Nell’ambito della digital transformation, la dematerializzazione rappresenta certamente un elemento di vantaggio per le imprese e pubbliche amministrazioni di tutto il mondo, che attraverso documenti digitali possono ottenere interessanti benefici in termini di efficienza e produttività. Sono numerose le realtà che hanno deciso di abbracciare questa pratica, spinte tra l’altro da alcune regolamentazioni, come l’obbligatorietà alla fatturazione elettronica tra privati a partire dal 1 gennaio 2019.
Anche per le aziende e PA che hanno svoltato verso il digital, esiste però un gap tra i nuovi documenti nati, gestiti e archiviati in digitale con quelli che non lo sono, soprattutto in termini di integrazione dati. Basti pensare ad esempio al Ministero della Giustizia che nell’ultimo periodo ha investito molto in digitalizzazione: nonostante lo sforzo, esistono ancora migliaia di documenti relativi a processi di diversi anni fa completamente cartacei che possono creare rallentamenti qualora avvocati o notai volessero recuperare determinati file. A questo si aggiunge anche il fatto che, sebbene alcuni documenti siano nati in digitale, la reperibilità di alcune informazioni al loro interno appare ancora piuttosto lenta. Facciamo l’esempio di una compagnia assicurativa che deve gestire centinaia di polizze salvate su archivi digitali, ma che ha “difficoltà” nel definire quali siano i contratti a breve scadenza poiché per controllarli tutti si perderebbero diverse ore.
Al fine di ottimizzare procedure come e simili a queste, FPU Fujitsu ha presentato PaperStream Capture Pro, un software in grado di estrapolare le informazioni desiderate da un documento, consentendo infatti di apprendere e visualizzare in maniera rapida soltanto i dati desiderati. Come? Dopo essere stati scannerizzati, i titolari del documento possono identificare fino a 20 informazioni utili (caratteri alfanumerici o codici a barre) per ogni file che possono essere utilizzate per indicizzare o archiviare automaticamente i documenti. Ritornando all’esempio dell’assicurazione, gli agenti possono ora, attraverso il software, effettuare una ricerca delle polizze sulla base della loro data di scadenza per esempio.
Non solo Giustizia e assicurazioni però: PaperStream Capture Pro può portare vantaggi in innumerevoli settori di business. Un istituto oncologico ha scelto l’applicazione PFU per organizzare al meglio le schede dei pazienti in base a nome ed esami, così da poter creare cartelle dinamiche in base alle esigenze e al tempo stesso ridurre gli errori. Un importante azienda di distribuzione che giornalmente processa centinaia di fatture si è invece affidata a PaperStream Capture Pro, scannerizzando oltre 2000 fatture in un solo giorno, tutte indicizzate in base a cliente e data.
“Il nuovo software PFU permette di gestire e controllare al meglio i processi di lavoro, automatizzare e semplificare il ciclo di vita di un documento, ridurre i costi di inserimento dati negli archivi e velocizzare l’accesso delle informazioni” – ha spiegato Massimiliano Grippaldi, regional sales manager Italy di PFU Fujitsu.
PaperStream Capture Pro si caratterizza inoltre per un’elevata scalabilità in quanto, sebbene ottimizzato per gli scanner documentali Fujitsu FI Series e SP Series, può essere associato ad altre stampanti multifunzione. Elevata è anche la facilità di utilizzo del software: non sono necessarie particolari competenze, anche se è presente una guida per la definizione delle impostazioni. PaperStream Capture Pro può essere acquistato con licenza a vita e non presenta limiti in base ai volumi o alla frequenza di utilizzo.
