L’Articolo 2220 del Codice Civile italiano e il Decreto del Ministero Economia e Finanze del 2014 all’art. 2 e 4, ratificano che le aziende hanno l’obbligo di conservare per 10 anni le note spese dei propri dipendenti in formato digitale. Per le imprese questo implica adeguarsi alla “conservazione a norma”, che prevede l’uso di un sistema informatico di archiviazione – secondo le Linee Guida e le specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale – di qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Per facilitare questo processo, la società Intesa, della Kyndryl Company, che da sempre si pone come abilitatore per la digitalizzazione delle imprese, ha individuato i 5 principali vantaggi della conservazione digitale a norma dei giustificativi che è bene considerare per intraprendere questo percorso di digitalizzazione:
- Integrità dei dati: la conservazione a norma assicura che le informazioni contenute nelle note spese digitali siano protette da eventuali alterazioni o manipolazioni non autorizzate.
- Accessibilità e ricerca facilitata: i documenti digitali sono facilmente accessibili, permettendo una ricerca rapida delle informazioni, migliorando l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio delle spese.
- Conformità legale: la conservazione a norma garantisce che le note spese siano conformi alle normative fiscali e contabili, evitando potenziali sanzioni o problemi legali.
- Sicurezza dei dati: i sistemi di conservazione a norma implementano misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili e riservati, contenuti nelle note spese digitali, riducendo il rischio di violazioni della privacy e dei dati.
- Risparmio di spazio e riduzione dei costi: la conservazione digitale riduce la necessità di spazio fisico ed elimina la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, riducendo i costi associati all’acquisto di carta, inchiostro e spazio di archiviazione. Oltre a creare un vantaggio a livello ambientale.
Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant di Intesa (Kyndryl) spiega come Intesa sta promuovendo gli strumenti necessari per innovare i processi aziendali: “La nostra realtà, in veste di Conservatore Qualificato (certificazione AgID), propone momenti di formazione per le aziende, come il webinar in programma il 26 ottobre proprio sulla conservazione a norma. Fornisce inoltre strumenti ad hoc che si integrano in maniera semplificata ai sistemi IT delle diverse realtà imprenditoriali, così da garantire a tutti un accesso facilitato e un semplice utilizzo di piattaforme digitali pensate per ottimizzare i processi ed implementare la competitività dell’azienda”.
