono essere allineate agli obiettivi (Fase 1)
Prima di partire con la costruzione, è opportuno riunirsi con le parti interessate per definire in modo chiaro il problema che si sta cercando di risolvere con l’attivazione della Fase 1 del progetto. Chiedere quali siano i loro obiettivi in questa fase aiuterà il gruppo a focalizzarsi sulle priorità e non sul tentativo di implementare funzionalità che immaginano di possedere sulla intranet aziendale.
A questo, segue la comprensione della vision e degli obiettivi di tutti. Ogni interessato avrà un modo differente di pensare il progetto e una motivazione diversa per realizzarlo. È importante raccogliere tutti i punti di vista e consolidarli in un’unica vision.
Ora si possono stabilire i criteri per la Fase 1: in base al problema che si sta cercando di risolvere e alla prospettiva che abbiamo identificato, quale risultato sarebbe di successo per il gruppo? In altre parole, quali funzionalità e personalizzazioni sono necessarie affinché la Fase 1 sia un successo? Il progetto non decollerà se non sono tutti d’accordo.
È importante definire e documentare questi obiettivi da subito. Nuove idee giungeranno durante il progetto dell’intranet aziendale e con criteri solidi alla mano sarà possibile fare paragoni e confrontarsi se includerle già in questa fase o attenderne una successiva.
Se non c’è un team di design UX dedicato, affidarsi a esperti esterni.
Se un’azienda non ha le risorse interne per la progettazione UX dell’intranet aziendale, si raccomanda di assumere esperti esterni, o almeno un consulente, per trovare la giusta direzione.
Svolgere questa attività per la prima volta in autonomia potrebbe condurre a errori molto più costosi rispetto all’assunzione di un consulente. Risorse con esperienza possono suggerire l’approccio migliore per realizzare il progetto.
Se davvero non c’è possibilità di assumere un esterno, ci sono alcune ricerche di base da realizzare in autonomia per partire con il piede giusto, ad esempio ricercare le best practice UX per l’intranet aziendale, leggere articoli rilevanti in merito e trovare linee guida comuni.
Investire nella ricerca sugli utenti
Idealmente, il team avrà tempo e risorse per intervistare gli utenti prima di progettare la intranet aziendale, ma il progetto avrà una scadenza e, se si sta lavorando con tempi veloci, potrebbe essere necessario limitare la quantità di ricerche. Ci sono comunque molti metodi che possono fornire elementi solidi senza un enorme investimento di tempo. Se la scadenza fosse proprio ravvicinata, è possibile intervistare le persone che lavorano spesso con questi utenti.
Uno degli elementi positivi nella progettazione di una intranet aziendale è la semplicità di comunicazione con l’utente. I project manager possono parlare direttamente con i dipendenti per comprendere esigenze e punti deboli, ed è già un ottimo inizio per progettare una intranet utile.
Pianificare un processo di valutazione in fase iniziale, perché la progettazione UX non finisce mai.
La progettazione UX per l’intranet aziendale non ha mai fine. Continua a cambiare e a rifinirsi. È importante ascoltare gli utenti e decidere se tali cambiamenti saranno significativi per un aumento della produttività.
Ci sono molti modi per valutare la Fase 1 e comprendere quali aspetti migliorare. Si possono utilizzare strumenti come Google Analytics, Hotjar o Liferay Analytics Cloud, fare test e indagini con gli utenti. Si può parlare con loro, apprendere gli errori commessi e ripetere il processo di ricerca per cercare di risolverli.
Onestamente, quando si parla di Intranet, la maggior parte delle aziende non inizierà una Fase 2 a meno che non ci sia una concreta necessità. “Abbastanza buono” ha una soglia inferiore rispetto ai siti dedicati ai clienti, in quanto il valore di business di una intranet è indiretto. Le aziende non vogliono investire in grandi miglioramenti a meno che non ci sia un problema evidente.
Migliorare l’intranet aziendale per migliorare la customer experience
Personalizzare l’intranet aziendale in base alle esigenze dei dipendenti permetterà alle aziende di ottenere anche un ROI migliore. Potenziare l’esperienza delle risorse interne permetterà di fornire customer experience più efficaci. Processi interni più rapidi e accurati permetteranno di garantire esperienze apprezzate dai clienti.
