Morire di fogli di calcolo? 4 segreti per evitarlo

Fare pianificazione finanziaria con i fogli di calcolo implica tempo, una buona dose di errore umano, e la mortificazione del talento di passa intere giornate a importare, esportare e manipolare dati, invece di concentrarsi sull’interpretazione di questi dati. Numeri che non si sommano correttamente, dipendenti che li manipolano ognuno a suo modo per ottenere la curva di rendimento migliore: è impossibile fare previsioni accurate oltre i tre mesi, capire da dove scaturisca un dato numerico, o lavorare insieme su un unico documento sempre aggiornato.

“Ci confrontiamo ogni giorno con aziende italiane con fatturati fino a 300-400 milioni di euro e la verità è che nelle PMI italiane manca una cultura della pianificazione finanziaria”, spiega Marco Turani, Channel Director di 4 Planning. “Specie nelle imprese più piccole, si tende a confondere la finanza strategica con la finanza breve che gestisce la cassa nel breve periodo (fino a 60-90 giorni). E anche quando si percepisce il valore di simulazioni sul lungo termine, il problema è che troppo spesso ci si affida al foglio elettronico per svolgere queste operazioni con tutti i rischi che ciò comporta”.

I limiti principali di un foglio di calcolo

Il foglio di calcolo è lo strumento più utilizzato dai direttori finanziari che spesso non si rendono pienamente conto di quanto sia uno strumento time consuming, incline a errori, rigido e inefficiente. Quattro sono i principali errori, universalmente riconosciuti, connessi all’uso del foglio di calcolo:

1. Il foglio di calcolo è una soluzione di produttività individuale, il che significa che il rischio che esistano più versioni dello stesso file diventa elevatissimo. Non è quindi raro imbattersi in casi in cui, a domanda specifica, team diversi abbiano fornito risposte diverse. Inoltre, ogni volta che più utenti lavorano su un proprio foglio di calcolo, unificarli per ottenere risultati consolidati sarà un’impresa in termini di tempo e di standardizzazione dei criteri. La situazione si complica ulteriormente quando l’ideatore del foglio di calcolo lascia l‘azienda.
2. I dati non sono aggiornati automaticamente: il foglio di calcolo è di difficile integrazione con sistemi terzi come database o software gestionali, il che comporta che i numeri originari dovranno essere prelevati e aggiornati manualmente dall’utente con tutto ciò che una gestione umana comporta in termini di possibilità di errore.
3. Il foglio di calcolo presenta dei limiti di memoria e di dimensione, il che comporta un limite alla quantità di dati che possono essere inseriti in un singolo foglio e continui rallentamenti nell’analisi.
4. Il foglio di calcolo non tiene traccia delle modifiche apportate ai dati, il che non permette di conoscerne la ragione e la storia, rendendo complicata la revisione contabile e l’individuazione dell’errore, nel caso ve ne fossero.

“L’innovazione digitale e il complesso quadro economico attuale – continua Turani – rappresentano per le piccole e medie imprese una sfida non sempre semplice da gestire, ponendo la necessità di creare scenari di simulazione e di analizzare i dati in profondità. Per questo, la pianificazione economico-finanziaria-patrimoniale a medio e lungo termine è un’attività chiave per affrontare scenari mutevoli e incerti, e deve essere affrontata con strumenti adeguati”.

Come scegliere la soluzione migliore

L’adozione di una soluzione di pianificazione finanziaria deve avere come obiettivo:

1. Definizione di un modello di pianificazione. Consiste nell’individuazione delle grandezze e delle regole che caratterizzano la pianificazione stessa: si tratta di individuare tutte quelle informazioni vitali per una buona pianificazione, dalle informazioni presenti sul backend gestionale, a quelle presenti nel budget, a quelle definite e gestite in tesoreria. Tutte queste informazioni, opportunamente strutturate e rielaborate, consentiranno poi la definizione di tutti i report e dashboard tra cui cash flow diretto, rendiconto finanziario indiretto e PFN, fonti impieghi, conto economico, stato patrimoniale, rating.
2. Accentramento delle informazioni in un database. Consente di aumentare il livello di sicurezza e affidabilità dei dati. Anche il loro mantenimento sarà più accurato e sicuro. L’accesso sarà infatti controllato, la loro alimentazione da sistemi esterni sarà automatizzata e non ci sarà più la necessità, come capita spesso con i fogli elettronici, di duplicazione di informazioni e schemi di elaborazione. Inoltre, la disponibilità di informazioni accentrate consente di unificare le regole di pianificazione e realizzare report con elevata profondità senza dover procedere a collegamenti tra file.
3. Strutturazione dei modelli di reporting e dashboard. È tipicamente basata su un estrattore di informazioni che consente di definire le dimensioni, i valori, le gerarchie, etc. Nelle soluzioni più evolute, i report sono completamente personalizzabili ed esportabili in sistemi di produttività individuale (BI o foglio elettronico). Il fatto che esistano modelli di reporting, ma l’azienda rimane libera di esportare dati in Excel o BI, permette l’assoluta possibilità di dialogare con qualsiasi sistema, qualsiasi entità del gruppo o di colloquiare con la casa madre o filiali, magari ubicate all’estero e dotate di altre soluzioni informatiche. I report permettono la navigazione nei dati, con il drill-down/drill-up lungo le gerarchie per arrivare a capire come un dato è stato creato, quali movimenti concorrono alla creazione di quel dato e, ancora più in profondità, quali sono i movimenti contabili che hanno generato quel singolo dato. L’utilizzo di soluzioni di questo tipo può sembrare più oneroso soprattutto in fase iniziale del progetto, i benefici sono però evidenti in fase di generazione automatica dei report, delle simulazioni e di nuovi scenari di pianificazione.
4. Controllo del processo di pianificazione.

Il controllo del processo di pianificazione consente all’azienda di prendere decisioni più affidabili perché basate su informazioni più complete e dettagliate, ma soprattutto “certificate”. Allo stesso modo, un processo di pianificazione gestito in modo efficiente libera il CFO da incombenze operative di bassa manovalanza in modo che possa concentrarsi su analisi più approfondite, migliorare la capacità di previsione e preparare piani strategici in minor tempo.