Digitalizzare i processi di vendita per migliorare l’efficienza operativa, velocizzare la generazione e la stipula dei contratti, razionalizzare tutti i processi e averli costantemente tracciati per ottenere in tempi brevi garanzia piena della firma: Sedamyl, azienda leader nella produzione di amidi, sciroppi di glucosio, proteine e alcool, ha raggiunto questi obiettivi grazie a SIAV, azienda specializzata nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per il miglioramento dei processi digitali, la gestione documentale e la dematerializzazione, che ha sviluppato una soluzione ad hoc per rispondere alle esigenze del cliente.
Sedamyl opera in un comparto in veloce evoluzione e intrattiene relazioni commerciali con mercati geograficamente distanti ed eterogenei. I suoi clienti vanno dalle aziende farmaceutiche al food processing, sino all’industria cartaria e degli imballaggi. Proprio quest’ultima, in particolare, rappresenta uno degli sbocchi più promettenti: viste le norme sul biodegradabile di prossima attuazione, l’attenzione delle filiere su imballaggi derivati dal mais si fa infatti sempre più elevata.
Una delle principali esigenze di Sedamyl era quella di trovare una soluzione capace di dialogare in modalità bidirezionale con il gestionale SAP già presente in azienda. Le soluzioni di mercato, a un primo sguardo, sembravano infatti soddisfare soltanto le sue necessità di efficienza, ma senza alcun dialogo con i sistemi aziendali.
SIAV è riuscita invece a colmare questa lacuna e la soluzione dell’azienda padovana si è rivelata efficace per Sedamyl, proprio per la sua capacità di porre l’attenzione ai processi di vendita nel loro complesso. Il processo di digitalizzazione delle vendite avviene oggi attraverso un workflow in cinque fasi. La prima prevede la produzione di un file PDF con il riepilogo degli ordini e il draft del contratto. Nella seconda, il documento viene inoltrato all’area commerciale per un processo di approvazione interna che richiede la firma elettronica di account manager e direzione commerciale. La terza fase, quella cruciale, consiste infine nell’invio al cliente del documento e la firma elettronica a distanza, mentre le ultime due fasi comprendono il ritorno al mittente e la conservazione digitale.
La fase cruciale, sebbene la digitalizzazione coinvolga naturalmente l’intero processo, è senza dubbio quella relativa alla firma elettronica a distanza da parte del cliente di Sedamyl. Questa avviene grazie all’integrazione con uno specifico modulo di gestione documentale interno che permette di disporre di una firma con valore legale senza che il firmatario necessiti di dispositivi particolari, o comunque diversi dalla semplice combinazione mail-cellulare. Al momento dell’apposizione della firma a distanza, quindi, il cliente riceve una mail con un link, immette una password usa e getta (OTP) inviata al cellulare e questo consente di considerare sottoscritto il contratto procedendo con la generazione del certificato di firma.
Il mittente riceve a questo punto una notifica e, sul gestionale di Sedamyl, questo passaggio implica automaticamente il cambio di stato del contratto – il tutto facilmente monitorabile tramite dashboard dedicate – che viene anche aggiornato sul sistema gestionale SAP.
Solo al termine di tutte le fasi, secondo le norme di compliance (in genere una volta all’anno), ed eventualmente facendo ricorso a un servizio in outsourcing, si può procedere alla conservazione digitale del contratto.
Questo tipo di soluzione presenta diversi vantaggi: innanzitutto ogni passaggio del processo di vendita viene monitorato e tracciato, affinché l’owner del workflow sia sempre al corrente dello stato della trattativa e riceva degli alert qualora le tempistiche previste non vengano rispettate. Inoltre, l’integrazione con il gestionale aziendale fa sì che tutto venga preso in carico dal sistema e quest’ultimo guidi ogni passaggio da svolgere in maniera automatica, per una user experience decisamente più semplice.
“La nostra soluzione ha permesso di implementare un processo a tutto tondo che integra sistemi diversi e offre agli utenti feedback puntuali”, ha affermato Nicola Voltan, CEO di SIAV. “Quando si parla di processi aziendali, la chiave è sempre la semplificazione. La tecnologia deve soddisfare questa esigenza, aiutando a delineare processi che comportino un’esperienza utente il più possibile fluida, intercettando l’esigenza del cliente e rispondendo con soluzioni calate su misura sulla singola realtà aziendale, come è stato fatto per Sedamyl”.
