Intranet efficaci cambiano i processi aziendali, aumentano il coinvolgimento dei collaboratori, e facilitano la ricerca di informazioni

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Secondo Marcello Ricotti, CEO di Ariadne Digital, “Viviamo in un’epoca in cui gli uffici sono sempre più smaterializzati e la comunicazione gioca un ruolo sempre più centrale. Ci sono team che lavorano a migliaia di chilometri di distanza, si fanno call con persone sparse in ogni angolo del globo o, più semplicemente, si sceglie di lavorare da remoto senza recarsi quotidianamente in ufficio. E questo nuovo approccio al lavoro ha una conseguenza ben precisa: la necessità di creare intranet evolute ed efficienti che possano migliorare la comunicazione, aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse, facilitare i processi e rendere più semplice la ricerca di informazioni.”

Intranet ben costruite, infatti, possono cambiare notevolmente i processi aziendali, aumentare il coinvolgimento dei collaboratori, facilitare il lavoro e rendere più semplice la ricerca di informazioni.

Quali sono gli errori più comuni quando si costruisce una intranet?

  1. Nessun coinvolgimento degli utenti finali. Non chiedere a chi userà quotidianamente la intranet informazioni sul proprio lavoro, quali sono le informazioni necessarie o gli strumenti più utili può rivelarsi fatale. Coinvolgere gruppi di utenti chiave e cercare di capire i loro reali bisogni è indispensabile per costruire una rete davvero efficace.
  2. Dare priorità alla tecnologia. Pensare che le intranet siano tutte uguali è un errore molto comune, ma davvero molto grave. Adottare un approccio user-centered e fare in modo che la scelta tecnologica agevoli il progetto piuttosto che ostacolarlo si rivelerà la scelta vincente.
  3. Mettere i propri obiettivi davanti a tutto e tutti. Non considerare gli obiettivi di tutti gli stakeholder è il primo passo verso il fallimento.
  4. Implementare tutto e subito può non rivelarsi una buona idea, anzi. È molto meglio stilare un elenco di priorità delle funzionalità da realizzare, implementando prima ciò che porta davvero valore per l’azienda e gli utenti e procedere poi con revisioni successive.
  5. Non realizzare un prototipo. Il prototipo non è affatto una perdita di tempo o di soldi: avere feedback costanti è un fondamentale per capire se la direzione intrapresa è quella giusta. È una scelta che, nel lungo periodo, si rivelerà indispensabile e che farà risparmiare parecchio denaro.
  6. Non fare alcun test di usabilità. Uno degli errori più gravi è quello di non fare i test di usabilità per capire se ciò che è stato progettato è davvero utile. A intervalli periodici, è consigliabile fare i test di usabilità per capire se si trovano le informazioni necessarie e se il lavoro è davvero agevolato grazie alla intranet.
  7. Saltare il beta testing. Coinvolgere alcuni utenti motivati e far provare loro la intranet per un periodo di tempo prima di avviare su larga scala non deve essere considerato un passaggio inutile. È davvero indispensabile per non avere sorprese in futuro.
  8. Non fare formazione. Fare una buona comunicazione interna per il lancio e avviare un programma di formazione per tutti coloro che la utilizzeranno (redattori, amministratori, utenti finali…) è fondamentale per la buona riuscita del progetto.
  9. Lasciare che vada per la sua strada. Una volta lanciata la nuova intranet, non è tutto finito. La intranet, infatti, è parte integrante del processo di lavoro e deve essere costantemente seguita ed aggiornata, monitorata e gestita.
  10. Ignorare il comportamento degli utenti. Utilizzare una buona strategia di web analytics per monitorare il comportamento reale degli utenti per capire cosa utilizzano di più, quali sono i pattern frequenti e capire se ci sono margini di miglioramento è fondamentale.