Qonto ha dedicato la sua ultima ricerca all’ottimizzazione della gestione delle spese aziendali di startup e PMI e ha stilato dei consigli utili da seguire.

gestione delle spese aziendali

Secondo una ricerca svolta da Qonto, l’introduzione di sistemi digitali ha reso più efficiente il processo di gestione delle note spese aziendali per moltissime imprese che li utilizzano. L’indagine rileva inoltre che il 73% delle imprese utilizza questo tipo di strumenti.

Il tempo mediamente impiegato per la gestione delle note spese aziendali che non utilizzano strumenti digitali è pari a circa 46 minuti, a cui si aggiunge il tempo che viene impiegato dal reparto amministrativo per la gestione delle stesse (in particolare per il 46.36% degli intervistati il tempo medio è tra i 10 e i 30 minuti, mentre per il 27.27% tra i 30 minuti e 1 ora).

La gestione finanziaria e contabile richiede molto tempo e fatica, inoltre le spese aziendali sono strettamente regolate dalla legge e ci sono degli obblighi da rispettare e partendo da questi dati, Qonto ha stilato quattro consigli per ottimizzare la gestione delle spese aziendali, rivolti in particolare a startup e PMI.

  1. Creare specifiche policy per la gestione delle spese

La gestione delle spese aziendali coinvolge tutti gli attori di un’azienda – manager, dipendenti e team finanziario – e ha un impatto concreto sulle attività svolte quotidianamente, nei tempi e nei costi. Un modo per aumentare l’efficienza in quest’ambito, è elaborare policy aziendali ben definite e condivise. Concretamente, una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che contiene le misure per regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali. All’interno del documento di policy vengono definiti l’elenco dei costi ammissibili, il limite massimo per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni accessorie.

Un’impresa può creare una policy generale per la gestione delle spese e policy specifiche per diversi ambiti, in base alle proprie esigenze, ad esempio:

  • Travel Policy
  • Office Management expense policy
  • Event Management expense policy

Per una corretta implementazione è consigliabile condividere le policy per la gestione delle spese aziendali con tutti i nuovi arrivati e possibilmente creare sessioni di formazione ad hoc.

  1. Digitalizzare la gestione delle note spese

L’introduzione di appositi sistemi digitali ha reso più efficiente il processo di gestione delle note spese aziendali per oltre il 92% delle imprese che li utilizzano, secondo una ricerca svolta da Qonto, che rivela che il 73% delle imprese utilizza questo tipo di strumenti. La survey ha inoltre evidenziato che il tempo mediamente impiegato per la gestione delle note spese aziendali che non utilizzano strumenti digitali è pari a circa 46 minuti, a cui si aggiunge il tempo che viene impiegato dal reparto amministrativo per la gestione delle stesse (in particolare per il 46.36% degli intervistati il tempo medio è tra i 10 e i 30 minuti, mentre per il 27.27% tra i 30 minuti e 1 ora).

Solo l’80% degli intervistati che utilizzano metodi tradizionali per l’elaborazione di note spese aziendali si sono detti soddisfatti del sistema utilizzato, mentre questo dato raggiunge il 91% nel caso di imprese che utilizzano strumenti digitali e raggiunge addirittura il 96% nel caso delle imprese che utilizzano Qonto, che permette di risparmiare tempo, non solo digitalizzando le note spese, ma facendolo direttamente all’interno del proprio conto business: basta scattare una foto allo scontrino e caricarla sull’app in pochi clic.

  1. Assegnare strumenti di pagamento su misura

La ricerca di Qonto ha evidenziato che oltre il 66% delle imprese fa utilizzo costante (almeno una volta a settimana) di carte aziendali, eppure, per oltre l’80% degli intervistati, all’interno dell’azienda sono presenti un massimo di 5 carte.

Aumentare la disponibilità di carte di pagamento per i dipendenti può aiutare aziende in crescita e imprese sempre più grandi nel semplificare la gestione delle spese del team. Anche in questo caso, un business deve trovare il metodo più adatto alle proprie esigenze e scegliere tra le tipologie di carte esistenti, sempre più varie.

  1. Delegare, senza perdere il controllo

Secondo quanto emerso dall’indagine Qonto, per oltre il 41% delle imprese intervistate, le la Gestione delle spese aziendali viene affidata a una singola persona designata che effettua le spese e raramente delega, mentre per oltre il 45% alcune figure sono responsabili di centralizzare ed effettuare le spese. Solo nel 12% circa dei casi la maggior parte dei dipendenti ha accesso a metodi di pagamento aziendali e li usa quando necessario.

In questo modo, imprenditori e top manager rischiano di perdere molto tempo ed energie, che potrebbero dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto per l’impresa, in compiti amministrativi, gestione di richieste di bonifico e pagamenti.

Una gestione collaborativa delle spese aziendali, invece, può essere più efficiente per tutte le persone coinvolte all’interno di un’impresa. L’unica clausola affinché i vantaggi siano reali e condivisi, è l’adozione di sistemi adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo, dotando i dipendenti di metodi di pagamento, definendo ruoli specifici per i processi approvativi e utilizzando strumenti che supportano questo tipo di organizzazione. In questo modo i benefici sono molteplici:

  • I manager beneficiano di un aumento della produttività e di prestazioni migliori, che quindi promuovono la crescita globale dell’attività;
  • Il CFO (o il Dipartimento Finanziario) può finalmente abbandonare la gestione delle note spese per dedicarsi a operazioni più strategiche;
  • I dipendenti non devono più anticipare spese per conto dell’azienda né aspettare mesi per ottenere un rimborso: si risparmia tempo e si guadagna in autonomia e serenità. Infatti, Qonto ha rilevato che il 90% dei dipendenti che non anticipano denaro è soddisfatto della gestione aziendale delle note spese, mentre per quanto riguarda i dipendenti che anticipano denaro, l’86% è soddisfatto.

In aggiunta, la gestione collaborativa delle spese aziendali consente di strutturare maggiormente i team interni, responsabilizzando non solo chi ricopre il ruolo di leader ma anche tutti i membri del team. In questo modo, da un lato i dipendenti possono far riferimento ad un chiaro processo per la gestione di ricevute e fatture, dall’altro i team leader possono identificare ed analizzare con maggior facilità:

  • La tipologia di spese da sostenere
  • L’importo e la frequenza delle spese sostenute
  • La distribuzione delle spese all’interno del team
  • Eventuali problemi riscontrati
  • Il tempo dedicato alla gestione delle spese aziendali