Quando frodi interne colpiscono un’azienda, possono avere conseguenze molto negative, non solo dal punto di vista finanziario o legale ma anche in termini di perdita di reputazione aziendale. Molte aziende però non prestano loro l’attenzione che meritano e, quando vengono individuate, spesso è troppo tardi. Per studiare questo fenomeno, Emburse Captio ha realizzato una nuova edizione del rapporto “L’impatto delle frodi interne sulla gestione delle spese nelle aziende italiane”, nel quale sono stati analizzati i diversi tipi di frodi esistenti e come queste colpiscono le aziende in base alla loro dimensione. L’obiettivo della ricerca è stato quello di proporre misure efficaci contro un problema che affligge la stragrande maggioranza delle aziende e di sensibilizzare sull’impatto economico e generale che hanno le frodi interne.
“Nel 2022, per le aziende e per la maggior parte della società, il contesto post-pandemia si è fatto sentire nella ripresa finanziaria tornando ai valori pre-Covid, e l’obiettivo principale è stata la riduzione dei costi e il controllo della fiscalità. Tornano anche ad avere particolare rilevanza l’analisi delle spese del personale, dei costi legati alla produzione o di quelli legati alla gestione amministrativa dell’impresa, con molta attenzione alle cosiddette spese occulte”, commenta Francesco Campana, Sales Director Italia di Emburse Captio. “Le irregolarità di gestione riducono in modo significativo la competitività delle aziende e ostacolano il processo decisionale a causa dell’alterazione dei dati disponibili. Questo rapporto nasce per determinare la portata delle frodi interne nelle imprese, eliminare gli effetti negativi di questo costo interno e rendere le aziende più efficienti”.
Il nuovo Rapporto di Emburse si compone di 2 parti:
- la prima contiene l’analisi e la tipologia delle frodi interne rilevate, effettuata con un campione di dati interni di Emburse del 2022,
- mentre nella seconda sono esposte le conseguenze delle frodi interne ed è spiegato come evitarle.
Per redigerlo, Emburse ha analizzato un campione di 635.131 spese di viaggi di lavoro raccolte nelle note spese dichiarate da 121 aziende nel corso del 2022 e corrispondenti a 10.254 lavoratori in trasferta.
Cosa dicono i dati
Le aziende che destinano più risorse per rilevare le frodi interne sono le imprese di medie (36%) e grandi (91%) dimensioni, che hanno più spese di personale, mentre solo l’81% delle piccole imprese hanno configurato avvisi per monitorare le possibili frodi, nonostante nessuna delle categorie prese in esame sia immune dalle frodi.
Tramite il modulo di verifica delle politiche di spesa di Emburse, funzionalità della piattaforma che consente di controllare e rilevare automaticamente le spese comunicate dai propri lavoratori che non rispettino le politiche aziendali e che potrebbero quindi essere fraudolente, è stato inoltre possibile rilevare le principali tipologie di frode. La maggior parte delle frodi si concentra in tre categorie:
- caricare vecchie spese (22%, si tratta di importi che non corrispondono al periodo a cui fa riferimento la nota spese presentata),
- caricare lo stesso scontrino più volte (20%)
- e modificare le informazioni sulla ricevuta (30%, quando lo scontrino è stato in qualche modo manomesso).
Nell’ultimo rapporto di Emburse si rileva una leggera diminuzione delle vecchie spese che vengono nuovamente segnalate all’azienda, mentre il numero degli scontrini che vengono caricati più volte è in calo rispetto all’edizione precedente. I tentativi di modificare le informazioni della ricevuta di pagamento sono invece aumentati dell’8%. Se guardiamo alle altre modalità fraudolente, rimangono stabili sia il tentativo di superare l’importo massimo autorizzato sia quello di ottenere rimborsi per spese nei giorni festivi, nei fine settimana o durante le ferie.
Analizzando le conseguenze negative delle frodi interne, la più evidente è senza dubbio il costo economico diretto che comporta per le aziende, che per le realtà analizzate ammonta a quasi 5 milioni di euro, con una media di 39.570 euro all’anno per azienda. Rispetto alla rilevazione precedente, si registra un incremento del 57,5%. Le maggiori frodi corrispondono alla pratica degli scontrini modificati (1,95 milioni di euro), seguita dai vecchi scontrini (0,96 milioni) e dal superamento dell’importo massimo stabilito (1,04 milioni). L’importo medio di ogni scontrino fraudolento è di 52,4 euro.
Tuttavia, il costo medio delle frodi per dipendente è di 467 euro, decisamente superiore ai 312 euro rilevati nel rapporto dell’anno precedente, che teneva ancora conto delle limitazioni causate dalla pandemia: maggiore è la mobilità maggiori sono le frodi e, ovviamente, aumenta anche il costo medio della frode per dipendente. A questi dati si aggiungono le conseguenze legali e altre conseguenze, magari meno tangibili ma sicuramente dannose: dalla perdita di competitività dei costi al maggiore investimento in audit, per arrivare a errori nella strategia commerciale, alla diminuzione della produttività e alla perdita di reputazione dell’azienda se investitori, clienti o fornitori scoprono che i lavoratori dell’azienda stessa hanno commesso delle frodi e ritengono di vedere questa situazione come il risultato dell’incuria dell’azienda stessa.
Come evitare le frodi interne?
La buona notizia è che è possibile evitare le frodi interne in azienda. Esistono sempre misure ed iniziative che le aziende possono mettere in atto per ridurre al minimo le possibilità di subire frodi, ma per far questo è necessario che tutti i dipartimenti vengano coinvolti. Emburse ha raccolto tutte le misure necessarie alla prevenzione in un decalogo all’interno del Rapporto:
- Creare una politica aziendale per viaggi e spese: il primo passo e il più importante per ridurre al minimo sia le perdite involontarie sia le frodi è stabilire una politica articolata per le spese di lavoro e di viaggio, oltre a garantire che tutti i membri dello staff la leggano, comprendano e seguano. Meglio ancora, è necessario assicurarsi di essere in grado di supportare diverse politiche per scenari o membri dello staff diversi.
- Automatizzare l’applicazione delle politiche aziendali con strumenti specifici: la gestione manuale delle spese può essere complicata e lenta, soprattutto se sono presenti più livelli all’interno di una stessa politica aziendale. L’automatizzazione elimina la necessità di rivedere le politiche prima di approvarle e anche l’eventuale conflitto tra dipendente e supervisore, bloccando gli invii di spese non previste o chiedendo una spiegazione per eventuali eccezioni.
- Integrare avvisi e strumenti di prenotazione viaggi e sistemi di spesa: è possibile applicare automaticamente le politiche di viaggio e richiedere che tutti i viaggi siano prenotati in modo centralizzato, evitando altri strumenti di prenotazione online. L’integrazione degli strumenti di prenotazione viaggi nel sistema di gestione delle spese può anche semplificare le approvazioni e il processo di riconciliazione bancaria.
- Consentire denunce anonime: un caso su cinque di frodi interne viene rilevato a seguito della denuncia di un dipendente. Spesso però non si preferisce tacere per paura di sbagliare, di quello che diranno gli altri o di danneggiare il clima tra colleghi. Per questo motivo è importante che l’azienda disponga di un canale di segnalazione anonimo e di un protocollo a tutela dei lavoratori che denunciano eventuali frodi interne.
- Tracciare il chilometraggio digitale mappato: il tracciamento elettronico del chilometraggio, con l’invio delle spese insieme a una mappa che mostra il viaggio, permette di elimina la possibilità di gonfiare le distanze per aumentare il rimborso chilometrico.
- Distribuzione dei ruoli per la revisione delle spese: per ridurre al minimo i rischi di frode, è possibile segmentare le funzioni e distribuire i ruoli di supervisione, basando la revisione delle spese aziendali su workflow come fa la piattaforma Emburse, in cui un utente supervisore riceve i rapporti dal suo staff e decide se approvare le spese, rifiutarle o approvarle parzialmente.
- Implementare e adottare le misure necessarie: è essenziale disporre di strumenti di rilevamento, di un quadro normativo o di canali di segnalazione, ma nessuna risorsa sarà utile se non viene utilizzata. Applicando invece tutte queste misure in modo continuo, sarà possibile ridurre le possibilità di frodi interne e la loro portata: eliminarle al 100% è più difficile, quasi impossibile, ma bisogna provarci.
- Non dimenticare di formare il personale: la formazione ha un ruolo essenziale nella prevenzione delle frodi interne, deve essere preso in considerazione un adeguato programma di formazione dei dipendenti per sensibilizzare e allineare tutti i membri alle politiche aziendali.
- Realizzare audit periodici: si stima che la metà delle frodi interne nelle aziende viene rilevata grazie agli audit interni, strumenti utili non solo per rilevare le frodi ma anche per scoraggiare i dipendenti dal commetterle. La strategia più efficace è affiancare agli audit interni, più frequenti e sistematizzati, altri esterni, più approfonditi e dettagliati.
- Analizzare le spese per individuare potenziali modelli di comportamento fraudolento: l’analisi delle spese apporta molti vantaggi all’azienda ed è anche uno strumento fondamentale per identificare e successivamente prevenire i costi derivanti da frodi interne. Attraverso una buona analisi delle spese, è possibile registrare modelli di comportamento presumibilmente fraudolenti e rilevare frodi che altrimenti passerebbero inosservate.
