Cinque consigli utili per un’estate in mobilità

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Affidarsi allo smart working, utilizzare tecnologie di Unified Communication ed investire in cuffie professionali sono alcune delle strategie per essere maggiormente produttivi

Quali sono i vostri piani per quest’estate? Mare? Montagna? Parchi naturali? Oppure una fuga nella pace e nella tranquillità delle colline Italiane.

Per la maggior parte degli europei estate significa relax in spiaggia o in campagna, in poche parole allontanarsi da tutto insieme alle proprie famiglie. O almeno così ci piace immaginare. In realtà però, può essere difficile allontanarsi completamente dal lavoro. La maggior parte di noi finisce con lo sconvolgere i piani delle vacanze e gli impegni continuando a lavorare anche fuori dall’ufficio.

La nostra vita quotidiana e quella familiare si mescolano sempre di più e lo stesso accade alle nostre vacanze e alla vita lavorativa. Non è insolito che molte persone effettuino chiamate di lavoro e controllino regolarmente le loro email anche in vacanza, soprattutto se si assentano dall’ufficio per un lungo periodo. Per questo abbiamo bisogno di sempre più flessibilità per poter lavorare e allo stesso tempo poter trascorrere del tempo con la nostra famiglia e con gli amici.

Lavorare in vacanza non è certo una buona abitudine, ma se si è costretti a farlo, ecco cinque suggerimenti che posso rivelarsi utili:

Considerare i principi dello Smart Working prima di partire

Lo Smart Working consiste nel fornire soluzioni smart per consentire di connettersi ovunque ci si trovi. Questo approccio vuole incoraggiare le persone ad aumentare l’efficienza, sia in ambito lavorativo che personale.

Nessuno vuole lavorare più di quello che serve, soprattutto in vacanza e lavorare in maniera più smart può garantire la massima produttività possibile. E’ molto importante dunque attrezzarsi con strumenti adeguati e pianificare le attività prima di partire per le vacanze così da poter sfruttare al meglio i momenti in cui si sarà costretti a lavorare.

Pianificare un momento specifico e dotarsi di una postazione di lavoro adeguata

In vacanza, se si è costretti a lavorare è importante farlo dandosi un limite temporale. Oggi la tecnologia, come le cuffie professionali e i software basati su cloud e 4G, permette di lavorare praticamente ovunque.

Tuttavia, avere a disposizione una postazione o un luogo specifico per poter controllare le mail, completare documenti o chiamare i colleghi, anche in vacanza, può rivelarsi estremamente utile. Anche a livello psicologico questo aiuta a mantenere la giusta concentrazione anche nei momenti di relax. Allo stesso modo, se si dedica al lavoro un determinato lasso di tempo durante la giornata, sarà poi possibile evitare che il lavoro vada ad incidere più sulle vacanze.

Investire in cuffie professionali

Per la maggior parte dei manager, il lavoro quotidiano prevede una serie di chiamate, sia video che audio. Se si lavora a distanza, mentre si è con la propria famiglia, è molto probabile che si utilizzi uno spazio condiviso, come il salotto della casa delle vacanze, per effettuare questo tipo di chiamate. Questo può risultare fastidioso per le persone con cui si sta trascorrendo la vacanza, inoltre il rumore può distrarci dal lavoro e dalle altre attività che stiamo svolgendo.

Un recente studio di Oxford Economics ha evidenziato che il 64% dei dipendenti sostiene che evitare distrazioni aiuti ad aumentare la produttività sul posto di lavoro. Inoltre, lo studio della University of California Irvine ha sottolineato che occorrono in media 23 minuti per tornare concentrati su un’attività.

Una cuffia wireless con cancellazione attiva di rumore (ANC) può aiutare a lavorare facilmente, comodamente e senza distrazioni, ovunque.

Collaborazione e condivisione

Uno dei principi fondamentali dello Smart Working è trovare il modo per essere più efficienti. La collaborazione è uno di questi. Essere in grado di inviare un messaggio istantaneo a un collega o partecipare a una videochiamata, in maniera facile e immediata, rende il lavoro molto più collaborativo e consente una migliore condivisione delle idee.

Con tanti strumenti di collaborazione sul mercato oggi è importante trovare quello che si adatti al nostro stile di lavoro, sia esso un’applicazione UC aziendale o un gruppo di condivisione su Facebook. Se si sta partendo per una vacanza di qualche settimana, è consigliabile anche impostare un appuntamento settimanale collettivo, come un Google+ Hangout con il proprio team.

Utilizzare tecnologie di Unified Communication

Un sistema di Unified Communication (UC) consente di comunicare senza pensare a quale sia lo strumento migliore da utilizzare, gestendo in autonomia l’infrastruttura garantendo una flessibilità assoluta. Ad esempio, la funzione di presenza intelligente notificherà automaticamente se l’utente è disponibile e su quale mezzo è più opportuno contattarlo.

Dagli strumenti più semplici a quelli più complessi, le soluzioni di Unified Communication offrono molti vantaggi alle persone che cercano di lavorare nel modo più efficiente possibile. E la buona notizia è che la maggior parte delle aziende offre ai propri dipendenti questi strumenti.

Approfittare di queste opportunità può contribuire a migliorare la produttività, avere un maggiore controllo dell comunicazioni e rimanere in contatto con i colleghi anche quando non si é fisicamente in ufficio.

A cura di Paul Clark, MD Plantronics Europa & Africa