Come riprodurre a casa la forma mentis dell’ufficio: cinque consigli per i lavoratori

Lavoro da remoto, l'Italia non è ancora pronta

In queste ore, la parola d’ordine per le imprese che rischiano di rimanere ferme a causa dell’emergenza sanitaria per il nuovo Coronavirus è smartworking. Nelle regioni più colpite dal contagio si cerca di limitare al massimo gli spostamenti e, mentre uno dei decreti attuativi del DL 23 febbraio 2020 n. 6 facilita l’adozione del telelavoro (come sperimentato su scala più piccola per il crollo del ponte Morandi), è già massiccio in moltissime aziende il ricorso al lavoro agile.

“Questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento: ne è convinto Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia, società di consulenza specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management assieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation. Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza –. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà mettere in campo qualche sforzo in più, ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività.”

Per attuare forme di lavoro agile in modo efficace, prevedendo i possibili intoppi e preparando dipendenti e management a lavorare in modo nuovo, Methodos ha stilato una serie di consigli rivolti sia ai lavoratori, che magari si trovano a fare smartworking per la prima volta nella vita, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti.

“Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos. Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata.”

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque:

  1. Stabilire chiaramente gli orari. “È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro – spiega Giuseppe Geneletti. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere.”
  2. Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). “Non è necessario essere iper-formali e in giacca e cravatta – commenta sempre Genelettima passare dalla modalità “da casa” a quella “da lavoro” è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte.”
  3. Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. “Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro – spiega l’esperto di Methodos. Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno.”
  4. Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. “Sono elementi  importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti” sottolinea Geneletti.
  5. Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. “Per sfruttare al meglio il tempo è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l’utilizzo.”

Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso. «Le tecnologie rendono le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati ma con gli strumenti che tutti hanno a casa – commenta Giuseppe Geneletti –. Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti». Ecco quindi alcuni consigli utili:

  • Prima dei meeting digitali
    • Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento
    • Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. “Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali” sottolinea Geneletti.
    • Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms, ecc.)
    • Non affrontare un numero eccessivo di argomenti
  • Durante chiamate e videoconferenze
    • Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
    • Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
    • Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione
    • Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.
    • Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: “Cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale” – puntualizza Geneletti, dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo.”
    • Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.