Secondo un’indagine condotta da AriadneDigital: migliorare i processi di comunicazione interna, incrementare la comunicazione e collaborazione tra i dipendenti, ottimizzare processi e procedure e aumentare l’engagement e la talent retention

digitalworkspace

Le intranet sono cambiate: oggi, accanto alla comunicazione interna tutto l’ecosistema informativo si riconfigura in modo collaborativo, social e mobile. Tutti connessi sempre e dovunque. Un cambiamento che va affrontato nel modo giusto, mettendo al centro le persone, i loro vissuti e i loro reali bisogni. Il workpalce del futuro sarà quindi la sintesi di tecnologia e fattori umani.

L’Osservatorio AriadneDigital: cosa vogliono le aziende quando si parla di Digital Workspace e Intranet evolute? Migliorare i processi di comunicazione interna (85,7%), incrementare la comunicazione e collaborazione tra i dipendenti (57,1%), ma anche ottimizzare processi e procedure e aumentare l’engagement e la talent retention (43%). Queste, in sintesi, le esigenze primarie che emergono dall’analisi condotta da AriadneDigital su un campione di circa 50 progetti di intranet realizzati per medio-grandi aziende italiane e internazionali.

Ma le richieste delle aziende, una volta avviato il processo di analisi e ricerca sugli utenti, spesso maturano ed emergono altre esigenze altrettanto importanti, come la necessità di condivisione e archiviazione di documenti (57%) e l’automatizzazione dei processi aziendali (43%).

Questo dimostra quanto sia fondamentale utilizzare metodologie di User Centered Design che attraverso diverse tecniche (User Research, Rapid Prototyping, Design Sprint Etc.) permettano di far emergere le esigenze degli utenti e di comprendere le loro motivazioni e il loro comportamento quotidiano negli ecosistemi informativi interni.

Dal punto di vista dei Project Manager coinvolti in progetti di questo tipo le principali “killer application” che si sono rivelate chiave per il successo di queste intranet sono state quelle più utili a facilitare processi e comunicazione: sistemi di autenticazione e autologin; template personalizzabili e dinamici; componenti social (rubrica contatti, social wall con condivisione stato, foto e video con possibilità di commenti, forum vendo/scambio, cercapersone) catalogo prodotti, e filtri evoluti sui contenuti.

Il mercato – dichiara Marcello Ricotti CEO di Ariadne e ideatore di AriadneDigital – si sta muovendo sempre di più verso la mobilità aziendale: i team sono sempre più virtuali, non è più indispensabile recarsi in ufficio per lavorare e non è raro che si debba interagire con un collega dall’altra parte del mondo. Questo, naturalmente, porta con sé un’esigenza specifica: le aziende, per non farsi travolgere da quella che definiamo comunemente digital transformation, devono mettere in campo intranet evolute che facilitino la collaborazione e la comunicazione”.

Le tecnologie e le nuove forme di interazione virtuale – continua Marcello Ricotti – stanno diventando sempre più evolute, rendendo possibili modalità di lavoro e relazione più efficaci all’interno di qualsiasi organizzazione. Se tra gli addetti ai lavori c’è già chi immagina possibili scenari di evoluzione delle intranet del futuro pensando all’impiego di sistemi di Machine Learning, Chatbot e Gamification, oggi dobbiamo sicuramente iniziare a pensare ad un ufficio sempre più digital e fornire a chi ci lavora strumenti che facilitino gli scambi e l’interazione. Non solo le nuove generazioni, ma anche gli over 50 usano ormai massivamente strumenti social nella vita privata sia per la condivisione che per il reperimento di informazioni.  Non offrirli anche nei contesti lavorativi, non solo diminuisce la produttività, ma diventa quasi segnale di poca attenzione alle esigenze e alle motivazioni delle risorse umane”.