I dati che emergono da uno studio realizzato da ANORC Mercato e ANORC Professioni sulla conformità delle Pubbliche Amministrazioni alle Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid), sono allarmanti. Su 286 Pubbliche amministrazioni chiamate a rispondere sulla piena attuazione delle Linee Guida Agid sulla formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, solo il 4,9% era perfettamente in regola con la doppia pubblicazione del Manuale di conservazione e dell’atto di nomina del Responsabile della conservazione sul sito istituzionale; a fine settembre 2022 solamente l’11,4 % degli enti visionati risultava aver pubblicato solo il Manuale della conservazione aggiornato alle Linee Guida Agid del 2020; un dato percentuale che migliora di poco (12,15 %) se si allarga la rilevazione ai manuali di gestione (aggiornati) e che sale fino al 19,4 % se si considerano anche i manuali di gestione non aggiornati e prodotti a partire dal 2006.
Altrettanto sconfortanti, se non peggiori, i dati relativi alla pubblicazione dell’atto di nomina del Responsabile della conservazione. A settembre 2022, infatti, la nomina era stata pubblicata solo dal 10,4 % delle 288 PP.AA. sottoposte a rilevazione.
La percentuale degli Enti in regola con la pubblicazione dell’atto di nomina sale al 13,8% se si tengono in considerazione anche gli atti di nomina pubblicati in seguito alla Pec di Anorc, quelli comunicati dall’Ente ad Anorc ma non pubblicati, i nominativi presenti nel Manuale ma senza atto di nomina formale e gli atti di nomina che riportano un nominativo differente da quello indicato nel Manuale.
Linee Guida Agid: gli Enti presi in esame
Dell’elenco fanno parte gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale, la presidenza del consiglio dei Ministri e i ministeri, le Agenzie fiscali, gli Enti di regolazione dell’attività economica, gli Enti produttori di servizi economici, le Autorità amministrative indipendenti, gli Enti a struttura associativa, gli Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali.
Vi rientrano anche gli Enti e Istituzioni di ricerca, gli Istituti zooprofilattici sperimentali, le Regioni, le Province Autonome, le Città Metropolitane, le Aziende sanitarie e gli stessi Enti indicati dall’Istat nella serie generale della Gazzetta Ufficiale n. 234 del 30 settembre 2021.
“Nell’ambito delle Aziende sanitarie, 2 su 98, il 2,04% degli Enti della categoria”, ha affermato il Presidente di ANORC, Giovanni Manca, “sono risultate in regola su entrambi gli adempimenti. Abbiamo rilevato 23 documenti tra Manuale di gestione e Manuale di protocollo risalenti a periodi che vanno dal 2010 al 2018. Due hanno pubblicato dopo il 30 settembre, una ha pubblicato il Manuale del fornitore del servizio di conservazione. Con riferimento alla nomina del responsabile siamo stati informati che altri 13 hanno adempiuto in forma esplicita o in forma implicita (2 hanno designato genericamente il responsabile Ict) e altri 3 hanno adempiuto dopo la nostra comunicazione“.
Accendendo i riflettori sugli Enti e gli Istituti di ricerca, 3 su 26, l’11, 53% degli enti nella categoria, sono risultati in regola, sia sulle Linee Guida Agid che sulla nomina del Responsabile della conservazione. Altri 4 hanno pubblicato il Manuale di gestione. Con riferimento alla pubblicazione della nomina del Responsabile della conservazione, uno ha nominato genericamente il responsabile di area; uno nominato dopo la comunicazione Anorc e uno in fase di nomina. Nell’ambito delle Agenzie fiscali, su tre esaminate, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Tutte tre presentano Manuale di gestione o protocollo datati 2014 e 2016. Stesso discorso per gli Organi costituzionali e di rilievo costituzionale: nessuno dei 9 esaminati è risultato in regola su entrambi gli adempimenti.
Gli esperti ANORC hanno poi sottolineato come prendendo in esame i dati che provengono dagli Enti territoriali maggiori, la situazione sia invariata.
La situazione delle città metropolitane
Le cose non vanno meglio nell’ambito delle Città Metropolitane: su 14 esaminate, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Una ha pubblicato il Manuale di conservazione e altre 4 hanno pubblicato il Manuale di conservazione non aggiornato (2015 e 2017) oppure il Manuale di gestione documentale non aggiornato (2012 e 2015). Con riferimento alla pubblicazione della nomina del Responsabile della Conservazione, quattro hanno adempiuto di cui 1 indicando genericamente la responsabilità in capo al dirigente di Area.
Analizzando le provincie autonome di Trento e Bolzano, nessuna è risultata in regola su entrambi gli adempimenti. Entrambi gli Enti hanno pubblicato il Manuale che non risulta aggiornato (2016, 2015). Nessuna ha pubblicato l’atto di nomina del Responsabile della conservazione.
“Purtroppo”, ha sottolineato il Presidente di ANORC Professioni, Andrea Lisi, “la rilevazione ha espresso dati inaspettatamente bassi in riferimento agli adempimenti previsti. E probabilmente dovremmo considerare la magra consolazione di poter affermare che almeno 10 Enti (3,47% del totale) ci hanno risposto confermando di aver provveduto all’adeguamento in seguito alla nostra comunicazione di rilevazione oppure di aver iniziato l’iter di adeguamento. Possiamo solo fare meglio e, a mio avviso, investendo non solo in tecnologia, ma anche e soprattutto in competenze il Sistema Paese potrà sviluppare quel salto di qualità in ambito digitale che si auspica da più di trent’anni“.
