Douglas Italia, catena leader nella profumeria selettiva con oltre 380 punti vendita, circa 2.000 dipendenti in Italia e un fatturato superiore ai 400 milioni di euro, ha completato un percorso di digitalizzazione della gestione delle spese aziendali affidandosi alla piattaforma di Soldo, fintech specializzata in servizi di pagamento e software di spend management.
Prima dell’adozione di Soldo, la gestione delle spese in Douglas era frammentata tra anticipi ai dipendenti, carte prepagate e carte aziendali riservate al board, che convergevano tutte nella nota spese cartacea: raccolta manuale dei giustificativi, firme e lunghi tempi di riconciliazione generavano un carico operativo significativo per il team Finance, con scarsa visibilità sui flussi di spesa.
La svolta è arrivata quando il precedente provider delle carte prepagate ha dismesso il servizio: un’occasione che Douglas ha colto per ripensare l’intero processo, non solo per sostituire uno strumento. Racconta Angelo Siciliano, Senior Treasury Manager di Douglas: “Partivamo da una composizione della classica nota spese su file excel, con giustificativi allegati che venivano poi raccolti in una busta e recapitati alla persona che doveva riconciliarli. Ci si trovava con faldoni di carta sulla scrivania, scontrini mancanti o illeggibili e tempi lunghi di gestione. C’era anche il problema di far pervenire tutta la documentazione alla persona giusta, trovare le firme degli approvatori, che magari erano all’estero: insomma un processo ormai obsoleto.”
Con Soldo, Douglas ha eliminato anticipi e rimborsi, concentrando tutte le spese aziendali su un unico sistema che integra carte fisiche per il personale itinerante, carte virtuali per abbonamenti e pagamenti ricorrenti, carte dedicate ai reparti per eventi e campagne, e carte “jolly” per le trasferte occasionali. Ogni carta è configurata con plafond e regole specifiche in base al ruolo e all’attività svolta, garantendo autonomia alle persone e controllo centralizzato al team Finance.
Aggiunge Eliana Tettamanti, Manager, Customer Success Italy di Soldo, che ha lavorato insieme al team Finance di Douglas: “Soldo offre sia servizi di pagamento, come carte e bonifici, sia una piattaforma che gestisce tutto il processo di spesa end-to-end, dall’assegnazione dei budget alla rendicontazione. L’amministrazione ha così in tempo reale visibilità delle spese e può controllare limiti e policy già nella fase iniziale.”
Le policy aziendali sono integrate direttamente nella piattaforma, con limiti differenziati per categoria di spesa, gestione dei massimali giornalieri e voci dedicate alle missioni all’estero. Quando una spesa supera i limiti previsti, il sistema la distingue automaticamente tra quota entro policy e fuori policy, garantendo trasparenza agli approvatori.
L’impatto sui processi interni è stato immediato: se prima la gestione di una nota spese richiedeva circa un’ora, oggi la riconciliazione avviene in circa 15 minuti.
“Appena eseguo una transazione, apro l’app, vedo già l’operazione registrata e allego la foto dello scontrino digitalmente. Quella vale anche come nota spese e avvantaggia tantissimo tutto il team Finance nella rendicontazione e nella riconciliazione”, continua Siciliano. “Il nuovo modello ha semplificato anche la compliance: con l’entrata in vigore delle nuove norme sulla tracciabilità dei pagamenti previste dalla Legge di Bilancio, Douglas era già pronta e il passaggio all’applicazione delle norme con Soldo è stato veramente naturale”.
Douglas Italia coordina anche le attività di Spagna, Portogallo, Croazia e Slovenia: la classificazione delle spese per Paese sta semplificando i processi di fatturazione intercompany. L’azienda ha esteso la piattaforma a tutti i reparti – dalla direzione vendite per le trasferte, al marketing per eventi e campagne, fino all’IT per acquisti e abbonamenti – e sta valutando l’estensione anche alla rete vendita e agli altri Paesi del Sud Europa, a partire da Spagna e Portogallo.
