Carta canta, è un proverbio popolare che vale anche per gli imprenditori. Contratti, fatture, preventivi, scritture contabili sono documenti, ormai quasi del tutto digitali, che diventa necessario conservare bene per evitare brutte sorprese, come l’insorgere di contenziosi legali e penalizzazioni.
D’altronde, secondo l’articolo 9 del D.lgs. 471/1997, chi non conserva secondo le prescrizioni documenti, scritture o altri registri è punito con una sanzione amministrativa da da 1.000 a 8.000 euro.
Con la digitalizzazione le paure degli imprenditori sono cresciute perché i documenti sono sempre meno cartacei e più digitali, per questo corrono sulla Rete, con il rischio che ciò comporta sul fronte di eventuali furti di dati, che sono sempre più frequenti, e sulla perdita degli stessi.
“Gli imprenditori spesso hanno paura della digitalizzazione dei documenti perché non sanno che ci sono processi di conservazione digitale certificati che assicurano valore legale anche ai documenti nati digitali”, spiega Nicola Savino, Ceo di Savino Solution, PMI specializzata nei processi di digitalizzazione a norma.
Errore numero 1: non considerare il processo
La scansione di un documento non è la strada da percorrere. Quello che si deve fare, è produrre documenti già nativamente digitali, senza passare prima per il supporto cartaceo. Inoltre il documento nativo digitale, ha la stessa valenza legale del foglio di carta che non viene più prodotto, anche in presenza di sottoscrizioni.
“Alcuni pensano che sia sufficiente sostituire un documento di carta con un pdf per velocizzare un processo aziendale. Invece, digitalizzare significa mettere in discussione ogni singolo aspetto dei processi aziendali e non agire solo su un problema specifico. La buona notizia è che esistono tecniche per farlo”, spiega Nicola Savino.
Errore numero 2: Non basta archiviare un documento
Secondo il codice civile la valenza dei documenti legali, anche digitali, è di cinque o dieci anni. Un errore che gli imprenditori commettono è di pensare che basta archiviare un documento per renderlo conforme alle normative, quando non è così: “Ci sono delle procedure che sono insieme, informatiche, tecnologiche e legali, che si inseriscono nel campo della digitalizzazione dei processi aziendali e documentali a norma di legge, governati dall’AGID, l’ente per l’Italia Digitale”, spiega Nicola Savino.
Errore numero 3: Pensare di fare da soli
Esistono delle aziende che sono conservatori qualificati per la conservazione digitale dei documenti informatici da AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale: “Se non si hanno le competenze interne per gestire i processi di conservazione dei documenti digitali è buona norma rivolgersi a una delle aziende che hanno le conoscenze per permettere ai dati digitali di avere una reale valenza nel tempo”, spiega Nicola Savino.
La Savino Solution, oltre ad essere conservatore qualificato AgID, recentemente si è iscritta al MarketPlace AgID per i servizi di conservazione digitale dei documenti informatici. Così l’azienda intende proseguire il suo impegno nella digitalizzazione dei processi aziendali e documentali a norma di legge: “La conservazione digitale ricordiamo è l’unico processo possibile per garantire certezza giuridica e legale ai documenti digitali”, conclude Nicola Savino.
