Nonostante le pratiche relative ai contratti sottoscritti dai clienti siano il patrimonio di business di Broker ed Agenzie assicurative, le attività di conservazione vengono ancora effettuate manovrando – cosa che crea diverse complicazioni e mette a rischio i documenti stessi. TA Easy Folder per Broker ed Agenzie Assicurative è la soluzione per rendere sicure e guidate la gestione e l’archiviazione di questi documenti strategici.
Si inserisce semplicemente nella Multifunzione dove viene stampata la pratica originale firmata dal cliente e da lì in poi la vita digitale del plico è automatica come lo sarà la ricerca da parte di qualsiasi operatore in ufficio. La pratica sarà semplice da creare come documento informatico, facile da archiviare, a portata di un clic.
Vediamo passo per passo come TA Easy Folder viene in aiuto di chi si occupa di assicurazioni.
Un’agenzia o un broker per creare l’archivio clienti completo di tutte le clausole sottoscritte, scannerizza e salva in rete i documenti cartacei in formato elettronico. Questo processo produce un volume di carta notevole e comporta una serie di salti a ostacolo: prima lo scan in rete, poi bisogna ‘indovinare’ il numero con cui il documento scannerizzato è stato salvato, quindi occorre rinominare il file e ognuno in ufficio lo ‘nomina’ come vuole; infine, il nuovo file va spostato nella cartella di rete prescelta.
I criteri di archiviazione nelle cartellette di rete sono spesso decisi dall’operatore di turno, creando una ulteriore difficoltà di utilizzo dell’archivio.
A questo scenario si aggiunge il fatto che in una società sempre più cosmopolita, si devono archiviare pratiche di clienti per cognomi sempre più difficili da pronunciare e da scrivere.
In conclusione, quasi mai la documentazione è correttamente memorizzata e a seguire è difficile ricercarla e trovarla sul server.
Si potrebbero adottare i software di gestione documentale, ma sono un costo in più e i tempi di attivazione sono lunghi.
TA Easy Folder per Broker ed Agenzie Assicurative è progettata perché si possa utilizzare senza bisogno di apprendere nozioni tecniche. Inoltre, è un servizio che non richiede di modificare la struttura informatica dell’ ufficio e le consuetudini operative degli utenti.
Diverse sono le criticità di gestione delle pratiche di cliente:
- Si creano file di documenti da memorizzare
- I documenti sono un po’ in formato cartaceo, un po’ memorizzati anche sui pc, fatto che spesso genera discussioni in agenzia
- La storia completa del cliente in caso di contratti con diverse Compagnie Assicurative è difficile da ricostruire
- Per trovare un documento, bisogna indovinare le modalità di archiviazione e di attribuzione dei nomi alle cartelle di rete adottate dalle diverse persone che si sono avvicendate in agenzia
- Trovare la pratica di un cliente con un cognome straniero può essere una vera impresa
- La ricerca di documenti per contenuto non è possibile perché non è consentita dall’archiviazione per scannerizzazione
Che cosa cambia con TA Easy Folder per Broker ed Agenzie Assicurative?
Un documento di cliente nasce di prassi così: dopo aver stampato il documento dall’applicazione in Cloud della Compagnia di assicurazione, il cliente sottoscrive il documento che diventa l’originale da archiviare.
Da questo momento in poi interviene TA Easy Folder. I documenti vengono raccolti e messi nello scanner. Sul pannello di controllo compaiono dei pulsanti che servono per guidare la classificazione nel server di rete.
La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare, e non dipenderà dalle decisioni autonome dei singoli operatori. Per esempio, le agenzie multi brand catalogano preferibilmente per compagnia, ramo e cliente. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare la memorizzazione dei documenti della clientela di origine straniera.
Si possono memorizzare documenti cartacei sulla multifunzione e quelli in formato digitale da posta o altra fonte direttamente sui pc, usando le medesime procedure operative.
Le copie scannerizzate verranno automaticamente salvate sul disco del server in pdf secondo categorie predefinite e quindi potranno essere ritrovate facilmente per contenuti del testo.
Caricando infine le cartellette su un CD-ROM si può anche eliminare definitivamente la carta.
TA Easy Folder per Broker ed Agenzie Assicurative è offerto dal Gruppo TADI di Cordenons (PN), distributore italiano dei prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler, 21 milioni di euro di fatturato complessivo nel 2018.
