Speaking Opportunities
Ora ditemi, perché le speaking opportunities sono importanti, e con quali argomenti il manager di una società può essere presente in questi incontri?
Durante il corso dell’anno si verificano appuntamenti prefissati di seminari e congressi, oppure incontri di vario tipo. Il PR dev’essere quindi in grado non solo di sapere quali si verificano, ma se il manager di riferimento può essere più o meno coinvolto, per “dire qualcosa”. Le argomentazioni espresse dal manager non devono per forza essere strettamente legate al mondo videoludico (se è un manager che si occupa di videogiochi)… anzi spesso si può elevare il brand awareness di una società o di un manager proprio facendolo diventare un “opinion leader”, qualcuno che dice qualcosa di importante. Per esempio, che dica la sua sulle “donne in carriera”, oppure di come si muova l’economia mondiale, e via dicendo. L’importante è che venga riconosciuto dalla platea come qualcuno da identificare come riferimento. Pensate al bellissimo discorso di Steve Jobs ai neolaureati di Stanford. Quella è la massima espressione di Speaking Opportunities.
Fiere di settore
Diamo per scontato che tutti voi siate andati almeno una volta a Fiere di settore.
Avete compreso che le Fiere sono sicuramente la vetrina che permette a chi realizza un prodotto di mostrarlo a tutti, media compresi.
Molte fiere di successo ormai si sono attrezzate con un’area dedicata al “business”, quindi selezionando i visitatori di quell’area come “operatori di settore”. Questo permette di non avere una ressa incontrollata e urlante negli stand (o booth) e di poter parlare sia con operatori del settore sia con i media, presentando loro il frutto del lavoro dell’azienda.
Alle Fiere le società possono far vedere ai media l’avanzamento dei propri prodotti. È quindi opportuno non effettuare 1 mese prima della Fiera una conferenza stampa, per poi riproporre alla fiera stessa i medesimi contenuti. Ma nemmeno dopo un mese… J
Ricordatevi che ogni volta che scomodate un giornalista, lo si fa solo ed esclusivamente se c’è qualcosa di nuovo da comunicare. Altrimenti non lo si disturba.
Per l’organizzazione degli appuntamenti è opportuno condividere un “google doc” in excel, così che tutti i partecipanti all’evento (staff e Pr) siano allineati su orari e impegni.
Evento Stampa
L’evento stampa è lo strumento clou e più importante per un Pr.
Il successo di un buon Pr lo si vede da come riesce a riempire la sala e come riesce a raggiungere tutti gli obiettivi che il Cliente si aspetta.
Generalmente l’evento stampa è quello che più terrorizza il Pr, soprattutto 5 minuti prima del suo inizio, perché i giornalisti ancora non sono arrivati, e il Cliente comincia a guardarlo strano… J
Come si organizza un evento di successo? Ecco alcune delle regole principali:
- Capire cosa si sta annuncando. Se la notizia è parecchio gustosa, identifichiamo subito tutti (e dico tutti) i possibili giornalisti che possono parlare dell’annuncio. Dovete avere voi un metro di giudizio, e sapere che per l’annuncio di una nuova patch non potete scomodare Enrico Mentana…
- Farsi venire l’idea o concept dell’evento, e preparare un adeguato invito stampa che va emesso almeno 15 giorni prima dell’evento, in modo tale da permettere i giornalisti di discuterlo durante le riunioni di redazione del venerdì o del lunedì. L’ultima settimana prima dell’evento si inizia il recall a tutti i giornalisti invitati, verificando la loro presenza o quella di un collaboratore.
- Cercare la location più appropriata. Non potete scegliere il Colosseo se il Cliente non ha soldi, o se vi aspettate 5 giornalisti…
- Verificare sempre le attrezzature tecniche locali e necessarie. Non c’è cosa peggiore nell’assistere a una Conferenza Stampa dove non funziona Internet, o l’audio, o ci sono problemi tecnici.
- Catering… Prevedere sempre un welcome coffee di benvenuto, e uno “rinforzato” a termine conferenza… Poi dipende dall’orario di termine. Se è all’ora di pranzo, prevedere un cocktail rinforzato, se a merenda una bella merenda… J
- Cartelle stampa… Ormai difficilmente si usano quelle “cartacee”, si prediligono le più comode chiavette USB o adirittura contenuti digitali. Prevederle in anticipo e ordinarle nel caso, oppure stampare per tempo il materiale stampa prevedendo il numero massimo di giornalisti (e qualcuna in più di scorta eventualmente da spedire via posta a qualche giornalista interessato, o per qualche infiltrato dell‘ultimo minuto).
- Segnaletica… Sembra stupido, ma se la location è all’interno di un palazzo o hotel, prima di vedere mandrie di giornalisti erranti che chiedono informazioni, è bene piazzare della segnaletica all’ingresso e lungo il percorso fino alla destinazione finale, per non far perdere tempo al giornalista.
- Fare foto dell’evento. Servono come ricordo e per il debrief finale.
- Durante l’evento guardare i presenti in sala e scrutare le loro impressioni… Se sono annoiati, se si nota che hanno bisogno di qualcosa, ecc., aiutarli o supportarli con tempestività. In questa circostanza il Pr deve diventare un po‘ psicologo, ed entrare in sintonia con il proprio pubblico.
- Rilassarsi solamente quando l’ultimo ospite è andato via. Mantenere alta l’attenzione soprattutto durante il buffet. Parlare coi presenti in sala, domandare e risolvere dubbi nel caso, organizzando interviste “al volo”.
