Fidelidade, gruppo assicurativo portoghese fondato nel 1808, si è affidato a Vortal società operante nel settore dell’e-procurement con 20 anni di esperienza a livello internazionale, per migliorare il processo di approvvigionamento, estendendo il modello centralizzato in Portogallo anche alle sedi a Capo Verde, Perù e, prossimamente, Angola e Mozambico, modulando la soluzione con le diverse esigenze locali.
Nel 1995 Fidelidade ha iniziato la sua espansione in Spagna e oggi è presente in 11 paesi. Nel 2015 è stata creata la divisione procurement del gruppo. Il gruppo assicurativo e Vortal hanno organizzato l’evoluzione delle funzioni di approvvigionamento, dalle RFP e-mail/Excel alle soluzioni di eSourcing interamente SaaS, utilizzate da aree geografiche e team differenti.
Questo comportava una distribuzione geografica delle soluzioni, supportata da un solido programma di change management. Inizialmente, la soluzione Vortal è stata implementata solo dal team centrale di Fidelidade in Portogallo. Una volta acquisita familiarità con il progetto, Sofia Lopes, Procurement Manager, e i consulenti di Vortal sono stati incaricati di estenderlo a nuove aree geografiche, avendolo già implementato a Capo Verde e in Perù, e con gli obiettivi a breve termine di Angola e Mozambico, configurando i requisiti nazionali e consentendo ai team locali di diventare più efficienti grazie all’uso di una soluzione centralizzata.
Fidelidade è riuscita a rispondere a esigenze diverse, introducendo tecnologie per automatizzare le attività di approvvigionamento quotidiane, consentendo alle risorse di avere uno sguardo più ampio e di creare, quindi, maggior valore. Nell’ambito di questo programma, Fidelidade aveva tre obiettivi principali: ottenere maggiori risparmi, ridurre il carico di lavoro e il tempo necessari per completare i normali progetti di approvvigionamento, unificare il processo di approvvigionamento nelle varie aree geografiche e centralizzare tutti i processi negoziali.
Questi obiettivi sono stati tutti raggiunti:
- Maggiori risparmi: grazie alla centralizzazione di alcuni acquisti e all’utilizzo di una piattaforma in grado di garantire un network di fornitori già registrati e classificati ha consentito di aumentare notevolmente la concorrenza nelle procedure di gara e quindi di massimizzare i savings;
- Maggiore efficienza: attraverso la condivisione di informazioni dettagliate sia internamente che verso il mercato di fornitura, automazione di attività interne, analisi e comunicazioni automatizzate di massa con i fornitori;
- Unificare il processo in diverse aree: qualsiasi membro di un team di Fidelidade (con autorizzazioni) è in grado di accedere rapidamente alle informazioni su qualsiasi dispositivo.
“Uno dei grandi vantaggi del software Vortal è la sua capacità di mettere in collegamento fornitori e acquirenti in modo più agile. Fidelidade sta estendendo questa soluzione ad altri team operativi internazionali al fine di consentire una comunicazione più agevole tra colleghi di aree geografiche diverse. Inoltre, avere reparti diversi che utilizzano lo stesso strumento di lavoro ha portato all’adozione di procedure e flussi di lavoro simili, da sempre l’obiettivo di ogni azienda”, ha commentato Sofia Lopes, Procurement Manager di Fidelidade.
