Ora che si allenta la pressione della pandemia, l’organizzazione del lavoro da remoto rimane un elemento centrale. Si riorganizzano i turni per venire incontro ai dipendenti, consentire maggiore flessibilità tra esigenze lavorative e familiari, si ristruttura il lavoro perché sia svolto da remoto con l’obiettivo di massimizzare la produttività da casa.
L’eredità della pandemia si può leggere come un’opportunità per rendere l’organizzazione del lavoro più sostenibile per i dipendenti e le imprese.
Strumenti già presenti da tempo sono stati sviluppati ulteriormente per facilitare il raggiungimento di questi obiettivi. Vediamo quali tecnologie e quali risorse si prestano meglio per compiere la rivoluzione del metodo agile e lean dell’organizzazione del lavoro da remoto.
Metodo Kaban
La metodologia Kanban rappresenta lo strumento più adeguato per coordinare i gruppi di lavoro e i membri di un team su una stessa prospettiva strategica.
Il metodo ha origine nel Giappone del secondo dopoguerra, sviluppato e attuato da Toyota per stravolgere il processo produttivo abbattendone i costi.
Ripreso dopo una serie di studi e verifiche nella prima decade degli anni 2000, il metodo Kanban si rivela utile anche per condividere la vision aziendale. Oltre a fornire gli strumenti per organizzare e coordinare il lavoro di team diversi, Kanban facilita la condivisione degli obiettivi in modo da assicurare una maggiore consapevolezza degli obiettivi progettuali.
Trello
È uno strumento molto usato in ambito aziendale, consente di strutturare con facilità il lavoro. Come per il modello Kanban permette di organizzare il lavoro in step più piccoli. Organizzato in schede cooperative è possibile tenere traccia delle indicazioni necessarie allo svolgimento di ogni fase del lavoro. In più è possibile aggiungere commenti da parte di tutti i membri del team.
Slack
Tra le varie applicazioni di messaggistica istantanea, questa è di certo la più comoda da usare per coordinare il lavoro di grandi team.
Consente la creazione di gruppi e sottogruppi da organizzare in base al tenore delle comunicazioni. Inoltre facilita la comunicazione diretta tra due persone.
Più veloce delle email e più completo di WhatsApp, Slack è utile per condividere documenti, immagini, link e per mantenere un clima di comunicazione anche a distanza.
Loom
Non sempre è facile risolvere da sé un problema di qualsiasi natura e una sola mail non basta a spiegare quello che succede. Registrare un breve video del proprio schermo consente di mostrare velocemente una problematica o una proposta in modo diretto.
Loom è uno strumento gratuito e facile da usare che permette di registrare brevi video della durata massima di 5 minuti scegliendo di condividere lo schermo, la telecamera integrata o entrambi.
Google Meet
Più efficace di Zoom e senza le limitazioni sulla durata della call, Meet di Google è lo strumento più usato per le riunioni da remoto.
Stabile e versatile, consente di sfruttare alcuni benefit come la condivisione dello schermo o l’invio di dati e documenti in chat.
È integrato con la suite di Google, così gli appuntamenti vengono automaticamente registrati anche su Calendar e si riceve una notifica prima dell’avvio della riunione.
Rispettare i tempi di lavoro e vita privata
Quello che ci hanno insegnato la pandemia e i continui lockdown e le quarantene è l’importanza di marcare un confine netto tra vita lavorativa e tempo per sé.
Per mantenere un alto tasso di produttività è necessario spezzare il ritmo di lavoro ed evitare intromissioni delle incombenze sulla vita personale. Il tempo per sé, per la famiglia, la cura della casa e della persona, non dovrebbero essere ritagliate o invase dalle incombenze di lavoro.
Massimizzare la produttività da casa significa anche dare il tempo al cervello di staccare la spina e ricaricarsi, altrimenti il peso della pressione costante finisce col compromettere la resa del lavoro. Il risultato è una spirale di stanchezza che porta a una sempre minore produttività e il burnout alle calcagna. Meglio staccare la spina quando arriva il momento.
