Le Risorse Umane sono spesso uno degli ultimi dipartimenti aziendali a essere coinvolti nel processo di digitalizzazione.
Non a caso la pandemia del 2020 ha colto impreparate moltissime PMI, che non disponevano della tecnologia necessaria per far lavorare e collaborare agilmente i propri dipendenti da casa.
Oggi l’attenzione dei dipartimenti HR si è quindi concentrata su software per la gestione delle Risorse Umane che siano in grado di digitalizzarne i processi, adattandoli così a una modalità di lavoro sempre più ibrida.
Condizione sempre più necessaria è che siano anche dei workflow management system. Siano, cioè, capaci di organizzare le attività in un flusso di lavoro digitale, favorendo il completamento dei processi e la collaborazione.
Nel settore HR l’esempio più eclatante di applicazione è quello dell’onboarding.
Per inserire un nuovo dipendente in azienda e farlo iniziare con il piede giusto occorre infatti portare avanti una moltitudine di attività coinvolgendo diversi dipartimenti.
Bisogna raccogliere e firmare documenti, attivare account su numerosi software, assegnare mentor, preparare la postazione di lavoro, pianificare visite mediche e corsi sulla sicurezza ecc.
L’onboarding diventa così molto più efficiente se viene affidato a un workflow digitale che organizza le attività e notifica sul da farsi tutti gli attori dei processi.
I vantaggi della digitalizzazione
Un Workflow Management System garantisce quindi maggiore efficienza, ma non solo. Ha anche altri vantaggi:
- Favorisce la collaborazione. Grazie a un sistema digitale si elimina il problema dei silos aziendali, ulteriormente esacerbato dal lavoro a distanza. È infatti il software a richiedere la collaborazione di dipendenti di ogni dipartimento per le attività a loro affidate.
- Fa rispettare le scadenze. I worflow management system comprendono un sistema di notifiche automatiche che avverte i collaboratori sulle attività da svolgere e sulle scadenze imminenti.
- Archivia tutti i dati. Nei software HR moderni le attività svolte e le modifiche ai dati vengono tracciate automaticamente, in modo da poter conoscere l’evoluzione di ogni processo.
- Rispetta i percorsi approvativi. I workflow digitali consentono di sottoporre i processi all’approvazione di una o più figure, rispettando le gerarchie aziendali.
Le applicazioni in ambito HR
I processi HR che possono essere digitalizzati con profitto da un workflow management system sono tantissimi. Eccone alcuni:
- Selezione dei candidati: il percorso di selezione di un candidato può essere digitalizzato in step. Il workflow management system può gestire l’invio di notifiche a candidati e recruiter e il coinvolgimento degli hiring manager (che potrebbero anche avere la facoltà di aprire nuovi processi di ricerca del personale) nella valutazione dei profili e nei colloqui.
- Richiesta e approvazione di ferie e permessi. Anche attività all’apparenza semplici possono trarre grandi vantaggi da una gestione digitale. Portare su un’unica piattaforma digitale un processo prima frammentato in email, conversazioni nei corridoi, telefonate, messaggi e fogli Excel comporta infatti un grande risparmio di tempo e un aumento dell’efficienza.
- Note spese. Come tanti altri processi che seguono un iter approvativo, anche la gestione delle note spese può essere affidata a un workflow digitale. I sistemi più evoluti comprendono calcoli automatici e l’integrazione con i software paghe.
- Valutazione del personale. Per rendere più interattivo il sistema di valutazione del personale e aumentare la percentuale di adozione conviene gestirlo con un workflow digitale, che informi valutato e valutatore quando è il loro turno di intervenire nel processo e garantisca massima trasparenza.
- Firma digitale. Uno dei workflow di più recente adozione nelle aziende è quello legato alla firma digitale dei documenti, molto utile nell’era del lavoro a distanza.
