Oltre i 5000 messaggi al giorno verso account Gmail personali, le linee guida che Google pubblica per i mittenti chiedono di autenticare il dominio da cui parte la posta con tre protocolli diversi, mentre altre regole valgono per ogni mittente, a qualsiasi volume di invio.
Quando le tue campagne finiscono in spam, comincia dai segnali che Gmail registra su chi spedisce: il dominio che firma e lo stato della sua autenticazione, l’indirizzo IP da cui partono gli invii e le segnalazioni dei destinatari.
Google ha scritto una regola, una soglia o un’avvertenza per ognuno di questi segnali, e ciascuna ti dice quanto la tua posta rischia di finire in spam o, se non è autenticata, di essere rifiutata, sapendo che i miglioramenti possono richiedere tempo prima di vedersi.
Perché Gmail ricorda chi spedisce
Le linee guida di Google avvertono che i messaggi di un dominio segnalati spesso come spam rendono più probabile la stessa sorte per quelli futuri. Gmail, in pratica, tiene memoria di chi spedisce: ogni segnalazione che ricevi oggi pesa sulla consegna delle campagne che invierai in seguito.
La stessa logica vale per l’indirizzo IP da cui partono gli invii. Google scrive che su un IP condiviso l’attività di ciascun mittente influisce sulla reputazione di tutti quelli che lo usano. Il comportamento di un’altra azienda può quindi finire nel conto che Gmail tiene anche per te.
Google mette a disposizione Postmaster Tools per vedere a che punto sei. Lì trovi le segnalazioni di spam dei destinatari, i motivi per cui alcuni messaggi potrebbero non essere recapitati, lo stato dell’autenticazione e la reputazione del dominio o dell’IP di invio.
Se oggi spedisci da una casella personale, sai dire quale dominio firma e da quale IP partono davvero le tue mail?
La reputazione del mittente è quindi un dato che Gmail accumula campagna dopo campagna. I contenuti delle tue campagne vengono dopo questi segnali tecnici e di lista.
Come si autentica un dominio: SPF, DKIM e DMARC
Le regole di Google chiedono a chi invia ad account Gmail, a qualsiasi volume, di configurare l’autenticazione SPF o DKIM per i domini da cui spedisce. Se superi la soglia giornaliera indicata da Google, ti servono tutti e tre i protocolli, con DMARC accanto agli altri due, e il suo criterio può restare su none.
Il dominio elenca con SPF i server autorizzati a spedire a suo nome, e chi riceve controlla che la mail arrivi da uno di quelli. DKIM appone a ogni invio una firma crittografica legata al dominio, così il server di arrivo può verificare che nessuno l’abbia alterato lungo la strada.
DMARC dice al server che riceve che cosa fare dei messaggi che non superano SPF o DKIM. Google precisa che per superarlo il dominio di autenticazione deve coincidere con quello dell’intestazione Da:, cioè con quello che il destinatario legge nell’indirizzo del mittente. Se spedisci attraverso un servizio esterno, controlla quale dominio firma con DKIM, perché è uno dei due nomi che DMARC confronta con il campo Da:.
I messaggi senza autenticazione, avvertono le linee guida, possono finire nella cartella spam oppure essere rifiutati con l’errore 5.7.26. Quando ti chiedi come togliere il blocco spam, parti da qui. Quel codice indica, nei rapporti di mancato recapito, che il problema sta nell’autenticazione del dominio, prima che in qualsiasi altro punto della tua infrastruttura.
Gli indirizzi inesistenti mettono a rischio il dominio
Un indirizzo inesistente produce un errore grave, l’hard bounce, e un problema passeggero ne produce uno temporaneo, il soft bounce: se la lista cresce e gli invii diventano regolari, un software per invio newsletter come MailUp gestisce da sé entrambi, insieme a mancati recapiti e feedback loop, e davanti a un errore grave, come un indirizzo errato, disiscrive il contatto. Quei contatti escono dalla lista senza che tu debba cercarli a mano nei rapporti di consegna.
La piattaforma indica gli indirizzi errati come prima causa dei problemi di reputazione, e avverte che il danno può estendersi anche al dominio che usi come mittente delle campagne. Quel dominio è lo stesso che compare nel campo Da: e che DMARC confronta con l’autenticazione, quindi una lista sporca può colpire proprio il nome che hai messo in regola con SPF e DKIM.
Da dove arrivano i destinatari che non dovrebbero stare nella tua lista? Google sconsiglia di acquistare indirizzi email da altre aziende, di scrivere a persone che non hanno chiesto di iscriversi e di usare moduli di iscrizione con opzioni preselezionate. Tutte e tre le abitudini portano in lista destinatari che non hanno dato un consenso chiaro a ricevere le tue campagne.
Quello che puoi controllare è la provenienza di ogni contatto. Se sai da quale modulo o da quale accordo arriva un gruppo di indirizzi, puoi toglierlo dalla lista prima che le sue mancate consegne e le sue segnalazioni compaiano nei dati di Postmaster Tools. Vale anche per i contatti importati da un vecchio archivio, caricati senza che nessuno li abbia mai verificati.
Quanto pesa un clic su posta indesiderata?
Pesa abbastanza da avere una soglia scritta nelle regole di Google. Le linee guida chiedono di tenere il tasso di spam segnalato in Postmaster Tools sotto lo 0,3%, e nella sezione dedicata raccomandano di restare sotto lo 0,10%, evitando di arrivare allo 0,30% o oltre. Valgono per tutti i mittenti, a qualsiasi volume, e le controlli nello stesso pannello in cui leggi la reputazione del tuo dominio.
Per chi spedisce, la posta indesiderata è la cartella in cui un destinatario sposta il tuo messaggio cliccando su «segnala come spam», e quel clic torna all’azienda che ha spedito come segnalazione, nel tasso che mostra Postmaster Tools o, dove il provider lo prevede, attraverso un programma di feedback loop.
MailUp ha un’infrastruttura configurata per il recapito delle email, con certificazioni e un monitoraggio costante degli invii. La piattaforma intrattiene anche rapporti con i principali provider e con le organizzazioni antispam, aderisce ai programmi di feedback loop e dà seguito alle segnalazioni di spam. Chi la usa riceve una notifica, grazie a un accordo con client di posta come Yahoo!, AOL e Hotmail, quando un contatto clicca su «Posta indesiderata»: l’indirizzo viene disiscritto e finisce in un elenco che puoi modificare ed esportare.
Google scrive che i miglioramenti del tasso possono richiedere tempo prima di riflettersi sulla classificazione, e che col tempo le segnalazioni possono abbassare la reputazione del dominio. Le due regole insieme spiegano perché una campagna torna lentamente in posta in arrivo: la reputazione con cui Gmail classifica la tua prossima campagna contiene ancora le segnalazioni delle precedenti.
Una correzione fatta oggi al dominio o alla lista, quindi, si vede nei dati prima che nella posta in arrivo. Per questo vale la pena controllare il tasso di spam in Postmaster Tools dopo ogni campagna e confrontarlo con lo 0,10% sull’andamento di più invii consecutivi. Su quante campagne, allora, leggerai l’effetto di quella correzione, visto che un solo invio non basta a mostrare l’andamento della reputazione?
