La pandemia da Covid-19 ha portato numerosi sconvolgimenti in ambito lavorativo, complici anche le costanti innovazioni a livello tecnologico e digitale. Diverse aziende hanno iniziato a sperimentare il cosiddetto smart working, altre hanno implementato il remote working a cui già ricorrevano: ma cosa si intende con questi termini, che spesso vengono confusi e usati in […]

Remote Working

La pandemia da Covid-19 ha portato numerosi sconvolgimenti in ambito lavorativo, complici anche le costanti innovazioni a livello tecnologico e digitale. Diverse aziende hanno iniziato a sperimentare il cosiddetto smart working, altre hanno implementato il remote working a cui già ricorrevano: ma cosa si intende con questi termini, che spesso vengono confusi e usati in modo improprio? Come si può cercare di lavorare in modo efficace e produttivo in questo nuovo contesto? Proviamo a fare chiarezza in merito.

Lo smart working

Oggi viene chiamato “smart working” il semplice lavoro “da casa”, ma è un uso improprio del termine. Nella sua accezione originale, lo smart working è una modalità di lavoro per l’appunto smart, che si basa su obiettivi da raggiungere e sull’assenza di vincoli di orari e luoghi fissi di lavoro: il lavoratore può scegliere come organizzare il proprio tempo, conciliando vita privata e professionale, e tendenzialmente proprio per questo la sua produttività aumenta.

Lo smart working vero e proprio si fonda su quattro parole chiave:

  • tempo: il lavoratore agisce per obiettivi, dunque sa come calibrare e gestire il proprio tempo, senza orari fissi da ufficio, cercando di conciliare al meglio i momenti dedicati al lavoro e quelli riservati alla propria vita personale;
  • spazio: è possibile lavorare ovunque, sempre con lo scopo di raggiungere determinati obiettivi prefissati, ed è possibile rivoluzionare anche i luoghi dell’ufficio, pensando a spazi collaborativi e non più a singole scrivanie e postazioni;
  • tecnologia: grazie ai device digitali, alla connessione internet e ad altri importanti tools, è possibile ottimizzare i processi di lavoro e gestire in modo differente lo spazio e il tempo;
  • persona: il vero smart working mette al centro la persona e di conseguenza il team, affidando precisi obiettivi professionali, concedendo ai lavoratori maggiore fiducia, libertà e creatività. Questo genera in loro più soddisfazione e serenità a livello generale, che si traduce in maggiore impegno e produttività.

Il remote working e gli ambienti di lavoro ibridi

Il remote working, che in passato veniva chiamato anche “telelavoro”, invece, è un modo di lavorare totalmente slegato dal concetto fisico di ufficio: si può lavorare da ovunque si desideri in modo flessibile, anche in questo caso concentrandosi su specifici obiettivi professionali. L’aumento della produttività è garantito, così come la soddisfazione dei lavoratori, e per le aziende è possibile avere anche un notevole risparmio economico in termini di costi fissi e di gestione.

Ci sono oggi, poi, sempre più spesso, ambienti di lavoro ibridi, cioè che uniscono alcune caratteristiche del lavoro tradizionale a quelle dello smart working o remote working: per esempio, i dipendenti possono scegliere se lavorare in presenza oppure da casa durante la settimana, sempre in ottica di aumento della produttività parallelamente a una maggiore soddisfazione dei lavoratori.

Gli strumenti per il remote/smart working

Naturalmente, per consentire un lavoro da remoto agile e funzionale, l’aspetto tecnologico è fondamentale: i software aziendali come quelli offerti da Kyocera Document Solutions devono garantire ai lavoratori di reperire informazioni, materiali, documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo e le comunicazioni devono essere sempre garantite, tramite mail o videocall. Tutto deve essere digitalizzato per poter essere sempre a disposizione e funzionale.

Esistono oggi alcuni strumenti pensati proprio a questo scopo: ad esempio gli ECM, acronimo che sta per Enterprise Content Management, che consentono proprio di gestire, archiviare e condividere documenti e contenuti aziendali in un unico luogo centralizzato, protetto e sicuro sul cloud, migliorando i workflow e i diversi processi operativi e permettendo l’accesso tracciato ai documenti – anche a specifiche persone – garantendone la totale sicurezza. Tutto il materiale archiviato tramite ECM è coerente e omogeneo, di facile consultazione: è assolutamente necessario che le aziende che attuano un lavoro ibrido o totalmente da remoto adottino soluzioni di questo tipo.