Negli ultimi cinque anni abbiamo assistito a un cambiamento dal ritmo senza precedenti del nostro modo di operare, dal passaggio al lavoro da remoto e, più recentemente, all’accelerazione dell’integrazione di strumenti di intelligenza artificiale nei flussi di lavoro aziendali. L’avvento di chatbot con modelli linguistici di grandi dimensioni, ad esempio ChatGPT, Dall-E e Bard, ha trasformato il modo in cui le aziende interagiscono con i loro clienti, semplificano le operazioni e prendono decisioni strategiche. Molti ritengono che sia solo la punta dell’iceberg di come questi strumenti trasformeranno la vita lavorativa e spesso il dibattito verte sulle incredibili capacità del software, dalla scrittura di testi alla fornitura di consigli da parte di esperti con un semplice clic.
Tuttavia, alcuni sollevano dei dubbi. In particolare, alcuni esperti segnalano i limiti dell’AI e invitano gli utenti a tenerli presenti durante l’utilizzo, soprattutto in ambito lavorativo. Dai problemi di privacy dei dati, alla scarsa comprensione dei contenuti, fino alla possibilità di attingere a informazioni distorte, ci sono alcune ragioni evidenti per cui non ci si dovrebbe affidare ciecamente alle chatbot IA per ogni attività.
Anche le chatbot hanno punti deboli
Una lacuna insidiosa delle chatbot che la maggior parte degli utenti non prende in considerazione adeguatamente è la loro incapacità di accedere ai registri fisici, dove molte aziende conservano ancora dati e informazioni. È importante che tutti i manager comprendano che l’IA è progettata esclusivamente per lavorare con informazioni digitalizzate. Sebbene possa sembrare, grazie alle sue risposte rapide, spesso precise e dal tono umano, che una chatbot attinga a tutte le informazioni presenti sulla terra, la realtà è che il suo database è limitato ai dati digitalizzati. Ciò significa che le chatbot possono accedere e analizzare solo le informazioni inserite in un sistema informatico, che provengano da un dispositivo connesso, o siano state caricate manualmente o in qualsiasi altro modo per generare informazioni digitali. Sebbene la maggior parte delle aziende (il 68%, secondo un report di Quocirca) disponga di budget per la digitalizzazione e i suoi vantaggi siano ampiamente accettati, vi sono ancora molte aziende che conservano le informazioni in archivi fisici. La lenta adozione della digitalizzazione ha ridotto il loro potenziale di utilizzo dell’intelligenza artificiale, poiché i dati non possono essere facilmente inseriti nella chatbot. Scansionando i documenti, le aziende possono facilmente digitalizzarli e quindi aprirli a tutti i vantaggi che gli strumenti di IA possono offrire. Le imprese dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di investire nel proprio parco scanner per garantire processi di scansione accurati ed efficienti.
Al giorno d’oggi, le aziende non possono permettersi di correre alla velocità della carta. Con concorrenti di ogni settore che investono in strumenti di intelligenza artificiale per semplificare le operazioni, le imprese dovrebbero digitalizzare tutto il possibile per liberare l’intelligenza nascosta nei documenti cartacei. È sorprendente quanto tempo si possa risparmiare sul lungo periodo, ma tutto si basa sul passaggio dall’archiviazione fisica a quella digitale.
Il ruolo della GenZ nell’abilitare le capacità dell’IA in ufficio
Essendo la generazione più attenta alle nuove tecnologie, la GenZ ha adottato strumenti di IA come ChatGPT a un ritmo impressionante. Anche se ogni giovane non dovrebbe necessariamente essere considerato un guru della tecnologia in virtù della sua età, forse i GenZ hanno qualcosa da offrire alle generazioni più anziane quando si tratta di utilizzare questi nuovi strumenti. Essendo cresciuti come “nativi digitali”, i GenZer spesso comprendono le nuove tecnologie in modo intuitivo e relativamente facile, e possono usare la loro conoscenza per condividere le competenze con colleghi non altrettanto aggiornati sugli ultimi sviluppi. La sinergia tra generazioni in ufficio funziona in entrambi i sensi: i colleghi più anziani possono trasmettere ai più giovani la conoscenza della tecnologia fisica dell’ufficio e, a loro volta, i GenZer possono offrire spunti per l’implementazione dell’IA nei flussi di lavoro. Ogni ufficio è diverso, ma quando si tratta di tecnologia, la rapida accelerazione dell’innovazione negli ultimi anni ha giustificato una maggiore considerazione della comprensione della tecnologia da parte di tutti.
A cura di Massimiliano Grippaldi, Regional sales manager PFU Italia
