Il successo e l’efficienza di un’attività dipende in gran parte dalla capacità di organizzare i processi lavorativi. Questo permette di eseguire i flussi di lavoro in modo preciso e veloce. Ma come rendere la collaborazione documentale ottimizzata fin dal primo giorno?
Conoscere le soluzioni gestionali principali per le imprese è importante, in quanto si tratta di applicazioni in grado di sistemare il flusso di lavoro, semplificare la comunicazione interna ed esterna, migliorare interoperabilità e molto altro ancora.
In questo articolo scoprirai come creare uno spazio di collaborazione con i clienti e partner per rendere il flusso di lavoro con i documenti efficace, gestire le attività dei collaboratori e organizzare la comunicazione comoda con le soluzioni ONLYOFFICE alle quali ci si può affidare per rendere la propria azienda competitiva e performante.
Nuovo concetto dello spazio di collaborazione
ONLYOFFICE DocSpace è un ambiente di co-working creato per organizzare la collaborazione sui documenti con partner, clienti e utenti esterni in modo strutturato e in totale sicurezza.
La nuova soluzione offerta da un progetto open-source ONLYOFFICE è ideata per migliorare il lavoro comune su vari tipi di contenuti tra diverse istanze. Il concetto di stanze utilizzato per offrire gli spazi multiuso con permessi predefiniti permette di unire persone e documenti nell’ambiente protetto.
Ad esempio, hai lanciato un progetto nuovo di recente e dovresti discutere alcune particolarità con il tuo cliente. Per concordare tutti i dettagli in sicurezza e rendere il processo di negoziazione veloce e preciso, puoi creare una stanza di collaborazione. Dentro questo spazio dedicato solo alla vostra attività, puoi aggiungere i documenti, crearne nuovi in tempo reale e condividerli per la collaborazione, controllare le modifiche apportate, comunicare con i membri del team.
Invece per applicare le tue impostazioni, puoi creare le stanze personalizzate e utilizzare questo spazio collaborativo per qualsiasi scopo. Ad esempio, hai un prodotto in fase di progettazione, condividi le immagini solo per la visualizzazione, lascia revisionare e commentare le specifiche agli esperti, offri di compilare il modulo di scheda prodotto digitale al team vendite.
Lanciate di recente stanze pubbliche semplificano notevolmente il lavoro sui documenti con terze parti. Nelle stanze pubbliche è possibile invitare gli utenti tramite collegamenti esterni per consentire loro di visualizzare i file senza registrazione.
Vari tipi d’accesso per gli utenti
Collaborando sui documenti del tuo progetto con il tuo team puoi condividerli con i membri del gruppo e concederli vari tipi d’accesso a seconda delle tue necessità. Se libero a scegliere tra vari tipi di accesso, come ad esempio:
- Visualizzatore;
- Commentatore;
- Revisore;
- Compilatore di moduli;
- Editore;
- Utente esperto;
- Amministratore della stanza.
Lavora con tutti tipi di file
ONLYOFFICE DocSpace dispone degli editor e dei lettori multimediali per offrirti un lavoro con qualsiasi tipo di contenuto. Allora, puoi elaborare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli digitali compilabili, e-book e file PDF.
Gli editor di documenti sono completamente compatibili con i formati Microsoft e supportano altri tipi di file popolari tra cui ODF, PDF, CSV, HTML, EPUB, RTF, TXT e altro.
L’editor di documenti è fornito degli strumenti professionali per lavorare con testo, creare i contenuti ben strutturati per qualsiasi scopo, visualizzarli, stamparli, condividerli e pubblicarli, applicare vari stili di formattazione, aggiungere immagini e oggetti pre-disegnati, insomma tutto quello che ti serve quotidianamente.
L’editor di fogli di calcolo supporta le formule per qualsiasi settore, consente di filtrare e formattare set di dati di grandi dimensioni, creare e modificare tabelle pivot, aggiungere formattazione condizionale, utilizzare Visualizzazioni a foglio e stampare i tuoi dati su qualsiasi formato cartaceo.
L’editor di presentazioni offre tutti gli strumenti necessari per creare diapositive straordinarie e complesse, preparare brochure, report o offerte di vendita.
Novità per la suite d’ufficio online
A proposito degli editor di documenti, di recente gli sviluppatori del progetto hanno rilasciato la versione 8.0 degli editor online ONLYOFFICE Docs. La nuova versione della suite per ufficio offre vari miglioramenti delle funzionalità e alcuni miglioramenti dell’interfaccia, tra quali sono:
Moduli PDF compilabili. Crea moduli complessi in PDF e compilarli online, nelle app desktop e mobili. Utilizza i modelli già pronti, inserisci vari tipi di campi, modificali secondo le tue esigenze, applica qualsiasi formattazione, condividili per la collaborazione interna ed esterna.
Mentre creatore e compilatore dei moduli aggiornato rende il tuo lavoro sui moduli ancora più comodo grazie ai suggerimenti pratici e più impostazioni per i i campi.
Collaborazione ancora più fluida. Ora puoi interagire con i membri del tuo team con più facilità grazie agli avatar utente.
Più comfort con lettori di schermo migliorati. Disponibili in pochi clic direttamente dall’interfaccia i lettori di schermo aiutano a facilitare il processo di lavoro trasmettendo le informazioni dallo schermo.
Calcoli veloci e strutturati. La nuova versione della suite per ufficio ONLYOFFICE offre l’opzione Goal Seek per facilitare il lavoro con le formule. Mentre la scelta dei grafici è diventata un gioco da ragazzi grazie a un elenco dei grafici consigliati e un’anteprima in base ai dati selezionati.
Mentre l’opzione Serie permette di creare rapidamente sequenze numeriche e velocizzare il tuo lavoro inserendo grandi quantità di dati identici.
Presentazioni coinvolgenti. Imposta il colore per gli effetti delle animazioni per creare i slide straordinari.
Funzionalità estendibili
A seconda delle tue necessità puoi estendere il tuo spazio di collaborazione con varie integrazioni come sevizi di terze parti, plugin del sistema, degli editor o persino sviluppato internamente.
Grazie alla possibilità di integrare i servizi terzi puoi avere più spazio di archiviazione (basta aggiungere il tuo cloud preferito come DropBox, Google Cloud e altri), esegui l’accesso con SSO e altro.
Mentre l’utilizzo dei plugin ti consente di:
- modificare immagini e foto,
- inserire video dai canali YouTube,
- controllare grammatica e ortografia con LanguageTool,
- tradurre testi con Google Traduttore o altre app di traduzione,
- convertire la voce da file audio e video in testo con Speech-to-text,
- creare mappe mentali, organigrammi e infografiche con il servizio Draw.io,
- effettuare chiamate audio e video tramite Rainbow, Jitsi e Zoom (presto disponibile!) e molto altro ancora.
Per un lavoro efficace e multitasking la nuova versione degli editor online offre la possibilità di utilizzare diversi plugin allo stesso tempo. Nel panello di sinistra puoi schiacciare i pulsanti corrispondenti per semplicemente passare da una scheda plugin all’altra ed eseguire compiti diversi.
Un assistente di AI
Parlando dei plugin non si può saltare la possibilità di utilizzare il plugin di ChatGPT-4 all’internto del tuo spazio collaborativo mentre lavori sui documenti.
Oltre alle funzionalità già esistenti come l’analisi di testi e parole, la traduzione e la generazione di contenuti, il plugin ChatGPT aggiornato include una nuova sezione nel menù contestuale che offre nuove opzioni per semplificare il lavoro sui testi:
- Correzione dell’ortografia e risolve gli errori di grammatica;
- Permette di riscrivere il tuo contenuto diversamente;
- Puoi anche allungare i tuoi testi;
- Accorciare i tuoi contenuti;
- O invece semplificare quello che hai scritto.
Installare il plugin ChatGPT è semplice come qualsiasi altro. Basta aprire la scheda Plugin Manager e attivare il plugin corrispondente. Dopo che hai installato e attivato il plugin bisognerebbe inserire la tua chiave API generata nel tuo account OpenAI. Ora puoi lavorare assistito dal tuo AI Helper ed essere ancora più produttivo.
Sicurezza dei dati al top
Quando si tratta di lavoro con i documenti, sappiamo tutti che la sicurezza dei dati è una cosa essenziale. Ovviamente, la soluzione scelta per la collaborazione deve essere sicura da ogni punto di vista. Così come DocSpace di ONLYOFFICE conforme al GDPR, dove tutte le informazioni personali vengono trattate con attenzione.
Ci sono vari standard di sicurezza utilizzate per proteggere i tuoi dati su ogni tappa di lavoro come:
- crittografia AES-256 leader del settore per proteggere i tuoi dati sensibili inattivi,
- il traffico in transito viene crittografato con il protocollo HTTPS.
- JWT e diritti di accesso flessibili tengono l’accesso ai documenti sotto controllo.
A parte varie opzioni di sicurezza disponibili direttamente negli editor di documenti (firma elettronica, filigrane e password) si può utilizzare alcune impostazioni della piattaforma (SSO, impostazioni password, controllo IP e altro).
La piattaforma DocSpace è online e disponibile in un cloud pubblico sicuro fornito da Amazon. Comunque puoi sempre aggiungere un cloud a scelta come DropBox o OneDrive, per eseguire il backup delle stanze.
Adesso che sai come rendere la collaborazione in squadra più strutturata e potenziata, è arrivato il momento giusto per provarlo al’interno della tua organizzazione. ONLYOFFICE DocSpace è disponibile gratuitamente nella versione Startup. Registrati e prova tu stesso un nuovo modo di collaborazione documentale.
