La pandemia di Covid-19 ha accelerato la trasformazione digitale delle aziende in tutti i settori, compreso quelli nel mercato finance. Il passaggio verso una nuova normalità, porta ora con sé una nuova sfida: col mutare dei comportamenti, assisteremo a un parallelo aggiornamento degli uffici e delle loro attrezzature, in modo da aiutare i dipendenti ad adottare nuovi modelli di lavoro ibrido dentro e fuori l’ufficio.
Questo mutamento porterà con sé delle opportunità, anche se il mercato finance è stato finora più lento ad abbracciare le nuove tecnologie a causa delle complessità uniche del proprio business. Non a caso, Forrester descrive questo settore come ”in ritardo”- citando esempi di banche che solo nell’ultimo anno hanno digitalizzato i processi di customer onboarding o fornito ai clienti aziendali l’accesso ai servizi mobile, semplicemente perché non avevano scelta.
Per chiunque si occupi della trasformazione di processi all’interno di un dipartimento o di una società finanziaria, un buon punto di partenza è considerare la seguente domanda: ”cosa voglio ottenere con questa trasformazione?”. Sono diversi gli schemi che le organizzazioni possono usare per questo esercizio di definizione degli obiettivi. Microsoft, per esempio, ha lanciato il suo framework I.D.E.A (inspire, design, empower and achieve) a supporto della transizione dei propri clienti.
La sicurezza prima di tutto
La sfida legata alla creazione di un ambiente IT sicuro, che protegga sia i clienti che i dati sensibili delle organizzazioni del mercato finance, racchiude a sua volta una più generale incertezza sulla forma che prenderà il futuro. Molti parlano di lavoro ibrido, una realtà che però può variare molto da azienda ad azienda.
Il CEO di Goldman Sachs, per esempio, si è apertamente schierato contro l’home working, mentre l’amministratore delegato di JP Morgan ha espresso preoccupazioni sull’impatto di questa tendenza sulla produttività nel corso dell’ultimo anno. Queste opinioni non sono universalmente condivise, ma a prescindere dal fatto che l’home working sia permesso all’interno di un’azienda, la pandemia ha dimostrato la necessità della resilienza tecnologica per assicurare la continuità futura del business, specie se dovessimo affrontare di nuovo un evento dirompente come il Covid-19.
Per i provider di stampa come Lexmark, questo significa pianificare come le aziende possono proteggere l’hardware, a casa e in ufficio. Lo scorso anno molti dispositivi di stampa sono stati sottoutilizzati, con la conseguenza di una manutenzione programmata carente quando non addirittura assente, che potrebbe aver lasciato i device aperti agli attacchi. Se la ricerca condotta da Lexmark con IDC mostra come la sicurezza sia la preoccupazione numero uno per le organizzazioni che cercano di modernizzare la propria infrastruttura di stampa, la maggior parte delle aziende nel mercato finance “non riesce a riconoscere le vulnerabilità di sicurezza associate al loro ambiente documentale e di stampa esistente”.
Al centro di questo problema c’è il ruolo dei dispositivi di stampa cosiddetti smart, sempre più intelligenti e in grado di memorizzare maggiori informazioni. Nei device più vecchi i dati vengono archiviati sulla stampante, mentre in quelli di nuova generazione ciò avviene in rete. Se questi dispositivi non sono adeguatamente protetti con aggiornamenti regolari del firmware e adeguate impostazioni di controllo degli accessi che impediscono ai documenti di cadere nelle mani sbagliate, le organizzazioni che li utilizzano si espongono a un rischio considerevole.
E la stessa sfida si ripresenta anche per le aziende che forniscono dispositivi ai dipendenti a casa, dal momento che controllare le informazioni di un device non in loco è difficile e richiede un approccio avanzato. In sostanza, se i dispositivi non sono protetti e controllati in modo efficace, possono diventare una minaccia per la sicurezza dei dati di un’organizzazione.
Eppure, nel mercato finance le informazioni stampate sono ancora fondamentali, sia dal punto di vista del flusso di lavoro che da quello normativo: secondo la ricerca IDC il 53% dei processi del workflow finanziario coinvolge la stampa.
Il Cloud
La soluzione? Il cloud può risolvere molti di questi problemi delle aziende nel mercato finance con la gestione centralizzata di una rete di dispositivi. Gli aggiornamenti del firmware possono essere automatizzati per mantenere i device sicuri e aggiornati ovunque; e l’accesso a questi ultimi può essere controllato attraverso un sistema di rilascio delle stampe tramite il quale gli utenti devono scansionare un badge o accedere a un dispositivo in modo sicuro per stampare – garantendo che nulla possa essere lasciato su una stampante e finire nelle mani sbagliate.
Gli strumenti di rilascio della stampa sono particolarmente preziosi nel mercato finance, in particolare se consideriamo che alcune delle più grandi minacce provengono dagli addetti ai lavori – per errore o per negligenza. In un recente studio sull’impatto di Covid-19 sulla sicurezza nelle organizzazioni finance, Varonis ha stimato che il dipendente medio di una società di questo settore ha libertà illimitata di visualizzare, copiare, spostare e modificare quasi 11 milioni di file, e due organizzazioni su tre consentono a ogni dipendente di accedere potenzialmente a più di 1.000 file sensibili.
Quando i documenti passano dall’essere virtuali a fisici, proteggerli diventa comprensibilmente più difficile, soprattutto se il personale lavora da casa. In quest’ottica, l’utilizzo di una soluzione di cloud print management può aggiungere un ulteriore livello di controllo, garantendo che tutto ciò che viene stampato sia automaticamente scansionato alla ricerca di informazioni sensibili come parole chiave o modelli, per capire se un membro del personale sta stampando qualcosa di potenzialmente critico, non in linea con il suo ruolo.
Soluzioni potenziate dal cloud possono quindi rivelarsi cruciali nel consentire il monitoraggio sicuro dei documenti del mercato finance che entrano ed escono da un dispositivo di stampa; utilizzando l’OCR per segnalare qualsiasi termine chiave negli articoli stampati. In una banca di alto livello, ad esempio, questo potrebbe significare far scattare un allarme per prevenire la fuga di informazioni sensibili nel caso in cui qualcuno cerchi di stampare una pagina contenente più numeri di conto, oppure i dati dei clienti, da un dispositivo in rete.
Allo stesso modo, un approccio connesso alla gestione documentale può anche aiutare a prevenire che i documenti sensibili cadano nelle mani sbagliate, costringendo i dipendenti a digitalizzare le informazioni e a distruggere gli originali (dove la normativa lo consente), e garantendo che i dati siano protetti e controllati da ambienti cloud altamente sicuri dove l’accesso può essere monitorato e controllato.
Se dunque la pandemia ha avuto un ruolo importante nell’accelerare la trasformazione nel mercato finance, ora che ci muoviamo verso una nuova normalità, abbracciando o assicurando la resilienza necessaria al lavoro ibrido, la sicurezza di stampa deve diventare un elemento fondamentale delle strategie di trasformazione digitale.
di Giancarlo Soro, Amministratore Delegato di Lexmark Italia
