Il processo di dematerializzazione è uno degli obbiettivi del Paese in vista del compimento dell’Agenda Digitale

conservazione digitale

Dematerializzazione, una parola che stiamo sentendo sempre più spesso. Questo perché il processo di conversione di un qualunque documento cartaceo in un formato digitale, risulta essere una delle priorità del Governo. Le cifre in ballo non possono infatti lasciare indifferenti: i risparmi che ne deriverebbero sarebbero molto significativi e tutto il sistema vedrebbe un maggiore efficientamento.

“Il processo di dematerializzazione è un cambiamento che il nostro Paese non può più rimandare – ha dichiarato l’Ing. Giovanni Manca, esperto di digitalizzazione documentale della PA e sicurezza ICT – si tratta di un rinnovamento in grado di favorire la crescita e l’ammodernamento delle nostre strutture e portare numerosi benefici economici”.

Ed è per questa ragione che il piano E-Gov spinge fortemente in questa direzione. L’obbligatorietà dell’emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni esclusivamente in forma elettronica (che entrerà in vigore il prossimo 6 giugno) ne è un esempio.

Al fine di beneficiare totalmente dalla spinta innovativa legata alla dematerializzazione occorre però adottare un approccio multidisciplinare che contempli aspetti giuridici, tecnologici, informatici e archivistici: l’iter che conduce alla conservazione digitale a norma si compone infatti di diverse fasi, ciascuna delle quali è soggetta a specifiche norme e regole tecniche la cui inosservanza può compromettere il risultato finale e inficiare la validità legale del documento. È fondamentale perciò avere come punto di riferimento tutta la normativa in materia, ed essere sempre aggiornati.

Il quadro normativo in continua evoluzione prevede l’attuazione delle nuove regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013, pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 che entro 36 mesi introducono  l’adeguamento agli standard internazionali (OAIS – Dublin Core) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione.

L’essere compliant è uno degli obbiettivi di Ifin Sistemi, che ha lanciato la nuova soluzione Legal Archive, sistema di conservazione centralizzato in grado di gestire e conservare a norma sia documenti informatici di carattere amministrativo e fiscale (fatture, libri giornale, libro unico del lavoro…), sia documenti informatici in ambito clinico/sanitario (immagini e referti). Questo perché la soluzione risulta essere un software dinamico, capace di adattarsi velocemente al continuo cambiamento normativo e al contempo uno strumento di supporto al lavoro dell’utente. Legal archive dialoga inoltre con qualsiasi gestionale o documentale in maniera semplice e non invasiva, grazie all’integrazione via File System e/o via Web Services.