Gli strumenti per il lavoro ibrido e la Unified communication

La pandemia di COVID-19 ha sconvolto la nostra vita, modificando abitudini e consuetudini anche nel mondo del lavoro. Per la sua rapidità, la diffusione della malattia ha costretto le aziende a reagire con estrema urgenza. Garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti è stata ovviamente la priorità, con la conseguente implementazione del lavoro a distanza.

Dopo questa immediata gestione della crisi, le prime osservazioni consentono di misurare il profondo impatto del COVID-19 sulle pratiche e sulla percezione del lavoro che ha assunto una dimensione nuova.

Gli esperti di Alet Communications, come gran parte degli analisti di tutto il mondo, ritengono che si sia innescato un processo di rinnovamento, rivoluzionario e inesorabile, che non si arresterà negli anni a venire. Sebbene la pandemia di COVID-19 non sia ancora finita, le aziende e le organizzazioni guardano già al futuro.

Uno degli effetti collaterali della grave crisi sanitaria che ha colpito il pianeta è quello di aver messo in discussione molti aspetti consolidati dei modelli di lavoro tradizionali. Il fatto che milioni di persone siano passate per la prima volta al telelavoro ha dimostrato che molte professioni possono essere adattate con successo allo spazio di lavoro virtuale.

Sperimentato questo nuovo modo di lavorare, è evidente che molti professionisti non hanno fretta di tornare in ufficio. Lo conferma un nuovo studio che rileva che il 61% dei dipendenti di tutto il mondo preferisce un modello di lavoro ibrido con cui i dipendenti godono di maggiore libertà e i datori di lavoro possono mantenere una forza lavoro produttiva ed efficiente. Prima di andare oltre, è necessario partire dalla definizione di lavoro ibrido.

Cos’è il lavoro ibrido?

Un modello di lavoro ibrido prevede che le attività vengano svolte in parte a distanza e in parte di persona, in ufficio. Ad esempio, una forma ibrida di lavoro può contemplare la riunione dei dipendenti in uno spazio di coworking condiviso per tre giorni a settimana e il telelavoro, da casa, nei giorni rimanenti.

L’idea di base è di combinare i vantaggi del lavoro in ufficio e del lavoro da casa, riducendo al minimo alcuni degli svantaggi più comuni che incidono sulla comodità, l’efficienza e la produttività.

I vantaggi principali del lavoro ibrido sono i seguenti:

• Riduzione degli spostamenti per i pendolari: il tragitto per andare al lavoro è ancorato all’immagine popolare della vita lavorativa: i lunghi viaggi tra casa e lavoro sono dannosi per i dipendenti, per i datori di lavoro, per le città e per l’ambiente. I lavoratori europei trascorrono in media 24 minuti al giorno per recarsi sul posto di lavoro per un totale di quattro ore a settimana. Una enorme quantità di tempo sprecato che potrebbe, invece, essere impiegato in modo più produttivo o piacevole. Il lavoro ibrido ha anche un impatto positivo sull’ambiente, riducendo drasticamente la quantità di inquinamento e gas di scarico rilasciati nell’atmosfera grazie alla diminuzione della circolazione di veicoli in città.
• Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata: la consapevolezza dell’impatto del luogo di lavoro sul benessere e sulla salute mentale ed emotiva dei dipendenti in tutti i settori e industrie è cresciuta in modo significativo. L’aumento del lavoro a distanza non ha limitato il burnout dei dipendenti né le reali conseguenze sulla salute di lunghi orari di lavoro. La ricerca e molte prove aneddotiche indicano, infatti, che il telelavoro rende più difficile mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata per alcuni professionisti. Questo perché rimuovendo la separazione fisica tra lavoro e casa, è molto più difficile scindere mentalmente tra i due, con conseguente confusione tra lavoro e vita personale. Il lavoro ibrido consente, invece, ai dipendenti sia di lavorare lontano da casa sia di incontrarsi di persona con i colleghi. Anche se molte giornate lavorative vengono trascorse nello spazio di lavoro domestico, interrompere questa routine aiuta a migliorare l’equilibrio tra vita professionale e privata.
• Riduzione dei costi: per le aziende in fase iniziale e le nuove organizzazioni, i costi operativi rappresentano una parte significativa del budget durante i primi anni, e probabilmente, all’inizio, superano i margini di profitto. Questi costi includono le risorse necessarie per affittare o acquistare uno spazio di lavoro. Uno dei principali vantaggi del lavoro ibrido è che può portare a un’enorme riduzione di questo tipo di costi, offrendo alle aziende l’opportunità di esplorare nuove opzioni, come gli spazi di coworking.

La comunicazione unificata è il motore del lavoro ibrido

Il lavoro ibrido sta attraversando una fase di espansione globale: i dipendenti aziendali lavorano e comunicano da qualsiasi luogo, senza trovarsi fisicamente in un posto specifico. La concezione di spazio lavorativo è in continua evoluzione: un divenire inesorabile a cui la pandemia ha dato un’ulteriore e definitiva spinta in avanti.

Per essere utilizzabile ovunque, il lavoro ibrido si deve arricchire di nuovi strumenti collaborativi e di lavoro a distanza. Con le comunicazioni unificate, tutti i dipendenti, a casa, in loco o in remoto, lavorano insieme senza interruzioni e senza difficoltà.

Gli specialisti di Alet evidenziano che la comunicazione unificata risponde alla crescente esigenza delle aziende di comunicare in modo rapido ed efficace e si riferisce all’insieme di strumenti raggruppati e collegati tra loro, che consentono ai dipendenti di comunicare e collaborare in modo più semplice e intelligente. Centralizzando tutti i mezzi di comunicazione su un’unica piattaforma, con un’unica interfaccia, la comunicazione diventa fluida e il numero di strumenti utilizzati è notevolmente ridimensionato.

La nozione di comunicazione unificata comporta:

• un facile accesso a diversi canali di comunicazione, indipendentemente da dove si trova il dipendente (telelavoro casa ad esempio) e dal supporto che utilizza (computer, tablet, smartphone);
• l’interconnessione dei vari canali utilizzati, in modo da avere tutti i mezzi di comunicazione necessari senza moltiplicare gli strumenti.
• l’unificazione delle comunicazioni sincrone (in tempo reale, come la telefonata) e asincrone (in tempi diversi, come la posta elettronica).

I diversi canali della comunicazione unificata

Diversi canali di comunicazione possono, quindi, essere riuniti sotto un’interfaccia comune, grazie ad una soluzione web, e accessibili da diversi terminali (workstation, smartphone, tablet). I canali di comunicazione che possono essere centralizzati possono essere raggruppati nelle seguenti categorie:

• I mezzi di comunicazione vocale e video (sincroni): telefonia IP (la telefonia che utilizza il protocollo Internet); videoconferenze, audioconferenze.
• Mezzi di comunicazione scritta (spesso asincrona): E-mail, SMS, messaggistica istantanea o chat.
• Strumenti di lavoro collaborativo: software di gestione del progetto, soluzioni per la gestione e la condivisione dei documenti e agenda condivisa.
• I social network, siano essi: pubblici (Facebook, LinkedIn, ecc.) o interni (social network aziendale).
• Monitoraggio in tempo reale della presenza e dell’occupazione (stato che indica se il dipendente è disponibile, occupato o assente).

La comunicazione unificata parte, quindi, dalla considerazione di quattro dimensioni fondamentali, facilmente intuibili: la voce, la messaggistica, la conferenza e il video.

Come funzionano le infrastrutture di comunicazione unificata?

Le comunicazioni unificate non sono una tecnologia in sé. Piuttosto, è un insieme di strumenti e tecnologie che centralizzano e facilitano la condivisione tra più canali di comunicazione.

L’implementazione di un sistema di comunicazioni unificate richiede innanzitutto la migrazione delle vecchie linee telefoniche analogica, se ciò non è già stato fatto, a una soluzione di telefonia VoIP. Ciò permette di dismettere vecchi centralini telefonici PABX fissi. Grazie ai software VoIP è possibile collegare le linee telefoniche aziendali direttamente ai cellulari, tablet e computer di dipendenti e manager. Il centralino telefonico aziendale viene, quindi, completamente dematerializzato, consentendo la totale mobilità dei dipendenti.

I vantaggi della comunicazione unificata

L’unificazione degli strumenti citati consente ai dipendenti di gestire tutte le proprie comunicazioni nello stesso luogo e soprattutto di condividere i propri dati in tempo reale con i propri colleghi. L’esperienza diventa più piacevole e l’azienda ci guadagna in efficienza.

Ormai imprescindibile nell’organizzazione quotidiana dei professionisti, la comunicazione unificata è un mercato in notevole crescita perché soddisfa a pieno le esigenze cruciali di mobilità e condivisione di informazioni in tempo reale determinate dal recente boom del telelavoro a causa della pandemia.

Una comunicazione fluida ed efficace è, senza dubbio, un fattore determinante per il successo di un’impresa.

Alet ha individuato i numerosi vantaggi, sia per le aziende che per i privati, della creazione di un’infrastruttura di comunicazione unificata.

Comodità del lavoro

Con la centralizzazione dei canali di comunicazione, i dipendenti non hanno più la necessità di destreggiarsi tra più finestre, piattaforme e mezzi di comunicazione. L’infrastruttura di comunicazione unificata consente loro di controllare vari strumenti tramite un’unica interfaccia, rendendo il lavoro molto più semplice e comodo da svolgere.

Facilitare il telelavoro o la mobilità

Il telelavoro è in rapida crescita da diversi anni. I recenti lockdown gli hanno, però, conferito un’innegabile legittimità.

Le aziende hanno dovuto allestire infrastrutture di lavoro a distanza che hanno consentito ai team di continuare a lavorare e comunicare facilmente, sia internamente che esternamente. Molte aziende, sull’onda della nuova situazione di confinamento obbligato, hanno fatto il grande passo installando strutture di comunicazione unificata, in particolare migrando verso soluzioni di telefonia VoIP.

La completa dematerializzazione dei quadri elettrici ha consentito ai propri dipendenti di lavorare da casa come se fossero in ufficio. Il software VoIP, infatti, esso stesso integrato negli strumenti aziendali e commerciali, permette di gestire tutti i canali di comunicazione da un’unica interfaccia.

Lavoro di squadra ineguagliabile

Le comunicazioni unificate garantiscono la disponibilità di tutte le informazioni relative ai tuoi progetti in tempo reale. L’intero team beneficia di un enorme risparmio di tempo perché non è più necessario scambiare informazioni manualmente.

Miglioramento evidente della produttività

Un’unica piattaforma per gestire tutti i canali di comunicazione e condividere le informazioni in tempo reale fa risparmiare molto tempo ai dipendenti. Ciò consente loro di gestire un numero maggiore di comunicazioni con i clienti. L’accesso a strumenti telefonici e informatici consente, in particolare, di mantenere a livelli altissimi la qualità della gestione delle relazioni con i clienti.

Implementazione e ottimizzazione della flessibilità

Le nuove tecnologie e strumenti di comunicazione centralizzata offrono comfort e produttività, ma anche maggiore flessibilità. Infatti, un servizio di telefonia aziendale VoIP come VoIP meUCC sarà in grado di aprire nuove linee online in pochi clic. Si evita così di dover gestire una logistica pesante e l’intervento continuo di tecnici. Il provider VoIP si adatta al ritmo dell’attività aziendale, non viceversa.

Costi aziendali controllati e ridotti

Passare tutte le comunicazioni aziendali su Internet (chiamate VoIP, messaggistica istantanea, chat aziendali, ecc.) porta a una riduzione dei costi in assenza dell’acquisto di terminali e installazioni logistiche complesse. Allo stesso modo, si ridurrà il costo delle comunicazioni internazionali rispetto alle tradizionali linee telefoniche RCT.

Un’immagine aziendale potenziata

Più produttivi e disponibili, i dipendenti serviranno i clienti effettivi e potenziali in modo più rapido ed efficiente. Trasmetteranno così l’immagine di un’azienda organizzata e professionale legata a una relazione ordinata con il cliente.

Il servizio di CU deve essere adattato alle esigenze aziendali

Le comunicazioni unificate sono essenziali per il corretto funzionamento e lo sviluppo di qualsiasi attività aziendale, indipendentemente dalle sue dimensioni e dai suoi obiettivi. Grazie ad esse, i team aziendali migliorano enormemente la produttività e la mobilità.

Costi ridotti e maggiore produttività, migliore collaborazione, migliore processo decisionale: tutti questi vantaggi hanno conquistato le grandi aziende e le hanno portate ad adottare in maniera massiccia soluzioni di comunicazione unificata. Per le piccole e medie imprese, la fine della telefonia tradizionale, e il passaggio obbligatorio all’IP, sono momenti chiave per avere a disposizione strumenti fino ad ora riservati alle grandi aziende.

Prima di intraprendere un progetto di unificazione delle comunicazioni, gli esperti di Alet consigliano di consultare un fornitore di servizi specializzato e iniziare con un audit, al fine di identificare con precisione le esigenze dell’azienda.

L’importanza fondamentale della sicurezza

Il lavoro a distanza diventa una sfida difficile quando si tratta di bilanciare funzionalità e sicurezza.

Lavorando in remoto, i dipendenti hanno bisogno di accedere a servizi interni, applicazioni e informazioni che userebbero normalmente se lavorassero dall’ufficio. Tuttavia, l’organizzazione deve anche proteggere i propri sistemi e informazioni e il lavoro in remoto comporta una quota di rischi. È, quindi, necessario mettere in atto misure di sicurezza aggiuntive per impedire a malintenzionati di sfruttare eventuali vulnerabilità dei sistemi aziendali.

Lavorare in remoto può aumentare enormemente il rischio di compromettere le informazioni riservate dell’organizzazione. La crisi sanitaria legata al Covid-19 ha creato una situazione senza precedenti per i datori di lavoro e i loro dipendenti, sviluppando così usi digitali a distanza tramite il telelavoro che ha consentito di non sospendere l’attività delle imprese durante i periodi di reclusione.

Le sfide della sicurezza informatica nel contesto del telelavoro

L’attuazione di una politica di telelavoro non è priva di rischi e le conseguenze possono essere molto gravi. Le aziende devono adottare misure preventive per mettere in sicurezza il proprio ambiente di lavoro anche da remoto e devono essere consapevoli dell’impatto della mancanza di tempestività nella previsione degli attacchi informatici.

Un attacco criminale informatico può avere conseguenze su tre livelli: finanziario, comportando grandi perdite a causa dell’eventuale interruzione delle attività; d’immagine perché incide sulla reputazione dell’azienda; legale, perché la perdita di dati e l’eventuale ritardo nella consegna di un bene o di un servizio, può avere gravi conseguenze per i clienti che potrebbero decidere di intraprendere azioni legali.

Quali sono i pericoli e gli impatti che il telelavoro può causare al funzionamento del sistema informativo aziendale?

Nel 2020, e in particolare durante le fasi di contenimento legate al Covid-19, gli hacker hanno approfittato dell’intensificazione degli usi digitali e del rapido sviluppo della dematerializzazione delle procedure per moltiplicare i loro attacchi.

Tra gli attacchi informatici elencati, Alet richiama l’attenzione sui più diffusi e pericolosi:

• Ransomware: dopo un’intrusione nella rete aziendale, tramite accesso remoto o tramite l’hardware compromesso di un dipendente, il criminale informatico crittografa, impedisce l’accesso ai dati aziendali, distrugge i backup o ruba i dati, quindi richiede un riscatto. Questo tipo di attacco informatico è temuto perché può portare alla chiusura dell’attività aziendale o addirittura alla perdita di dati.
• Furto dei dati: il processo è lo stesso, ma l’obiettivo e le conseguenze sono diversi. Qui, il criminale informatico rivende i dati, ricatta l’azienda o addirittura distribuisce i dati per danneggiare l’immagine dell’azienda.
• Phishing: in questo caso, il cybercriminale si spaccia per una terza parte fidata, quindi invia una mail o un sms, spesso contenente un link o un allegato che gli permette di entrare nel sistema aziendale. L’obiettivo è rubare informazioni riservate come password e informazioni personali o bancarie. Le possibili conseguenze del phishing sono l’hacking in un account di posta elettronica professionale, l’accesso al sistema informativo aziendale, l’intrusione nella rete aziendale, la frode con ordini di trasferimento falsi.
• False truffe sugli ordini di trasferimento: il criminale informatico usurpa l’identità di un funzionario, di un fornitore o di un dipendente per richiedere un trasferimento riservato, eccezionale e urgente o una modifica del RIB di una fattura o di uno stipendio. La richiesta viene effettuata per telefono o e-mail. Molto spesso, la maggior parte di questi attacchi avviene alla vigilia dei fine settimana e dei giorni festivi per accentuare l’aspetto urgente e limitare i controlli. Qui, le conseguenze sono finanziarie per l’azienda.

Consigli per implementare la sicurezza dei sistemi aziendali durante il telelavoro

Per tutelare la sicurezza del proprio sistema informativo, Alet consiglia ai datori di lavoro di equipaggiare i propri dipendenti con attrezzature mobili professionali e sicure. È la prima cosa da fare, perché lasciare che i dipendenti lavorino sui loro dispositivi personali significa esporre il sistema aziendale a virus e furto di dati.

Infatti, spesso utilizzato da tutta la famiglia, il personal computer permette di fare acquisti online, navigare sul web, controllare la posta elettronica o anche scaricare file multimediali: abbastanza per incorrere in una marea indescrivibile di malware.

Per ridurre il rischio di intrusione l’azienda deve disporre di un antivirus ad alte prestazioni e verificare che i terminali utilizzati dai dipendenti siano aggiornati.

L’uso di una VPN è fortemente raccomandato. Questo strumento consente di crittografare le connessioni esterne e l’accesso remoto e consente l’accesso al server solo a dispositivi e persone autenticati. Grazie ad esso, i dipendenti possono lavorare facilmente da casa senza compromettere la sicurezza della tua azienda.

Rafforzare la politica di gestione delle password

È indispensabile rafforzare la politica aziendale di gestione delle password impostando un metodo di rinnovo periodico, oltre a questo è vivamente consigliato l’utilizzo della doppia autenticazione.

Rendere i telelavoratori consapevoli dei comportamenti rischiosi

Non bisogna dimenticare che la migliore protezione materiale non sarà mai immune da vizi di origine umana.

La sensibilizzazione dei telelavoratori in merito alle buone pratiche di sicurezza informatica deve quindi essere svolta in modo perentorio perché, in caso di attacco di malintenzionati, la contaminazione da una postazione all’altra, anche da remoto, può essere estremamente rapida e devastante,

Alet consiglia di istituire una carta della sicurezza informatica per massimizzare la vigilanza dei telelavoratori. Può includere avvisi su comportamenti rischiosi che potrebbero portare a violazioni della sicurezza.

A titolo esemplificativo, la Carta della sicurezza informatica può includere le seguenti raccomandazioni:

• Vietare qualsiasi invio di posta e/o file professionali tramite messaggistica personale per ridurre il rischio di fuga di informazioni;
• Evitare qualsiasi connessione a WiFi pubblico inaffidabile. È inoltre preferibile optare per una connessione cablata;
• Non dare accesso al computer professionale ad altri per evitare il rischio di un uso improprio;
• Aggiornare regolarmente le impostazioni di sicurezza;
• Evitare l’uso di dispositivi esterni per il trasferimento dei dati perché le unità USB e i dischi rigidi esterni possono essere facilmente infettati da malware.

Esternalizzare i backup e il sistema informativo aziendale

Archiviati in un datacenter sicuro, i dati dell’azienda sono al sicuro da tutte le minacce informatiche e dai rischi associati a errori umani o guasti tecnici. Se non si desidera esternalizzare il proprio sistema e automatizzare i backup, è necessario prendere in considerazione l’idea di eseguire backup regolari dei dati e delle attività.

In conclusione

Per valutare meglio l’impatto dell’implementazione del telelavoro, un sondaggio tra le aziende canadesi pubblicato il 29 luglio 2020 (studio OVH Cloud e Maru/Blue) ha indicato che solo il 32% delle aziende ha affermato di essere molto fiducioso nella propria capacità di adattare la propria infrastruttura alle nuove realtà del telelavoro. Lo stesso sondaggio ha anche rilevato che il 44% delle aziende intervistate riteneva che le loro maggiori sfide fossero i rischi per la sicurezza informatica.

Il telelavoro e il lavoro ibrido suscitano preoccupazione soprattutto dal punto di vista della sicurezza di dati, sistemi e informazioni. Una preoccupazione che però non ha motivo di sussistere implementando le corrette misure di prevenzione e affidandosi a partner affidabili ed esperti, in grado di valutare la situazione e suggerire le soluzioni più idonee all’ammodernamento tecnologico dell’azienda con un occhio di riguardo all’aspetto sicurezza e protezione dei dati.