Le soluzioni di meeting online riducono i costi diretti e indiretti, aumentando la produttività dei dipendenti. Il management per continua a preferire relazioni reali

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[section_title title=Viaggi aziendali addio: è l’era della conferenza web – Parte 1]

I viaggi di lavoro sono aspetti fondamentali del mondo del business per centinaia di migliaia di persone. Per tale motivo, le aziende spendono molto per far incontrare i loro dipendenti con partner e clienti di altre città o paesi. I viaggi di lavoro non sono solo costosi ma portano via anche tempo prezioso: le numerose ore passate viaggiando impattano sui processi aziendali. I viaggi a breve distanza sono costosi tanto quanto quelli a lunga distanza – si può perdere più tempo spostandosi in città da un appuntamento all’altro rispetto al tempo passato realmente in riunione. Per le aziende è sempre più difficile rifiutare la conferenza web poiché utilizzarla come strumento alternativo ai viaggi è sicuramente una scelta intelligente e positiva per l’azienda stessa. 

Quanto costa essere fuori ufficio?

Già nel 1880 il Times annunciò che il telefono, come nuova forma di comunicazione, avrebbe potuto sostituire parzialmente i viaggi di lavoro. In effetti la maggior parte delle riunioni di lavoro possono essere effettuate a distanza. Questo approccio permette di ridurre notevolmente i costi operativi, ottimizzando la distribuzione del tempo e delle risorse umane. I partecipanti a una riunione possono evitare di passare il loro tempo in viaggio, partecipando via web o in videoconferenza dal loro ufficio. Il grande vantaggio della conferenza web secondo TeamViewer è che i partecipanti possono essere aggiunti o rimossi anche all’ultimo minuto nel caso in cui non sia più necessaria la riunione, cosa impossibile durante un incontro tradizionale di persona. Un altro vantaggio dei meeting online è la possibilità di registrarli. Dopo una riunione, se qualcosa non è chiaro o se è necessario ritornare su alcuni punti, basta semplicemente guardare la registrazione.

Il fattore tempo è cruciale in un’economia concorrenziale come quella attuale, perciò una comunicazione aziendale efficace è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori. In quei casi in cui un dipendente è fuori ufficio in un luogo dove può comunicare direttamente con colleghi, partner e clienti, sorge la necessità di integrare costoro nei processi di business aziendali, ovvero nella fruizione di dati da remoto e nei processi decisionali. La videoconferenza permette di ridurre drasticamente le spese relative ai viaggi di lavoro (biglietti, hotel, telefonate, ecc.) dando la possibilità di organizzare incontri periodici tra i team dislocati sul territorio e la sede principale. Anche nel contesto delle retribuzioni si può generare indirettamente del risparmio se si tiene conto del fatto che un dipendente, che attraversa tutto il paese per prendere parte ad una riunione, non ha accesso ai servizi aziendali a scapito della produttività.

I costi legati ai viaggi a breve distanza di un dipendente possono facilmente eccedere lo stipendio mensile, ma in ogni caso il fattore economico non deve essere l’unico motivo per considerare l’acquisto di una soluzione di conferenza web. Di solito sono i dirigenti d’azienda ad essere maggiormente interessati ai sistemi di conferenza web: quando, nella stessa giornata, devono partecipare a diverse riunioni che si svolgono in luoghi diversi, non c’è altra soluzione che incontrarsi online.

Tuttavia i CIO concordano sul fatto che non vi è alcun modo di abbandonare del tutto la pratica dei viaggi aziendali in favore della videoconferenza: si sa che in certi casi è meglio risolvere determinate questioni di persona. Ciò è particolarmente vero per le negoziazioni strettamente riservate. In questo caso il fattore umano gioca un importante ruolo: la comunicazione non verbale può significare molto più delle parole. Per queste situazioni il top management insiste nel non utilizzare la comunicazione da remoto.

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