Andrea Ratzenberger, Vice President of Sales & Marketing di SHERPANY propone un modello di ordine del giorno strategico per ottenere riunioni efficaci.

modello di ordine del giorno

Le insidie delle cattive riunioni non possono essere sottovalutate. Dall’impatto negativo sul benessere dei dipendenti, agli effetti deleteri sulla performance organizzativa, le conseguenze delle riunioni improduttive si manifestano a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale. Non di rado, anche i cliché nascondono un nucleo di verità, come nel caso della massima per cui “non prepararsi è prepararsi a fallire”. E in effetti, un passo fondamentale nel percorso di risoluzione dei meeting difettosi è proprio la preparazione di un’efficace agenda delle riunioni, un modello di ordine del giorno che altro non è che un piano di programmazione: una traccia da seguire per condurre in modo appropriato le discussioni e assicurarsi che gli argomenti trattati rimangano in pista.

Basarsi su un modello di ordine del giorno progettato per adattarsi ai più svariati contesti di business può concretamente contribuire all’obiettivo di ottenere riunioni migliori. Partecipare a una riunione priva di un’agenda è come costruire uno stabile senza avere un progetto. Un ordine del giorno fornisce la struttura che la riunione seguirà, e assicura che le discussioni rimangano focalizzate sul raggiungimento degli obiettivi. Disporre di un modello permette di garantire che i requisiti necessari siano rispettati già prima che la riunione abbia luogo e che tutta l’organizzazione possa seguire un comune processo, garantendo coerenza e sinergia nell’approccio dei diversi team coinvolti. Così come un progetto delinea le fasi di una costruzione, infatti, l’agenda è il filo che connette le fasi di una riunione.

Come creare un modello di ordine del giorno secondo Sherpany.

Ecco gli elementi base che ogni agenda per le riunioni dovrebbe includere:

  • La data, l’ora e il luogo della riunione
  • I partecipanti invitati e il ruolo che svolgeranno nella riunione
  • L’obiettivo generale della riunione.

Questi tre elementi di controllo assicurano che gli invitati sappiano quando partecipare alla riunione, quanto durerà e cosa motiva l’incontro. Proprio come i costruttori hanno bisogno di rivedere un progetto prima di iniziare una nuova costruzione, i partecipanti agli incontri hanno bisogno di prendere visione dell’agenda della riunione per prepararsi. Ecco perché il modello di ordine del giorno è importante per una preparazione efficace. Ciascun punto dell’ordine del giorno dovrebbe includere:

  1. Obiettivi. Se già è vero che per molti avere obiettivi chiari per le riunioni non è un concetto familiare, avere obiettivi chiari per ogni punto all’ordine del giorno è ancora più raro. Spesso un meeting propone una serie di argomenti da discutere e un obiettivo generale per l’intera riunione. Ma questo non è sufficiente. Prevedere un obiettivo specifico per ogni punto all’ordine del giorno assicura che il piano di riunione segua fasi precise, anziché fornire un approccio generale – e generico – per l’intero arco di riunione. Se ogni punto all’ordine del giorno non ha un obiettivo chiaro, diventa difficile comprendere e dunque verificare la fattibilità degli scopi prefissati. Che dovrebbe essere la chiave per mantenere le riunioni sulla strada giusta. Così come il progetto di una casa offre una panoramica della costruzione, ma fornisce anche approfondimenti dettagliati sulle specifiche di ogni stanza, un modello di ordine del giorno ben fatto dovrebbe fornire lo stesso livello di informazioni per ogni punto in agenda: per migliorare la produttività della riunione e per, in definitiva, ottenere più risultati.
  2. Leader. Proprio come la riunione ha un leader, che ha la responsabilità di stabilire e far rispettare le regole garantendo che ci si attenga all’agenda e agli obiettivi, anche ogni punto dell’ordine del giorno dovrebbe prevedere una figura responsabile. Potrebbe ad esempio trattarsi di un esperto della materia nell’area a cui il punto all’ordine del giorno si riferisce, una persona che sia titolata per rispondere a qualsiasi domanda, dando se necessario maggiori dettagli. Inoltre, il risultato dello specifico punto dell’ordine del giorno va a costituire la priorità per il referente incaricato, che quindi dovrebbe essere completamente coinvolto nel corso del processo. Una buona gestione del cambiamento parte da questo.
  3. Tipo.Ogni punto del modello dell’ordine del giorno dovrebbe prevedere un’indicazione sulla natura del tema. Cioè includere informazioni di contesto sull’argomento trattato. In linea generale, un tema all’ordine del giorno può rientrare in tre categorie:- Discussione: un argomento di discussione è qualcosa che richiede un contributo attivo da parte dei partecipanti in vista del raggiungimento degli obiettivi.
    Voto: la terza categoria in cui un punto all’ordine del giorno può rientrare riguarda le votazioni. Il voto è uno strumento vitale per il processo decisionale. Raggiungere il consenso non è solo un modo efficace per arrivare alle decisioni, ma democratizza il processo, aiutando a raggiungere il buy-in degli stakeholder coinvolti.
  4. Documenti. Qualsiasi modello di ordine del giorno dovrebbe includere un’indicazione di quali documenti della riunione sono associati a ciascun argomento in agenda. I flussi documentali sono vitali per il successo di una riunione, in quanto forniscono un contesto ai punti all’ordine del giorno e assicurano che i partecipanti possano prepararsi adeguatamente prima di ogni riunione. È importante selezionare una tecnologia che supporti questo processo, per garantire che i partecipanti alla riunione abbiano sempre l’ultima versione di ogni documento e per ridurre al minimo il carico amministrativo dell’organizzatore della riunione.

Valutazione della riunione

Infine, è importante includere il feedback – un elemento fondamentale della riunione – nel modello di ordine del giorno. È sufficiente ad esempio porre una serie di domande per valutare le prestazioni dei diversi aspetti dell’incontro o basarsi su strumenti esistenti di valutazione delle riunioni.