Una corretta organizzazione dei documenti è alla base di un funzionamento più efficace e veloce di un’azienda. Migliaia di documenti (tra preventivi, ordini, fatture, bolle, schede e immagini prodotto, disegni tecnici, e-mail, etc.) che spesso risiedono in posti diversi, alcuni cartacei, altri digitali, alcuni sui server dell’azienda altri salvati in locale sui singoli pc degli utenti.
“E’ sicuramente indispensabile dotarsi di una soluzione di gestione documentale strutturata ed affidabile” ci dice Guido Pellegata, direttore commerciale di Sirio informatica e sistemi “per avere documenti condivisi, sempre disponibili, accessibili secondo livelli di sicurezza configurabili, ricercabili con facilità, a portata di mano ovunque si sia, anche su dispositivi mobili. Il tutto abbinato ad un efficiente sistema di firma digitale e archiviazione sostitutiva. Nel mondo IBM Power System tutto questo è possibile in modo perfettamente integrato grazie alla modernizzazione di Webgate400 e ai prodotti della suite dedicati appositamente alla gestione documentale”.
“Quello della mobilità è poi un tema che sta dando un’ulteriore propulsione a questo tema” interviene Alessandro Salomoni, responsabile tecnico Webgate400 di Sirio. “Poter avere documenti sempre disponibili in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi cambia radicalmente il modo di lavorare di determinate figure professionali; pensiamo ad esempio alla forza vendite, che ha sempre con sé tutti i documenti aziendali relativi ai propri clienti, oltre a poter illustrare cataloghi e schede tecniche direttamente in fase di vendita, con pochi click sul proprio tablet e/o smartphone (dispositivi dai quali poter inoltre archiviare sul gestionale qualsiasi tipo di file in tempo reale). Ma le funzionalità delle soluzioni Webgate400 per la gestione documentale sono moltissime: un’acquisizione rapida con un semplice drag&drop e/o tramite barcode, la ricerca anche ipertestuale all’interno dei singoli documenti, la possibilità di richiamare qualsiasi programma gestionale correlato agli argomenti di un documento partendo da quest’ultimo, l’invio rapido via posta elettronica dei documenti allegati, la creazione e archiviazione di modelli aziendali integrabili con informazioni prelevate in tempo reale da più database, solo per citarne alcune. E stiamo sempre parlando dei vostri programma RPG, che non devono essere né cambiati né riscritti”.
“La gestione documentale” conclude Pellegata “va poi a braccetto con il concetto di paperless, la drastica riduzione (e a tendere la completa eliminazione) dei documenti cartacei in azienda. Non solo, infatti, si possono allegare al gestionale – abbinandoli al relativo cliente / fornitore / articolo, etc. – i documenti elettronici, ma anche qualsiasi documento cartaceo, semplicemente scansionandolo dopo avervi apposto un’etichetta con codice a barre. Soluzioni già in uso presso molti dei nostri clienti, che hanno ottenuto importanti benefici sia economici che di gestione. Siamo a disposizione di chi, in possesso di programmi RPG su piattaforma IBM Power System, sta iniziando a valutare una soluzione di questo tipo, per analizzare insieme i benefici e le possibilità a disposizione”.
Per maggiori informazioni: marketing@sirio-is.it
Per iscriversi al prossimo webinar gratuito di Webgate400 mercoledì 13 settembre: http://www.sirio-is.it/component/option,com_attend_events/task,view/id,401/
