Il front desk costituisce un elemento vitale per tutte le aziende che interagiscono con i clienti. L’importanza crescente di questa funzione non sorprende, soprattutto perché, in base a una ricerca condotta da Microsoft, il servizio clienti è fondamentale per il 96% dei consumatori quando devono decidere dove effettuare i propri acquisti. Sempre più consapevoli e attenti alla protezione dei dati, gli utenti scelgono sempre più le aziende che considerano la gestione e la sicurezza delle informazioni dei clienti come parte integrante della customer experience. L’85% dei consumatori afferma infatti di non voler effettuare acquisti da aziende che non dispongono di protocolli di sicurezza adeguati.
La competizione si articola su due fronti: per fornire un servizio di qualità che al contempo garantisca un’efficace protezione dei dati, i team di front desk devono poter accedere agli strumenti giusti. Soprattutto in luoghi quali hotel, ospedali o banche, chi lavora al desk rappresenta un elemento fondamentale della customer experience e i dispositivi di cui si avvale per svolgere il proprio lavoro devono assicurare massima efficienza. Un’attività classica del front desk è la registrazione dei visitatori per questioni di sicurezza, operazione che prevede l’acquisizione di tutte le informazioni rilevanti e che spesso richiede molto tempo. Sovente infatti passaporti, carte d’identità e documenti cartacei devono essere acquisiti in un altro ufficio, in quanto raramente lo spazio alla reception consente di collocare gli scanner – spesso di grandi dimensioni – direttamente sulla scrivania. I clienti potrebbero innervosirsi vedendo i propri documenti prelevati e gestiti in un altro luogo.
La protezione dei dati è una priorità per tutti ed è quindi fondamentale che qualsiasi organizzazione con un team di front desk offra il miglior servizio possibile. Disporre di una soluzione unica, che abbini un software di gestione documentale a un dispositivo di acquisizione affidabile e performante, dal formato compatto, che permette di fornire un servizio di primo contatto trasparente, rapido e semplice e che offra la possibilità di effettuare scansioni nel luogo del ricevimento, non solo garantisce la conformità al GDPR, ma anche massima soddisfazione da parte dei clienti.
A cura di Mike Nelson, Senior Vice President di PFU (EMEA) Limited – a Fujitsu company
