A cura di Giancarlo Soro, Country Manager, Lexmark Italia

Il ruolo del chief information officer (CIO) si è evoluto in maniera significativa negli ultimi 10 anni. Non è più una figura relegata nel back office, ma si trova in prima linea e collabora alla definizione della strategia digitale aziendale.

La crescita delle tecnologie digitale e mobile ha trasformato le competenze IT da caratteristiche desiderabili a priorità di business. Infatti, mentre il dipartimento IT era considerato una funzione di back-office, oggi i CIO evangelizzano sui vantaggi assicurati dalla trasformazione digitale e, a mano a mano che la tecnologia svolge un ruolo sempre più importante negli uffici di tutto il mondo, l’IT sta spostando il proprio focus dal risparmio al guadagno. Secondo il sondaggio Harvey Nash CIO Survey 2016, la priorità delle aziende è passata a progetti IT che generano fatturato (63 percento) da quelli che assicurano risparmi (37 percento). E questo significa che i CIO stanno ricoprendo sempre più posizioni di leadership a livello di consiglio di amministrazione. Il sondaggio 2016 Harvey Nash CIO Survey conferma che la percentuale di CIO presenti nel CdA ha raggiunto il livello più alto degli ultimi 11 anni, a conferma che il loro ruolo è cambiato, non dovendo solo garantire l’operatività aziendale, ma avendo anche il compito di favorire la crescita dell’azienda attraverso una continua innovazione.

Oggi, innovazione significa sempre più spesso nuove tecnologie. Secondo una ricerca di Insight Enterprises, il 48 percento delle aziende pensa di aumentare la spesa IT il prossimo anno, mentre solo il 6 percento ha intenzione di spendere meno dell’anno passato. Le imprese di medie dimensioni sono quelle che incrementano la spesa IT in modo più deciso, con un 60 percento che pensa di incrementarlo del 17 percento. Questi investimenti confermano che le strategie IT sono passate dal concetto di ‘keeping the lights on’ alla creazione di valore per il business sfruttando le competenze del dipartimento IT per gestire l’evoluzione tecnologica.

E questo approccio sta portando dei risultati. Uno studio IDG Research su oltre 260 IT manager di grandi aziende ha rilevato che i vantaggi potenziali legati alla collaborazione dell’IT con altre divisioni includono maggiore produttività (87 percento); decisioni più informate (83 percento); allineamento tra dipendenti (82 percento); maggiore soddisfazione degli end-user (80 percento); e costi ridotti (75 percento).

Questi risultati sono logici se si considera che pratiche di business standard quali mobile, social, analisi e CRM richiedono una leadership forte da parte della struttura IT affinché portino dei risultati. In un ambiente in rapida evoluzione, questo dipartimento guida la trasformazione digitale potenziando l’ufficio moderno – ottimizzando workflow ed efficienza operativa nel processo.

Un’area dove l’IT può fare una differenza enorme è quella – spesso ignorata – della gestione documentale. Secondo Harvey Nash, l’efficienza operativa rimane una priorità per i CIO con un 61,2 percento. A mano a mano che i contenuti digitali crescono a tassi esponenziali, si prevede che la quantità di contenuto complessiva per il 2020 sarà 44 volte superiore al 2009, secondo CSC. Questo significa che un flusso di lavoro efficace – compreso un efficiente document management – è più importante che mai.

Attualmente l’ufficio medio elabora ancora manualmente la maggior parte dei documenti. Attività costosa e impegnativa in termini di tempo. Secondo IDC, il knowledge worker tipico dedica circa 2,5 ore al giorno, o il 30 percento della giornata lavorativa, a cercare informazioni. Questo costa all’azienda quasi un terzo dello stipendio annuale del dipendente. E IDC stima che circa il 35-50 percento delle informazioni aziendali non è indicizzata centralmente, il che le rende estremamente difficili da localizzare.

E’ quindi comprensibile che aziende di tutto il mondo siano alla ricerca di modi per ridurre questi costi. Con l’aumento delle normative, le imprese devono conservare ancora più dati – e questo significa un maggior numero di documenti da scansire e archiviare. Per ridurre i costi amministrativi, i dipartimenti IT possono supportare le aziende a soddisfare l’esigenza di sistemi di document management efficaci.

Vi sono soluzioni che consentono ai dipendenti di scansire la pagina, il software estrae le informazioni chiave, indicizza automaticamente il file, indirizza i dati catturati a destinazioni predefinite e le rende disponibili per le applicazioni di business downstream. In breve, questi strumenti permettono alle imprese di ridurre tempi e costi.

I dipartimenti IT di oggi sono in una posizione migliore che mai per identificare gli strumenti che possono aiutare le aziende a semplificare i processi di business. Questo è particolarmente vero quando un’impresa cresce e deve rendere il flusso di informazioni più fluido. Oggi più che mai l’IT può individuare le pratiche di lavoro del futuro e favorire le strategie che coinvolgono i dipendenti e li aiutano a collaborare in modo più efficace.