Con il nuovo anno molti lavoratori sono tornati a lavorare in presenza, per qualcuno invece prosegue lo smart working. Indipendentemente dalla modalità con cui viene svolto, il lavoro è sempre scandito da attività da portare a termine, scadenze, esigenze di coordinamento e imprevisti e non sempre è facile riuscire a gestire tutto mantenendo un alto livello di produttività. Ma cosa significa essere produttivi? Significa in primo luogo essere in grado di portare a termine nel minor tempo possibile tutte le attività che ci si è prefissati. Per farlo è necessario trovare le strategie più efficaci per organizzare il lavoro, raggiungendo i risultati definiti. Ascensio System, azienda lettone operante nel settore IT sviluppatrice di ONLYOFFICE Workspace, un pacchetto completo pensato per aumentare la produttività sul lavoro, ha elaborato un vademecum di 5 consigli pensati per chi vuole migliorare la propria performance sul lavoro in modo semplice ed efficace.
- Parola chiave: programmare. La prima cosa da fare quando ci si accinge ad affrontare la giornata lavorativa è quella di creare una to-do list completa, facendosi aiutare anche da un calendario, che comprenda tutte le attività da portare a termine durante la giornata, ordinate in base alla loro importanza. In questo modo sarà più facile tenere traccia dei compiti portati a termine con successo e di quelli che invece sono ancora in progress. In secondo luogo, per aumentare la produttività sul lavoro, è molto importante stabilire le priorità, definendo quali saranno gli obiettivi principali della giornata e concentrandosi per portarli a termine, senza cadere nella tentazione del multitasking.
- Gestire al meglio il tempo. Definire una to-do list è sicuramente un buon punto di partenza per aumentare la produttività sul lavoro, successivamente sarà poi necessario passare ad organizzare la giornata dal punto di vista pratico. Quando ci si trova a dover lavorare a più progetti in contemporanea, il tempo può essere un prezioso alleato, se si sa come gestirlo. Il modo migliore per farlo è quello di programmare su cosa si intende lavorare e in quale momento della giornata. Se la giornata viene organizzare in slot temporali, sarà più semplice gestire la to-do list.
- Porsi degli obiettivi. Quando si pensa alla produttività, si è portati a pensare che essere produttivi coincida con il portare a termine il maggior numero di compiti in contemporanea. Niente di più sbagliato per aumentare la produttività sul lavoro. La produttività consiste infatti nella capacità di organizzare al meglio i propri compiti, svolgendoli al meglio in base alle proprie abilità. Per questo motivo è consigliabile fissare degli obiettivi realistici in base alla giornata, oppure in base a periodi di tempo più lunghi. Avere degli obiettivi irrealistici può essere controproducente e aumenterà la probabilità di compiere degli errori.
- Il potere della concentrazione. Se si hanno tante cosa da fare e la giornata lavorativa diventa impegnativa, una delle principali tentazioni a cui resistere è quella di posticipare alcuni compiti prefissati. Procrastinare significa non essere in grado di gestire efficacemente il proprio tempo, e per sua natura non è una strategia vincente. Un modo molto efficace per evitare di diventare “procrastinatori cronici” e aumentare la produttività sul lavoro è quello di mantenere sempre alta la concentrazione e il focus sugli obiettivi che si desidera raggiungere, ad esempio impostando dei promemoria che ricordino le scadenze prefissate.
- Scegliere gli strumenti giusti per gestire i documenti. Ogni giorno chi lavora ha a che fare con accordi, contratti, piani di bilancio, proposte e molti altri documenti simili e gestirli può non essere semplice. Per aumentare la produttività sul lavoro può essere utile usare soluzioni semplici e agevoli che permettano di creare moduli online. In questo modo sarà semplice lavorare insieme ai colleghi in tempo reale e facilmente, condividendo i moduli con altri utenti che possono compilarli sempre online.
