Gestire le spese di un’azienda in crescita, con un team spesso in trasferta, può rivelarsi un’attività complessa tanto per l’amministrazione quanto per i dipendenti. Per rispondere a queste esigenze, FAR Networks, gruppo attivo nell’ambito informatico, ha digitalizzato l’intero processo con Soldo. Il risultato è che oggi la riconciliazione mensile delle note spese richiede circa quattro ore, rispetto alle due giornate necessarie in precedenza, mentre i collaboratori non devono più anticipare personalmente le spese di trasferta.
Composto da FAR Networks e Green Team e recentemente ampliato con l’acquisizione di Videogecom, il gruppo conta più di 160 persone e registra una crescita che ha reso ancora più importante semplificare e rendere pienamente tracciabile la gestione di trasferte, rimborsi e acquisti aziendali. Il processo utilizzato in precedenza si basava infatti sulla raccolta degli scontrini cartacei e sulla compilazione delle note spese tramite fogli di calcolo. Il personale amministrativo doveva spesso sollecitare i colleghi per recuperare i giustificativi mancanti e verificare eventuali errori di digitazione o di calcolo, con ricadute anche sulle tempistiche necessarie per preparare e trasmettere i dati allo studio paghe.
La gestione degli anticipi costituiva un’ulteriore fonte di complessità. Dipendenti e collaboratori impegnati in trasferte potevano trovarsi a sostenere personalmente spese per migliaia di euro, per poi attendere il rimborso. Nei casi in cui l’azienda erogava anticipatamente le somme tramite bonifico, diventava invece necessario ricostruire le singole voci e verificare quanto effettivamente utilizzato, aggiungendo un ulteriore passaggio alla rendicontazione.
FAR Networks ha quindi scelto Soldo per riunire in un unico sistema la gestione delle trasferte, degli acquisti aziendali, delle certificazioni informatiche, dei rimborsi chilometrici e delle note spese. Oggi la piattaforma conta circa 80 utenti attivi: circa 60 dispongono di una carta Soldo, mentre 5 carte di gruppo sono assegnate a funzioni specifiche, tra cui Finance, IT e Acquisti.
Le carte vengono alimentate tramite un wallet principale e un sistema di ricarica automatica che mantiene disponibili i fondi necessari, senza dover richiedere una nuova approvazione a ogni trasferta. Anche chi non dispone di una carta o sostiene una spesa con un altro metodo di pagamento può registrarla direttamente tramite l’app mobile e presentare la relativa richiesta di rimborso. Il giustificativo viene fotografato subito dopo l’acquisto, associato digitalmente alla relativa spesa e reso disponibile al team amministrativo.
A questo processo FAR Networks ha affiancato, nel giugno 2024, il servizio di archiviazione sostitutiva, che ha consentito di eliminare la conservazione dei documenti cartacei nel rispetto delle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate. La gestione digitale delle spese e l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili hanno inoltre permesso al gruppo di arrivare già preparato all’entrata in vigore, nel 2025, dei nuovi obblighi previsti dalla Legge di Bilancio.
La trasformazione riguarda anche la fase conclusiva del processo. Attraverso la reportistica di Soldo, il team Finance può esportare i dati in un file Excel personalizzato e pronto per l’invio allo studio paghe, riducendo le verifiche manuali e rendendo più chiaro il flusso delle informazioni. Oltre ad aver portato da due giorni a quattro ore il tempo necessario per la riconciliazione delle note spese, FAR Networks stima una contrazione compresa tra il 30% e il 50% dei tempi complessivi di chiusura mensile.
“In FAR crediamo nella tecnologia come leva per governare la complessità e creare valore. L’introduzione di Soldo è un esempio concreto di come applichiamo questi principi anche ai nostri processi interni, migliorando efficienza ed esperienza delle persone.” – ha dichiarato Nicola Fracassi, CEO di FAR Networks
“L’esperienza di FAR Networks mostra che la gestione delle spese non è soltanto un processo amministrativo, ma un punto d’incontro tra controllo finanziario, produttività e attenzione alle persone. Rendere disponibili i fondi quando servono, acquisire subito i giustificativi e offrire al Finance dati già organizzati permette di ridurre le inefficienze lungo l’intero processo. La digitalizzazione genera valore proprio quando riesce a migliorare contemporaneamente i risultati aziendali e l’esperienza dei dipendenti” – ha concluso Eliana Tettamanti, Manager Customer Success Italy di Soldo.
