Oltre alle novità come il client ottimizzato, il produttore di Enterprise Content Management (ECM) ELO Digital Office ha anche ampliato notevolmente l’interfaccia SAP della “ELO ECM Suite 20”. Ora, infatti, è disponibile la funzione di collegamento automatico, che prima era possibile solo con regolazioni individuali. Inoltre, nel “Connectivity Pack” è stata ottimizzata la funzione “Indexdownload”, che semplifica l’assegnazione delle autorizzazioni con un’app di configurazione e fornisce anche una struttura estesa.
Secondo il CEO di ELO Karl Heinz Mosbach, le novità danno un contributo significativo all’aumento dell’efficienza nei processi SAP. “Un’automatizzazione intelligente è essenziale. Attualmente siamo uno dei pochi produttori di ECM a offrirla come standard, così i nostri clienti non dipendono più da una programmazione speciale, possono effettuare l’aggiornamento in qualsiasi momento e quindi risparmiare denaro e tempo prezioso”, spiega Karl.
In cosa consiste l’interfaccia SAP
La serie di prodotti “ELO for SAP ERP“, che offre agli utenti SAP l’accesso alla ELO ECM Suite, è costituita da due componenti: l’interfaccia “ELO WebDAV for SAP ILM”, che supporta l’archiviazione dei dati in conformità all’RGPD UE, e “ELO Suite for SAP ArchiveLink”, che copre la gamma completa di funzionalità ECM all’interno del sistema SAP con tre moduli. Tra questi vi sono la base “ELO Smart Link for SAP ERP”, con la quale i documenti SAP vengono archiviati e collegati in ELO; la “ELO Toolbox for SAP ERP”, con la quale ulteriori allegati al documento vengono archiviati direttamente con il documento SAP; e l'”ELO Connectivity Pack for SAP ERP”, che inserisce automaticamente i metadati per i documenti SAP con l’Indexdownload e trasferisce i dati raccolti tramite la funzione “Datatransfer” al sistema SAP, ad esempio per attivare un processo di prenotazione.
Collegamento dei documenti archiviati
Inoltre, la toolbox è stata ottimizzata e ora dispone della funzione di collegamento automatico: i documenti archiviati in ELO sono ora collegati direttamente all’elenco degli allegati SAP dell’oggetto corrispondente. In precedenza ciò era possibile solo con regolazioni individuali e manuali, poiché i sistemi non erano ancora in grado di comunicare. ELO lo offre come standard, promettendo agli utenti un risparmio di costi e di tempo. Allo stesso tempo, la nuova funzione aumenta la protezione dei dati, in quanto semplifica anche la gestione dei dati in conformità all’RGPD: se si cancellano dati personali nella memoria dell’Information Lifecycle Management (ILM), utilizzando l’interfaccia WebDAV, questi scompaiono automaticamente anche da ELO attraverso l’elenco degli allegati collegati.
L’app di configurazione agevola l’assegnazione di diritti
L’Indexdownload è stato ulteriormente sviluppato in vista di una maggiore automazione dei processi. Per configurare le autorizzazioni, non solo nel sistema SAP, ma anche in ELO, per gli utenti e i gruppi in base a valori come il codice società, l’acquirente o il codice cliente, di norma era necessaria un’apposita programmazione. Ora questo può essere fatto direttamente e comodamente al momento dell’archiviazione dei documenti da SAP tramite un’app di configurazione di nuova concezione.
Questa app consente inoltre di impostare una struttura estesa, che va a sostituire la cartella principale del documento, in cui precedentemente tutti i documenti venivano archiviati insieme. Per farlo, nella configurazione dell’Indexdownload, gli utenti memorizzano una struttura modello con cartelle e schede digitali che viene generata automaticamente all’archiviazione dei documenti.
