Il mondo del business ha subito una profonda trasformazione con l’introduzione del lavoro ibrido, che ha modificato in modo significativo le modalità di comunicazione interna. Le riunioni ibride, che vedono la partecipazione sia di persone fisicamente presenti che di partecipanti da remoto, sono diventate una componente essenziale nel panorama lavorativo moderno.
Queste nuove dinamiche portano con sé una serie di sfide e difficoltà. Una delle principali per le aziende è quella di garantire un coinvolgimento equo tra i partecipanti in sala e quelli remoti. Se è vero che durante le riunioni in modalità ibrida i partecipanti da remoto spesso si sentono esclusi o meno coinvolti rispetto a chi è presente fisicamente, lo è altrettanto il fatto che chi partecipa dalla sala può incontrare difficoltà completamente diverse, avendo magari a che fare con strumenti tecnici non all’altezza delle moderne esigenze di collaborazione basata su diversi canali e supporti. Senza una moderazione e una pianificazione adeguate le riunioni ibride possono facilmente degenerare in caos, con partecipanti da remoto che si sentono esclusi o meno coinvolti rispetto a chi è presente fisicamente.
Anche gestire le differenze di fuso orario e garantire una connessione internet stabile possono rappresentare ulteriori sfide. Scegliere la tecnologia giusta e programmare tenendo conto del fuso orario e della necessità di condivisione dei contenuti ad esempio sono fattori importanti.
Le riunioni ibride offrono anche numerosi vantaggi. Consentono una maggiore flessibilità, permettendo ai partecipanti di unirsi da diverse località, e possono ridurre i costi associati ai viaggi. Inoltre, favoriscono una maggiore inclusività, offrendo opportunità di partecipazione a individui che potrebbero avere difficoltà a essere presenti fisicamente.
Tutto considerato è una realtà per molte organizzazioni la necessità di ripensare l’allestimento e l’infrastruttura tecnica delle tradizionali sale riunioni, progettate per un’epoca in cui le interazioni avvenivano prevalentemente di persona. Se per molte l’esigenza è tuttora migliorare la dotazione tecnologica, anche nei casi in cui la trasformazione digitale è già avviata questo spesso non basta.
Basti pensare che, come è emerso da una nostra recente ricerca, in cui abbiamo intervistato chi abitualmente partecipa a riunioni in remoto (quindi un target di utenti abituati alle conference call), ben il 68% dei rispondenti tra coloro che normalmente partecipano da remoto ha affermato di partecipare, per scelta, meno alle riunioni ibride rispetto a quelle in presenza. Questo dato è significativo, perché va a sottolineare indirettamente quanto sia cruciale per le organizzazioni creare un contesto di riunione che metta tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica, sullo stesso piano e garantire un’efficace collaborazione ridefinendo completamente l’architettura fisica e digitale degli spazi.
Secondo la stessa ricerca le riunioni inefficaci sono identificate tra l’altro come uno dei principali ostacoli alla produttività, con un 58% degli intervistati che trova difficile fare brainstorming in un contesto virtuale e un 55% che segnala la mancanza di chiarezza sulle conclusioni e azioni da intraprendere, successivamente a una riunione svolta online.
Implementare le giuste strategie, e adottare le giuste tecnologie, programmando al contempo e opportunamente sessioni formative sugli strumenti digitali, possono aiutare le organizzazioni a migliorare l’efficacia del meeting, promuovendo una collaborazione più inclusiva, coinvolgente e produttiva.
In questo campo la tecnologia evolve rapidamente e possiamo annoverare tra gli strumenti più utilizzati per le videoconferenze le moderne telecamere PTZ dotate di funzione di tracciamento automatico dell’oratore, o soluzioni moderne di web conference all-in-one che integrano telecamera, microfono e altoparlanti a 360 gradi ad alte prestazioni, che permettono anche a chi partecipa da remoto di sentirsi parte attiva della discussione; di pari passo evolvono le tecnologie audio di alta qualità, che oggi assicurano che ogni intervento venga davvero ascoltato chiaramente da tutti i partecipanti, presenti come remoti.
Anche la collaborazione gioca un ruolo centrale: strumenti interattivi, come lavagne digitali e sistemi di condivisione wireless, semplificano il brainstorming e la partecipazione, eliminando le barriere tecnologiche. Soluzioni come Panasonic PressIT o Microsoft Teams Rooms, ad esempio, offrono modalità di condivisione dei contenuti più fluide e intuitive, migliorando l’esperienza di tutti i partecipanti.
Infine, la componente visiva non può essere trascurata. I display widescreen 21:9 stanno diventando sempre più popolari grazie alla loro capacità di offrire una visione panoramica che imita il campo visivo naturale dell’occhio umano. Questo tipo di schermi, ottimizzati anche per piattaforme come Microsoft Teams Rooms, consentono una visione più confortevole e naturale delle presentazioni anche a beneficio dei partecipanti remoti, riducendo l’affaticamento visivo e migliorando il coinvolgimento.
Per concludere, investire in soluzioni innovative non significa solo migliorare le riunioni, ma anche promuovere l’inclusività, l’engagement e la produttività all’interno dell’organizzazione. Le aziende che abbracciano questa trasformazione non stanno semplicemente aggiornando le loro sale riunioni, stanno ridefinendo il modo stesso in cui collaborano e crescono e come fornitori di tecnologia al servizio delle aziende siamo entusiasti di guidare questa evoluzione.
Di Luca Cogliati, Sales Manager – Presentation e Visual Products Panasonic Connect Europe
