Programmazione, compiti suddivisi in slot precisi e task più impegnativi la mattina

Time management: 3 consigli per lo Smart Working
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Quella del time management è una grande sfida, in un momento storico in cui lavoro agile e remoto diventano la naturale evoluzione dell’assetto organizzativo di molte aziende, portando a riflettere sulla buona gestione del tempo che abbiamo a disposizione.

“Sono ormai diversi mesi – afferma Marta Arcoria, HR Business Partner di Hunters Group, società di ricerca e selezione di profili altamente qualificati – che in azienda abbiamo implementato degli importanti percorsi formativi, sia per le figure più junior, sia per i nostri manager. Tra i temi più urgenti che sono stati trattati c’è anche il time management: se per un lavoratore una buona gestione del tempo è necessaria per mantenere alti gli standard di produttività, questo è ancora più vero per la vita di un Consulente, che tutti i giorni si deve districare tra svariate attività e diversi interlocutori”.

Hunters Group ha individuato 3 principi che possono ottimizzare la propria gestione del tempo quando si lavora da casa.

  • Principio di Pareto, detto anche principio 80-20. Pareto si rese conto che l’80% della ricchezza del suo Paese era detenuto dal 20% della popolazione. Questa intuizione venne applicata negli anni anche in altri ambiti così che, ad esempio, IBM si rese conto che l’80% del tempo di caricamento dei suoi computer era speso a leggere solo il 20% del codice. Da qui la deduzione che le macchine fossero inefficienti, portando IBM a riscrivere il codice. Riuscirono così ad aumentare le performance delle loro macchine, affermandosi sul mercato di riferimento. Quello che si può imparare da questo principio è che, solitamente e in percentuali a volte differenti, l’80% dei nostri risultati deriva dal 20% delle nostre attività.

    Consiglio operativo: si consiglia di “mappare” le proprie attività giornaliere, analizzare quali di queste sono effettivamente produttive e infine eliminare le attività che non portano o non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi.

  • Legge di Illich, uno dei principi fondanti dello smart working. Il principio afferma che la quantità di tempo che impieghiamo per svolgere un’attività non è direttamente proporzionale al risultato che viene generato. Tradotto in termini pratici si riferisce al grado di concentrazione che ognuno di noi ha nello svolgere un’attività. La concentrazione solitamente tende a calare in maniera proporzionale rispetto al tempo dedicato nello svolgere l’attività stessa. Di conseguenza per aumentare l’efficienza, senza che la nostra concentrazione venga meno man mano che si svolge una medesima attività, secondo la legge di Illich basterebbe dedicare dei brevi slot temporali a un’attività e fissare per la stessa dei micro obiettivi. Una volta completata l’attività nell’arco di tempo prestabilito, cambiare attività e svolgere anch’essa entro un determinato arco di tempo. In questo modo la nostra concentrazione sarà sempre alta perché non subentrerà la fase di down tipica di attività lunghe e invariate.
  • Legge di Laborit, in riferimento alla fatica mentale e al fatto che le ore del giorno non sono uguali tra loro, perciò a seconda del momento in cui svolgiamo un’azione siamo più o meno produttivi. Secondo questo principio i task “pesanti” e che richiedono maggior impegno mentale vanno svolti al mattino quando la nostra mente non è sovraccaricata dallo stress, mentre i task ripetitivi e che non richiedono grande concentrazione andrebbero svolti il pomeriggio o dopo pranzo, quando le nostre energie non sono al massimo delle loro potenzialità.