Oggi chi non pensa in modo digitale perde rapidamente il contatto con la concorrenza. Vito Intini, Direttore Generale Italia di ELO Digital Office, ci spiega perché un sistema per la gestione dei contenuti aziendali (ECM) sia il presupposto fondamentale per una positiva digitalizzazione dei processi organizzativi.
Acceleratore dei processi
Un sistema ECM non offre solo il vantaggio di archiviare in formato digitale documenti, file e informazioni, ma anche quello di integrarli nei processi. Lo si può vedere, ad esempio, nell’ufficio Contabilità, dove una fattura viene acquisita in formato digitale, munita di metadati e inoltrata al processo di approvazione. Tutto si svolge in modo rapido e privo di complicazioni: basta un clic. Nella situazione ideale, grazie alla predisposizione di un client di integrazione, gli utenti non hanno neppure la necessità di uscire dal proprio sistema principale. Oltre ad allargarne la base di consenso, questo permette di ottimizzare ulteriormente il processo.
- Incremento dell’efficienza
Un sistema ECM è il presupposto fondamentale per lavorare in modo efficiente. La collaborazione all’interno del team, infatti, è migliore se i documenti non devono essere spediti da una parte all’altra con infinite e-mail, ma possono essere modificati contemporaneamente in una posizione centrale. Gli strumenti di collaborazione aggiuntivi, come i feed delle chat, permettono inoltre di comunicare direttamente all’interno del documento. Infine, assicurando l’introduzione di un sistema ECM con spazi di progetto virtuali basati sul cloud per fornitori di servizi esterni, il livello di efficienza sarà ancora maggiore.
- Garanzia di sicurezza
Gli spazi di progetto rappresentano una valida alternativa alle piattaforme per la condivisione dei file, potenzialmente poco sicure, aumentando nettamente la sicurezza. In tempi di GDPR, tuttavia, occorre prestare la massima attenzione soprattutto ai dati personali. Pertanto, oltre a disporre di una sofisticata tecnologia di crittografia, un sistema ECM dovrebbe anche offrire la possibilità di identificare e gestire i dati sensibili. Allo stesso modo, dovrebbe integrare funzionalità per il rispetto dei termini di cancellazione e conservazione, nonché per l’assegnazione di diritti e ruoli.
- Base per la digitalizzazione
Tutto da un unico fornitore: oltre a scoraggiare gli amministratori, le soluzioni isolate costano tempo e denaro. Chi pianifica, quindi, di digitalizzare completamente la propria azienda dovrebbe assicurarsi che il sistema ECM offra anche soluzioni per i singoli reparti. E che esse si integrino facilmente le une con le altre: in fin dei conti, il sistema per la gestione dei contratti non viene utilizzato solo dall’ufficio Acquisti, ma anche da quello del Personale per gestire i propri contratti e, in presenza dei necessari presupposti software, per trasferirli in un fascicolo digitale del personale.
“Un sistema per la gestione dei contenuti aziendali è il presupposto fondamentale per una positiva digitalizzazione dei processi organizzativi” spiega Vito Intini, Direttore Generale Italia di ELO Digital Office.
