Gestire le attività dei dipendenti da remoto è un argomento piuttosto temuto dagli imprenditori e dai project manager. Non importa quanto è grande un’azienda, anche se, nel caso di organizzazioni molto strutturate, la faccenda si complica inevitabilmente. A spaventare di più le imprese è il lavoro da remoto, dalla rilevazione delle presenze al monitoraggio delle attività.
Qual è il modo migliore per gestire con successo i dipendenti anche quando lavorano al di fuori delle mura aziendali?
Lavoro da remoto e cultura organizzativa
Il lavoro da remoto rappresenta una realtà che nel tempo si sta integrando sempre di più all’interno delle aziende dimostrando di avere numerosi vantaggi. Primo fra tutti, il dipendente può usufruire di una flessibilità maggiore, migliorando così anche la sua produttività con notevoli effetti positivi sull’azienda. D’altro canto anche l’impresa può vantare numerosi pro, oltre all’aumento della produttività dei dipendenti. Basti pensare al ventaglio di candidati, provenienti da ogni luogo e con qualunque tipo di background, nettamente superiore rispetto a quando si cerca un candidato per un lavoro da svolgere in sede. In quest’ultimo caso infatti entrano in gioco alcune restrizioni, come l’area geografica, che limitano fortemente la ricerca del personale.
Il segreto sta nel riuscire a individuare e integrare i sistemi giusti per gestire con successo i lavoratori a distanza.
Includere i dipendenti nella vita aziendale
Può sembrare una banalità ma è uno degli aspetti più importanti quando si ha un team di lavoro che svolge le proprie attività lontano dall’ufficio. L’obiettivo è quello di generare il senso di inclusione anche nei dipendenti a distanza, con sistemi visivi e chat. In questo modo è possibile mantenere un contatto visivo e favorire lo scambio di idee e la condivisione che, soprattutto in determinate tipologie di lavoro, risulta essenziale.
Una buona soluzione è quella di prevedere riunioni periodiche che includono tutto il team, o una sua parte, per affrontare tematiche lavorative, per scambiarsi idee e opinioni su specifici progetti, ma anche per aggiornare tutti sull’avanzamento dei task e riconoscere il merito per i risultati ottenuti. In questo modo si favorisce un buon clima aziendale, basato sullo scambio e sulla fiducia reciproca, senza dimenticare di incentivare il senso di identità e di appartenenza al team.
Stabilire obiettivi chiari e raggiungibili
Che si lavori a distanza o meno, ogni lavoratore può perdere la motivazione ed essere portato a fare il minimo indispensabile per svolgere le proprie attività. Questo accade soprattutto quando mancano degli obiettivi a lungo termine ben delineati. Avere obiettivi chiari è essenziale per ogni tipo di lavoro, e quando si lavora a distanza lo è ancor di più.
Come abbiamo detto, è molto importante condividere con una certa frequenza gli aggiornamenti sui diversi progetti, con una particolare attenzione su come le attività di ciascun componente influenzano gli obiettivi aziendali e del team di lavoro. In questo modo tutti i lavoratori si sentiranno parte integrante, e risorsa preziosa, dell’impresa.
Dare fiducia per ottenere affidabilità
Quando ci si trova a gestire un team di lavoro da remoto è molto importante far capire ai dipendenti la fiducia riposta nei loro confronti. Questo aspetto, unito alle particolarità del lavoro flessibile, renderà i dipendenti maggiormente rispettosi delle regole, anche senza un monitoraggio costante da parte di un superiore.
È bene ricordare che il team che si occupa della gestione del personale deve fornire tutti gli strumenti ai dipendenti per supportarli nella gestione del tempo, delle attività e degli orari di lavoro.
Se in azienda vengono impiegati strumenti per il controllo delle presenze, per la suddivisione delle attività e per la gestione dei progetti, ogni dipendente deve essere formato per garantire un corretto utilizzo del sistema. In questo modo è più semplice eseguire il controllo dei progetti e gestire ogni attività, anche le più complesse e strutturate.
