Il documento informatico ha avuto negli anni diversi mutamenti così come la sua conservazione sostitutiva e digitale, dalle modifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale avvenute nel 2010, al Regolamento eIDAS, passando per il DPCM del 13 Novembre 2014 sulle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
“La conservazione sostitutiva e digitale è morta ed oggi dobbiamo essere in grado di conservare i nuovi documenti, che sono diventati informazioni e record strutturati tra di loro e non più oggetti e semplici file – decreta Nicola Savino, Digital and Information Manager e Ceo di Seensolution.com. – Siamo circondati da informazioni digitali che dobbiamo imparare a conservare senza dover conservare documenti.Partiamo da un presupposto fondamentale: oggi siamo sommersi da dati e informazioni digitali che molto spesso non sono rappresentabili in un documento (file o fascicolo), ovvero abbiamo il contenuto ma spesso non abbiamo il contenitore di quelle informazioni”.
Sebbene siamo anche sommersi dai documenti digitali che scambiamo ogni giorno a mezzo e-mail, tramite sistemi di controllo di gestione, tramite sistemi informativi e informatici, tramite applicazioni Web in cloud, è altrettanto indubbio che tutte le informazioni che spesso vengono rappresentate in forma documentale, sono già presenti in tutti i nostri sistemi informativi aziendali e anche pubblici. E spesso andiamo a creare documenti da informazioni che già abbiamo, ma in forma e formati diversi.
Ne consegue che la nostra attenzione non deve più focalizzarsi sul singolo documento inteso come oggetto, ma sulle informazioni e appunto sui singoli record che ogni giorno creiamo e gestiamo e che dovremmo imparare a conservare correttamente.
Sappiamo che la definizione di documento varia a seconda dell’ambito in cui viene utilizzata: archivistico, giuridico, contabile, aziendale, etc ma sappiamo anche che un documento è anche “una cosa che fa conoscere un fatto” ed è indipendente dal supporto con cui è stato redatto. Sappiamo che il documento informatico è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Ma se il documento fosse un’informazione e non il contenitore ?
Del resto abbiamo già visto come il DPCM del 13 novembre 2014, insieme al regolamento eIDAS in vigore dal 1 luglio del 2016, ci ricordano che la definizione di documento informatico è molto più vasta rispetto al contenitore documentale che abbiamo in mente.
“Dobbiamo quindi imparare a conservare digitalmente e a digitalizzare a norma non più documenti ma informazioni, dati, quindi record. In questo senso il documento come oggetto documentale non avrà più senso di esistere, se non nei casi particolari e in settori diversi come ad esempio quelli giuridici, archivistici, eccetera” ci dice ancora Nicola Savino.
Il documento informatico non è più un PDF
Già oggi sappiamo che un documento informatico a valore probatorio è anche un formato diverso da quello che noi oggi pensiamo, ovvero ad esempio un audio, un video o qualsiasi documento che nasce in formato digitale, come del resto già espresso dal DPCM del 13 Novembre 2014 e confermato proprio da eIDAS.
Come non pensare ad esempio ai Web Form e a tutti i moduli che compiliamo on-line anche quando facciamo un acquisto o semplicemente ci iscriviamo ad un Forum. Questi sono esempi di documenti informatici, di record e che devono avere la certezza probatoria, devono poter raccontare certezza, integrità, immodificabilità, tutte caratteristiche oggettive che già il nostro Codice dell’Amministrazione Digitale elenca e che verrà probabilmente modificato dalla nuova versione del CAD che dovrà allinearsi appunto con il regolamento eIDAS.
Digitalizzare dunque i processi e non i documenti, anzi digitalizzare i record e le informazioni. Perchè è più importante dematerializzare un processo che un documento, perché il documento non è più nell’ottica immaginaria di un PDF o un oggetto o un file informatico ben definito, ma diventa un record, una informazione digitale, un dato digitale che deve essere gestito e conservato secondo le regole vigenti ma soprattutto deve essere formato nel migliore dei modi per garantire che ci sia appunto una digitalizzazione del processo di business e non una mera dematerializzazione cartacea che prende un documento su carta e lo fa diventare una sua rappresentazione nella forma digitale.
Non è la strada giusta, il record invece è l’informazione e dobbiamo tutti imparare a conservare le informazioni digitali, non i documenti.
Questo approccio è possibile per qualunque settore per qualunque processo di business, anche nel settore contabile-fiscale dove già l’Agenzia delle Entrate con la famosa circolare 18/E del 24 Giugno del 2014, ci disse che per fattura elettronica non si intende soltanto il documento che viene emesso in formato digitale apponendo una firma digitale, ma anche un documento inteso come un tracciato record gestito da sistemi di controllo di gestione atti a garantire l’integrità l’immodificabilità, l’autenticità e la certezza di quelle informazioni contabili.
La conservazione sostitutiva e digitale diventa conservazione dei record
Conservare record ed informazioni invece che documenti, significa avare le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record, indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile. Significa definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare informazioni e significa avere in modo dettagliato, i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo; significa avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF).
Utilizzando quindi le regole tecniche di conservazione, ovvero il DPCM del 3 Dicembre 2013 , possiamo già oggi conservare informazioni, record e righe di database. Dobbiamo avere quindi un sistema di conservazione, che non è un semplice software, ma un sistema complesso capace di avere :
- Rappresentazione di un fatto (informazione) con caratteristiche probatorie e quindi opponibile a terzi;
- Processi, metodologie e regole per la gestione dei record attraverso un sistema di conservazione sostitutiva e digitale che non gestisca solo documenti e fascicoli;
- Informazioni strutturate e la capacità di conservare il contesto del record e quindi la sua informazione descrittiva;
- Classificazione dei record in base ai tipi, ai metadati e alla loro strutturazione nonchè legami con altri sistemi o altri record;
- Modelli archivistici e ciclo di vita dei documenti e dei record gestito secondo processi di auditing che siano compliance con la normativa italiana e con le attuali regole tecniche;
- Molteplici relazioni tra record secondo precise metodologie, dove il sistema documentario e sistema di conservazione dei record sia capace di gestire i metadati e i contenuti anche versionati e gestiti tramite un processo che li rende immodificabili e legati al record;
Abbiamo dunque gli strumenti, gli standard (OAIS e le numerose ISO come 15489), le competenze e i modelli organizzativi per conservare i dati e le informazione.
Insomma, giusto per tirare le somme, documento così come lo conosciamo oggi sta morendo. E dobbiamo essere pronti, soprattutto negli ambiti lavorativi, a rimpiazzarlo.
