Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025, le aziende devono affrontare significativi cambiamenti nella gestione delle spese di trasferta e rappresentanza. Dal 1° gennaio 2025, la deducibilità fiscale di tali spese è subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili e alla corretta documentazione delle stesse. Per evitare sanzioni e garantire la conformità alle nuove disposizioni, è fondamentale adottare soluzioni digitali che assicurino una gestione efficiente e trasparente delle note spese.
Nuovi Obblighi Normativi: Cosa Cambia per le Aziende
- Pagamenti Tracciabili Obbligatori
Le uscite denaro di trasferta e rappresentanza saranno deducibili solo se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, quali carte di credito, bonifici bancari o altri mezzi previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997.
- Documentazione Dettagliata delle Trasferte
È necessario predisporre un incarico di trasferta che dettagli i luoghi e i tempi dell’attività lavorativa, al fine di giustificare la deducibilità delle cifre sostenute.
- Limiti di Deducibilità per Vitto e Alloggio
Le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro i seguenti limiti:
- Fino a €180,76 al giorno per trasferte extracomunali in Italia.
- Fino a €258,23 al giorno per trasferte all’estero.
- Nella misura del 75% per trasferte comunali.
- Conservazione Digitale delle Ricevute
Le ricevute e i giustificativi delle spese devono essere conservati in formato elettronico conforme, garantendo la loro integrità e disponibilità in caso di controlli fiscali.
Conseguenze della Non Conformità
Il mancato rispetto delle nuove disposizioni può comportare:
- La perdita della deducibilità fiscale delle spese sostenute.
- La tassazione delle somme rimborsate ai dipendenti come reddito imponibile.
- Sanzioni amministrative e contenziosi con l’Agenzia delle Entrate.
EcosAgile Expense: La Soluzione per una Gestione Conforme delle Spese
Per supportare le aziende nell’adeguarsi ai nuovi obblighi fiscali, EcosAgile Expense offre una piattaforma digitale integrata che consente:
- Tracciabilità Completa delle Spese
Utilizzo di carte di credito aziendali VISA integrate al sistema, garantendo la conformità ai requisiti di tracciabilità.
- Riconciliazione Automatica dei Pagamenti
Associazione immediata delle transazioni alle note spese, semplificando il processo di rendicontazione.
- Dematerializzazione delle Ricevute
Digitalizzazione e conservazione sostitutiva a norma dei giustificativi di spesa.
- Controllo e Trasparenza
Monitoraggio in tempo reale delle spese, con possibilità di impostare policy aziendali e massimali di spesa.
- Integrazione con Sistemi Contabili
Compatibilità con i principali software ERP e contabili, facilitando l’integrazione dei dati.
Con EcosAgile Expense, le aziende possono garantire la conformità alle nuove normative, ottimizzare la gestione delle spese e ridurre il rischio di sanzioni fiscali.
