Nonostante gli ingenti investimenti, manca ancora la consapevolezza dell’importanza della digitalizzazione per il miglioramento delle performance

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Negli studi di commercialisti e consulenti del lavoro, nonostante la forte sensibilizzazione sui temi della Digital Transformation, è ancora molto diffuso l’uso del cartaceo. Secondo i dati dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, negli ultimi anni gli investimenti ICT realizzati dagli studi professionali italiani sono aumentati del 2,5% con una spesa media individuale di 9 mila euro, ma oltre il 35% degli studi valuta l’investimento ininfluente. Vi è ancora scarsa consapevolezza nel capire quanto la digitalizzazione sia determinante per risparmiare sui tempi di elaborazione, limitando gli errori e facilitando il cash flow, oltre a migliorare la trasparenza delle fonti di reddito e ridurre i numerosi spazi dedicati agli archivi fisici.

Per diversi professionisti lo scanner è ancora una lastra orizzontale di vetro, collocata su una stampante multifunzione: una soluzione ingombrante, che oramai appartiene al passato e non è paragonabile agli attuali scanner in commercio. Con le recenti soluzioni a disposizione, tra cui gli scanner portatili, passare al digitale diventa più facile per le aziende, in particolare modo per i commercialisti e i consulenti.

La scansione digitale dei documenti offre agli operatori contabili maggiori vantaggi, perché le funzioni presenti nei moderni scanner professionali trovano applicazione in molti degli scenari in cui un operatore contabile opera ogni giorno. Il software di riconoscimento testi fa risparmiare tempo, rendendo più facile la ricerca dei documenti, mentre i dati vengono elaborati più in fretta, senza doverli inserire manualmente. Anche la possibilità di scansionare fogli multipli in un solo passaggio è un gran risparmio di tempo.

Dotando ogni operatore di uno scanner professionale da scrivania o portatile con il quale acquisire velocemente qualsiasi documento, si può ottenere un notevole risparmio di tempo integrando pile di documenti cartacei in processi digitali semplicemente premendo un tasto, operazione che non richiede particolari competenze tecniche da parte dell’utente. Con gli attuali scanner professionali si possono inviare i documenti al software di contabilità preferito, tramite la maggior parte dei dispositivi più diffusi: dai tablet o smartphone che usano Android o iOS ai PC o ai Mac, e persino al cloud software preferito.

Gli scanner Fujitsu ScanSnap, per esempio, consentono di integrare ogni documento acquisito in un Quick Menu con pochi clic del mouse e poi trasferirlo dal Quick Menu all’applicazione desiderata. Ad esempio è possibile convertire una tabella stampata direttamente in un foglio Excel editabile. Il Quick Menu può essere configurato anche come software Scan-to-Cloud, in modo da inviare automaticamente i documenti al servizio cloud selezionato.

Tra questi sono compresi alcuni dei principali software di contabilità in cloud e di gestione fatture, come ad esempio QuickBooks Online (software di contabilità), Expensify (per la gestione di ricevute e spese e l’integrazione della contabilità), Concur Expense (per la gestione delle ricevute e l’automazione delle note spese), e Shoeboxed (che trasforma le ricevute in un archivio online organizzato).

Il mondo dei professionisti ha ormai compreso come sia imprescindibile una gestione più evoluta, e quindi digitale, dei documenti. Troppo spesso però la digitalizzazione dei documenti avviene con strumenti inappropriati. Spesso ci si accontenta di un oggetto come i dispositivi multifunzione che già si possiedono per iniziare dei processi di trasformazione digitale che di fatto richiederebbero l’uso di periferiche più evolute” ha dichiarato Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Managerd di PFU (EMEA) Limited.